01【市场前期】XX公司——项目市场前期管理汇编

—1—项目市场前期管理汇编第一章总则第一条为推动xx公司（以下简称“公司”）项目管理工作的发展，规范公司项目市场前期阶段的管理流程，明确各相关部门职责，促进公司项目管理的系统化、科学化和规范化，不断提高企业竞争力。结合公司实际情况，特制订本细则。第二条本汇编适用于公司所有自建、合作、科研类项目市场前期阶段，汇编引用《项目投标管理办法》及《项目计划管理办法》。本汇编中所有决策会议应符合规定人数方可召开。第三条术语定义项目市场前期阶段：从公司各部门或员工接收项目市场信息始，到完成项目合同书签订或收到用户单位委托书为止的这一阶段时期，包括了前期立项评审、概算评审等工作。价格体系：包含设备名称、品牌、规定型号、配置、单价、供方及联系人、到货周期等信息得设备体系。该体系由综合管理部负责编制并定期更新，经各业务部门讨论后，业务主管领导批准，在公司OA管理系统公告上公布，为业务部门前期方案设计提供依据。—2—合格供方：是指在《合格供方名录》中的供方，该《合格供方名录》根据本年度供方评价结果由综合管理部汇总形成，经业务主管领导批准，作为下一年度选择供方依据。业务主管领导：业务主管领导分为部门业务主管领导和项目业务主管领导两类。公司各机关部门均有对应的业务主管领导（详见《关于xx公司领导职责分工和替代关系调整的通知》），而项目业务主管领导是指按照项目对应专业领域和项目所处阶段确定的公司主管领导，通常为公司副总经理。第四条部门职责市场营销部作为项目市场前期阶段的牵头部门，主导市场前期项目工作。具体负责该阶段项目信息的收集、核实，组织项目立项评审、概算评审、市场前期费用评审，制定项目开拓计划，并为经营管理部确定项目主责部门提供相关文件。在项目前期立项后，组织相关业务部门开展前期调研工作，参与项目初设评审，组织项目报价策略评审、项目投标，并在中标后负责销售合同的谈判及签订工作。经营管理部作为公司项目管理部门负责建立项目市场前期课题本分册，组建市场前期项目部，监督项目市场前期阶段计划和费用执行情况，配合项目部完成方案设计、外包策划和相关外购、外协的询价工作，参与项目市场前期阶段立项、方案、概算、报价、市场前期费用评审等工作。业务部门作为项目主要实施部门，负责参与项目部组建协调会，承揽相应任务，提供项目部成员人选，参与项目市场前期阶段立项、方案、概算、报价评审等工作，并配合市场营销部开展前期调研工作。其中项目主—3—责部门还负责对项目任务进行合理分解，组织编制项目建议书、可行性研究报告、初步设计方案及项目成本概算。质量技术部负责组织项目建议书、可行性研究报告、初步设计等方案的评审工作，参与项目市场前期阶段的立项评审。人力资源部参与项目部组建协调会，负责从公司人事管理角度提供交有关项目部组建的合理建议，并在项目部组建申请获批后发布正式人员任命文件。财务部参与市场前期立项评审、概算评审、市场前期费用评审，并在概算评审通过后发布正式项目概算书，负责监督课题本登记，完成市场前期阶段报销工作，对项目预算执行情况进行进行监督并在支出费用比例接近所批复预算时进行提示。审计法律部参与项目立项评审、概算评审、市场前期费用评审工作。董事会办公室、企业发展部、行政管理部等相关配合市场营销部完成合同签订工作。—4—第二章项目市场前期管理流程第五条市场前期管理流程图项目管理流程-市场前期综合管理部企业发展部质量技术部风险审计部财务部市场营销部业务部门人事部实施阶段项目市场前期阶段参与前期立项评审参与前期立项评审任务来源（项目信息表）组织项目市场前期立项（市场前期开拓费用）评审确立主责部门（建立项目市场前期专题课题本）课题本使用课题本使用和管理课题本备案参与前期立项评审参与前期立项评审参与前期立项评审参与前期立项评审组建项目部计划备案参与项目方案评审计划检查（前期费用执行情况）参与项目概算编制（询价记录、外协谈判）参与项目预算评审参与项目报价评审制定项目计划申请组建项目部（组建建议）落实项目前期技术支持人员参与市场开拓计划编制编制需求分析报告、项目建议书、可行性研究、初步设计方案参与项目方案评审，组织用户确认编制项目概算参与项目概算评审参与项目报价评审参与合同谈判，合同起草落实项目前期市场人员制定项目前期开拓计划提供项目信息、用户需求参与项目方案评审参与项目概算编制组织项目概算评审项目报价评审组织投标工作合同谈判及评审签订合同或提交项目任务书收取首款参与项目外协、设备采购供应商谈判工作参与项目概算评审参与项目报价评审参与项目外协、设备采购供应商谈判工作参与项目概算评审参与项目报价评审组织项目初步设计方案评审发布人员任命公告《XX公司项目计划管理办法》《项目投标管理办法》—5—第三章市场前期项目立项第六条公司各部门及全体员工获取项目信息，应按照《项目信息表》（模板详见附表一）填报项目信息情况，提交市场营销部，并在综合管理部备案。市场营销部在收到《项目信息表》后5个工作日内，完成项目信息核对并确定是否需要前期立项。第七条对于建议前期立项项目，市场营销部在完成项目信息核对5个工作日内，组织相关部门召开市场前期项目立项评审会（部门及公司领导参会标准详见附表二），并形成会议纪要作为第九条《立项申请报告》的附件。第八条市场前期项目立项评审会应包括以下评审内容：项目背景，项目预计建设规模，项目预计建设范围，前期预计投入市场费用；项目技术可行性；项目盈利水平及资金垫付情况；项目收款分析；项目人力资源需求；项目实施周期；项目竞争对手；项目售后服务；社会因素；后续市场影响。第九条市场前期课题立项评审通过后，由市场营销部负责提出《立项申请报告》（详见附表三），并组织立项申请报告的审批，经业务主管领导批准后正式立项。—6—第四章市场前期阶段课题本的设立和管理第十条所有市场前期项目投入的费用，均需要计入市场前期课题本。市场前期课题本分为年度市场前期费用课题本和市场前期项目专项课题本两类。第十一条年度市场前期费用课题本由市场营销部在每年年初申请设立。课题本申请时应以公司年度计划签订合同总额的3%作为公司年度市场前期费用，下设业务费、差旅费、交通费、办公费等细类。每年年初，由财务部提供课题编号并制作发放课题本，同时进行备案。第十二条市场前期项目专项课题本由市场营销部在市场前期项目立项后申请设立。课题本取费标准原则上不超过财务部发布的相关规定，下设业务费、差旅费、交通费、办公费等细类。市场前期课题立项后，由综合管理部提供课题编号并制作发放课题本，同时报财务部进行备案。第十三条各部门为拓展公司业务所发生费用，无法计入具体项目的，需做书面申请，经市场营销部领导签字确认后，可作为公司市场开拓费用计入年度市场前期费用课题本，相关费用凭证需经市场营销部领导签字确认。第十四条项目市场前期阶段，各部门针对项目发生的费用作为市场前期开拓成本的组成部分，计入相应市场前期项目专项课题本，未成立项目部的计入年度市场前期费用课题本，相关费用凭证需经市场营销部领导和项目部负责人（未成立项目部的为主责业务部门领导）签字确认。第十五条市场前期项目正式立项后，年度市场前期费用课题本中—7—的对应前期项目费用转入相应市场前期项目专项课题本。第十六条当市场前期项目最终签订项目合同书或收到用户委托书后，即进入项目实施阶段，综合管理部设立实施阶段项目专项课题本。市场前期项目专项课题本中发生费用转入实施阶段项目专项课题本，原有课题本注销。当市场前期项目未签订项目合同书或未取得用户委托书，该项目市场前期专项课题本中所发生费用转入市场营销部年度市场前期费用课题本，原有课题本注销。第五章市场前期项目部的组建管理第十七条市场前期阶段，在市场前期项目正式立项后，综合管理部根据各业务部门的责任领域、项目建设内容及规模确定项目主责部门，并向市场营销部和项目主责部门同时下发《任务确认单》（详见附表四）。在收到《任务确认单》后2个工作日内，市场营销部和项目主责部门向综合管理部回馈是否接受该任务，并在《任务确认单》上签字确认。第十八条市场营销部和项目主责部门确认接受任务后会，由市场营销部组织跟进项目前期工作，开展调研，根据情况完成相应报告，并对项目任务进行合理分解。根据项目需要，市场营销部和项目主责部门向综合管理部提交《项目部组建申请》（详见附表五）。第十九条综合管理部在收到《项目部组建申请》后，根据申请书所列需求，组织人力资源部、市场营销部、项目主责部门、相关业务部门及业务主管领导召开项目部组建协调会，协调项目任务分配，讨论项目部负责人及项目部其他成员组成，并根据会议精神形成《项目部组建建议书》—8—（详见附表六），建议书内容包括项目部名称、项目部负责人、项目部成员等；第二十条《项目部组建建议书》经市场营销部、综合管理部、人力资源部、业务主管领导和公司总经理审批后在综合管理部备案，最终提交人力资源部，由综合管理部负责发布项目部成立通知，并为项目部编制序号，人力资源部负责发布项目部负责人任命和成员组成通告。第六章项目市场前期方案和报价管理第二十一条市场前期阶段，由市场营销部根据公司整体规划组织项目部共同编制项目市场前期开拓计划（详细要求见《xx公司项目计划管理办法》），在综合管理部备案。第二十二条项目部按照用户需求、项目市场前期开拓计划以及公司内部质量管理体系相关文件的规定编制项目建议书、初步设计方案等技术文件和初步外包方案，综合管理部参与外包方案的编制，提供合格供方信息。相关技术方案中的选型和供应商选择参考《招标管理办法》办理。项目建议书、初步设计方案等技术文件编制完成后，由质量技术部组织相关部门和领导（或聘请用户、外部专家）对技术文件进行评审，项目部联系用户对评审后的技术文件进行确认；外包方案完成后由综合管理部组织相关部门和领导对方案进行评审并形成评审意见。第二十三条根据用户需求、评审后的初步设计方案等技术文件和外包方案，由项目部负责编制项目成本概算，综合管理部参与并提供项目成本概算所需的外购、外协设备和材料（或子、分系统）的公司采购成本和—9—相关询价记录备查，同时财务部和审计参与相应外协谈判。第二十四条若用户指定设备品牌型号或供方，所指定的设备品牌型号或供方的预计金额不超过300万元（含300万元）且不超过所占预计合同总金额20%（含20%）时，由前期项目部（含市场人员）应以书面文件的形式进行说明，由项目部负责人负责审核，业务主管领导批准；所指定的设备品牌型号或供方的预计金额超过300万元或超过所占预计合同总金额20%时，由前期项目部（含市场人员）应以书面文件的形式进行说明，业务主管领导负责审核，总经理批准。在说明批准后，前期项目部需报综合管理部负责备案。第二十五条各类技术文件中所涉及的产品（系统），除用户已有选定或技术指标要求特殊外，在满足用户需求的基础上，应首先选择公司战略合作供方及公司合格供方的设备及产品，其次选择价格体系中的设备及产品。第二十六条当价格体系中的设备或合格供方不能满足设备方案设计要求时，设计人员应与综合管理部相关人员进行沟通，优先选择有过相关交易的供方。若仍不能满足设计需求，前期项目部自行选择其他供方时，项目部负责人应以书面文件的形式进行说明，由业务主管领导批准。并将所选择供方的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关资质报质量技术部及综合管理部备案。第二十七条市场前期项目部在前期与相关供应商进行技术沟通时应避免透露项目名称、所在地、用户等技术方面以外的信息，以减少厂家保护等会增加公司成本的情况产生。若必须透露给供应商相关信息，须以—10—书面形式提出申请并说明需透露信息的内容，经项目部负责人、市场营销部、综合管理部批准后，方可向供方透露经批准部分的信息内容。如因项目相关人员未经批准透露信息导致产生严重后果的，追究相关人员的责任。第二十八条市场前期项目部在与相关供应商联系后，应及时填写《市场前期项目厂家联系记录表》（详见附表七），以便于后期综合管理部进行询价工作。第二十九条在前期方案设计完成后，项目设计人员应将相关设备清单报送综合管理部项目计划调度人员及采购人员，同时市场营销部及项目主责部门/项目部共同提交项目询价申