车辆管理及司机报销制度

第1页车辆管理及司机报销制度第2页公司车辆管理、司机流程及报销制度为使公司车辆管理规范化合理化，有效的使用各种车辆，最大限度的节约成本，管理控制车辆使用，真实的反映车辆的实际情况，尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经济、可靠，特制定本制度。一、适用范围本制度适用公司各部门的所有车辆。二、车辆使用管理1、职责（一）行政部门负责办公室车辆派遣及使用，并对各部门用车进行审批、协调、安排，保证办公室车辆的有效使用。（二）送货车辆由行政部门负责车辆调度及管理，旨在最大限度的配置车辆使用，最有效的管理车辆。2、公司车辆使用管理（一）公司车辆使用管理公司用车除财务外原则上是各部门经理，因公使用公车的须填写《派车申请单》，必须由总经理批准，行政部备案。（二）车辆使用安排①行政部对审批通过的用车申请，填制《派车申请单》，将每次外出的时间、地点、公里数记入并有申请外出人签字认可。②公司车辆驾驶人员在收到《派车申请单》时，应提前检查车辆状况及油量情况，按照《派车申请单》上的时间按时出车，并填写好派车申请单的相关数据。③公司车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格按照派车申请单表中所规定的内容填写。第3页④公司车辆驾驶人员办完事后应及时返回公司，如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司的，应提前向行政部说明原因，获得批准。⑤公司车辆驾驶人员返回公司后应将填好的派车申请单及时上交行政部审核，审核无误后存档。⑥公司车辆驾驶人不得擅自将车开回家。办完公事必须将车辆停放在公司规定的地点。不得因私使用车辆。(三）运营车辆使用管理①公司配有营运货车，且车辆数量较多，由行政管理，旨在保证车辆安全运营的同时，最大化的配置车辆运营。②各部门车辆出车、送货应由行政人员统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私使用公司车辆。③车辆管理人员应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，驾驶员应服从车辆管理人员的安排，如有特殊情况需提前告知管理人员。④公司车辆驾驶人员须有驾驶证件，并且要熟知交通相关法规和路况。⑤公司车辆不得对外出租和出借。⑥公司所有车辆钥匙行政管理人员统一保存、管理，出车时连同《派车申请表》一起交给需要出车的驾驶人员，驾驶人员应在《派车申请表》上签字，表示钥匙已收到。⑦公司所有驾驶人员每天下班前须将公司车辆停放在公司指定的地方后，将车辆钥匙交由行政人员保管。如遇特殊情况车辆当天不能返回公司的，须经部门经理批准。⑧行政人员根据公司运营需要，及时安排车辆出车，对需要出车的车辆应填制《派车申请表》。⑨驾驶人员在接到《派车申请单》时，在规定的时间应到达指定的地点，完成配送任务后应及时返回，如遇特殊情况不能及时返回公司的，应及时向行政人员说明情况，获得批准后方可。⑩行政人员应对出车车辆进行登记，填制《派车申请单》，当车辆返回时，应及时填写返回公里数，并由驾驶员确认签字。对出车异常的车辆应第4页询问其原因，情况严重的应上报公司。11驾驶人员在车辆送货过程中的停车，要遵守交通法规，在允许停车的区域停放车辆，防止因此罚款。三、车辆用油管理1、职责（一）行政部负责对公司车辆的用油进行监督、控制，配合监控管理。（二）由行政内勤负责对车辆用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。（三）行政部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。2、车辆用油管理（一）公司所有车辆统一由车务管理负责加油。（二）如遇特殊情况需现金加油，须经行政部门主管批准，并报行政部备案。四、车辆维修、保养管理1、职责（一）对维修服务公司需有行政部门考评和选择后指定维修店维修。行政人员对维修项目进行审核。（二）行政部门负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料。（三）驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。（四）驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《车辆维修申请单》；确认保养维修合格；保留更换部件交公司验审；对维修质量进行及时反馈。2、工作内容(一）日常检查、保养、维护(二）驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。(三）行驶中注意车辆是否有异常声响。第5页(四）经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。(五）驾驶员按照保养期限进行检查保养。(六）每月第一个工作日由驾驶人员对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。并填表上报行政部归档记录。(七）每月由驾驶人员检查车辆消防设施。并填表上报行政部归档记录。(八）行政部门对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务。(九）车辆日常补胎及小零件更换必须在指定维修店进行，取得正规发票，不允许抵票报销。（出车过程中遇到类似问题，须向行政部门打电话申请，批准后方可维修）。3、定期保养（一）驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。车辆公里与保养项目标准见《保养标准表》。（二）保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶员不得自行选择修理厂。（三）驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录，经车辆管理人员核实后，由部门经理安排车辆保养时间。（四）驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏。4.定期保养操作流程：（一）驾驶员填写《车辆维修申请单》----行政部门检查---审批（需要财务经理及部门经理审批）--凭审批后的《车辆维修申请单》（项目、金额）通过报帐中心借款---对审批后的项目进行维修---维修过程中如需增加维修项目，由行政门确认维修---对维修车辆进行检查---索取发票及维修清单----会计人员对维修项目进行审核------通过出纳冲销借款。第6页（二）在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。（三）如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得行政部门同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。（四）发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。（五）突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请---获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）---补填《车辆维修申请单》---对维修质量进行反馈和记录-----车辆管理人员鉴定、审核----部门经理签字----走报帐中心报销。（六）保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收，合格后方可进行出车。5、特别事项（一）公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维修，可指定两至三个点。（二）公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应点购买所需配件，杜绝在同一个点既买配件又做维修。（三）车辆保养、维理不允许驾驶员用现金交易，驾驶员应在指定维修点修理后，由公司隔月统一支付。（四）新车在5000公里时都有一次免费保养，各新车驾驶员注意利用。五、车辆罚款及理赔管理1、车辆罚款管理（一）客运车载货罚款第7页①此类罚款为公司计划内罚款，驾驶员应在送货过程中有意识的避免此类罚款的发生。当发生时，驾驶员态度应良好，争取少罚款或不罚款。②驾驶员应妥善保管开具的罚款单，经部门经理审核后，可用其它发票冲抵报销。（二）车辆停车罚款①驾驶员应熟知交通停车相关规定，将车辆停放在允许停车的地方。②该类罚款公司不允许发生，如有发生，应详细了解罚款原因，属于驾驶员出于个人利益而发生的乱停车罚款，公司不予报销。该类罚款在报销时应特别注意审核。（三）车辆违章罚款驾驶员应熟知交通法相关规定，如有发生，公司不予报销。（四）车辆事故理赔管理①车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时，认真遵守交通法规，鉴于公司车辆之多，特制定此办法。②车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。③驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不要耽误正常工作，修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。④保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的手机上，驾驶人员应妥善保管。⑤驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。第8页⑥当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。⑦财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理。六、司机职责（一）公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。（二）司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。（三）司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清(包括车内、车外和引擎的清洁)（四）出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。（五）司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。（六）出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。（七）司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。（八）（九）司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等)。（十）司机因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成后果由当事人负责。（十一）车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；第9页公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。（十二）司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。（十三）（十四）上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准随便乱窜其他办公室。有要事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。（十五）司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后可向上级领导按正常程序反映。（十六）司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。（十七）（十八）司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人。（十九）驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。制定：审核:批准：