Access-第4章-表的创建与应用

第四章表的创建与应用第一节表的设计第二节创建与维护表结构第三节输入与维护表数据第四节表的使用第五节表的索引第六节建立表间关联关系本章主要介绍表的字段类型、表的结构设计、表的操作，表的创建、表数据的输入与维护、浏览和查询记录和表的索引与关联等内容。本章主要内容第一节表的设计在Access中，表是以二维表格的形式构成的，见表4.1。对应的表是由表名、字段属性和记录三个部分构成。表中的每一行称为一条记录，每一列称为一个字段。表中所有的字段构成表的结构。StudentIDSnameSexNationBirthDateCollegeDepartmentClassCityPostalcodeMemo20051105杨洁女汉族1985-4-9食科院3201食工艺06万州40400020064111邓丹男汉族1986-3-2信科院3202信科06-1长沙41010020061103何小雯女汉族1981-10-20体艺院3501艺术06-1邵阳42200020062121唐晓军男汉族1985-6-10体艺院3502体育06-2涟源41710020061303唐嘉男汉族1980-12-30外语院3203翻译06-1长沙41010020062218龙语女汉族1985-7-20经济院3504国贸06-2常德415000表4.1“Student”表4.1.1表名在Access中，表是用来实际存储数据的地方，数据库的其他对象（如查询、窗体和报表等）是表的不同形式的“视图”。因此在创建其他数据库对象之前，必须先创建表。表名是该表在数据库中的唯一标识，也是用户操作表的唯一标识。表的名称尽量体现表中数据的含义。表（包括字段、控件和对象）的命名有如下规定：①表名的长度不能超过64个字符。②表名可以包含汉字、字母、数字、空格及其他字符（除句号“.”、感叹号“!”、重音符号“`”和方括号“[]”之外）的任意组合。③表名不能以空格开头。虽然空格可以出现在字段、控件和对象名的中部，但最好不用。避免和MicrosoftVisualBasicforApplications的命名发生冲突。④表名不能包含控制字符（从0到31的ASCII值，例如回车键）。⑤在MicrosoftAccess项目中，表、视图或存储过程的名称中不能包括双引号“””。⑥在为字段、控件或对象命名时，最好确保新名称和MicrosoftAccess中已有的属性和其他元素的名称不重复；否则，在某些情况下，数据库可能产生意想不到的结果。表中不能有两个重名的字段。表是二维的矩阵，由多行组成，每一行都包含完全相同的列，列中的数值可能不同。表的一行称作一条记录，每条记录包含完全相同的字段。表的记录可以增加、删除和修改。表由两部分构成，即表的结构和表中的数据。表的结构由字段名称和类型确定。注意：4.1.2字段类型1.文本文本类型字段用来存储字符信息，如姓名、地址；或者是不需要计算的数字如电话号码、文件编号或邮编等。长度可由用户定义，但不能超过255个字符。文本类型最多存储255个字符。“字段大小”属性控制允许输入的最多字符数。2.备注备注类型字段用于存储一个数据块，适用于较长文本和数字的存储，它是文本类型字段的特殊形式。如注释或说明。备注字段不能用于排序和索引。备注类型字段最多存储65,536字符。数据有许多种类，我们使用类型来对数据分类，Access数据库（.mdb）提供了许多数据类型，以下是10种常用的字段类型：3.数字数字类型字段用于表示数量，用来存储进行算术计算的数值数据，但涉及货币计算的数据除外（使用“货币”类型）。数字类型字段根据其表现、存储形式的不同，又分为字节型、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID(GUID)和小数。它们所占存储空间即字段大小不同：4.日期/时间日期/时间类型字段用于存储日期/时间数据。例如“1966-9-2623:12:31”和“2008-4-1611:48:50”都是合法的日期/时间值。“1966-11-20”和“23:12:40”也是合法的日期/时间值。日期的年份只能在100～9999之间。日期/时间字段占8个字节。数字字节整型长整型单精度型双精度型GUID小数字段大小(B)124485.货币货币类型字段用于存储货币值。货币类型计算期间禁止四舍五入，可以精确到小数点左边15位和小数点右边4位。显示时系统自动添加货币符号和千位分隔符，小数部分超过两位时自动四舍五入。如＄12345.78、￥65432.16。货币类型字段占8个字节。6.自动编号自动编号用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增1）或随机编号，系统默认为递增编号。自动编号主要用来为表设置键。自动编号类型字段占4个字节；用于“同步复制ID”(GUID)时存储16个字节。7.是/否是/否类型字段用于表示逻辑值Yes/No、True/False、On/Off、-1/0（“是/否”、“真/假”、“开/关”）的数据，例如性别、婚否等。不允许Null值。Access一般用复选框内打勾“√”表示“是”，用空白表示“否”。是/否类型字段占1位。8.OLE对象OLE对象字段数据类型用于链接或嵌入其他程序所创建的对象，（如MicrosoftWord文档、MicrosoftExcel电子表格、图片、声音或其他二进制数据）。OLE对象类型字段最多存储1GB（受磁盘空间限制），也支持.bmp，.gif，.jpeg，.tif，.png，.pcd，.pcx等数据格式。9.超链接用于存储超链接的字段。超链接可以是UNC网络路径（局域网中文件的地址）或URL。超级链接地址是指向Access对象、文档或Web页面等目标的一个路径。当用户单击超级链接时，Web浏览器或Access就使用该超级链接地址跳转到指定的目的地。可以在超级链接字段中直接输入文本或数字，Access会把输入的内容作为超级链接地址。超链接类型最多存储64,000个字符。10.查阅向导选择此数据类型将启动向导来定义组合框，使用户能选用其他表或字段中的数据。查阅向导字段需要与对应于查阅字段的主键大小相同的存储空间。其长度为4个字节。4.1.3表的结构设计表的所有字段组成了表结构。在建表之前要定义表的结构。表的结构定义主要是字段属性的定义。字段的基本属性包括字段的名称、类型和说明。字段名字段类型字段长度字段约束字段说明StudentID文本12Primarykey学生学号Sname文本20学生姓名Sex文本2学生性别Nation文本20民族BirthDate日期/时间出生日期College文本5学院IDDepartment文本8专业IDClass文本10班级名称Postalcode文本6邮政编码City文本10所在城市Memo备注备注信息表4.2“Student”表结构例如：表“Student”的结构如下表4.2所示。1．字段名字段名是表中每个字段的名称，数据表的表头即字段是以名称来区别的，字段名是以字母、数字或汉字开头，包含汉字、字母、数字、空格或其他字符的字符串，长度不能超过64个字符（包括空格）。同一表中字段名不允许相同，字段名也不要与Access内置函数或者属性名称相同，以免引用时出现错误。2．数据类型字段的数据类型应与存储的数据类型相匹配。数据库可以存储大量的数据，并提供丰富的数据类型。Access数据库提供的字段数据类型有文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超链接和查询向导等。字段属性的设置：3．字段说明字段的说明在字段的设计中不是必需的，只是为了帮助用户记忆该字段的用途。输入了字段说明后用户在使用该字段的过程中，字段说明会显示在状态栏中。4．字段的其他属性字段除了基本的属性外，还有其他一些属性，如在字段的“常规”选项卡中可以设置以下10种属性。(1)字段大小：指定文本型字段的长度（即最多中英文字符数），或数值型字段的类型和大小。如字节型占1字节，整型占2字节，长整型占4字节等。(2）小数位数：指定小数型（数字或货币型）数据的小数位数。(3)格式：指定数据显示或打印的格式。(4)输入法模式：对于包含中文字符的字段，如果将输入法模式设置为“输入法开启”，则当向表中输入数据，光标移到该字段时系统会自动打开输入法窗口。而对于大量输入英文字符的字段，可设置输入法模式为“输入法关闭”，可以免去切换输入法的麻烦。(5)输入掩码（InputMask）：指定输入数据时的格式，可用“输入掩码向导”来编辑输入掩码。(6)标题：指定在数据表视图以及窗体中显示该字段时所用的标题。如果某字段名意义不明确，则可通过该属性再设置一个标题。(7)默认值：指定将添加新记录时，自动加入到字段中的值。(8)有效性规则：用于限制用户输入该字段的数据值的表达式。例如性别字段只能为“男”，或“女”，因此可以在性别字段的有效性规则属性中可输入:[性别]=“女”Or[性别]=“男”。有效性规则中可以使用、、=、=、=、、Between等关系运算府，还可用And，Or，Not，Xor，Eqv，Imp等逻辑运算府以及+、-、*、/、\（整除）、Mod（整除求余）、^等算术运算符以及括号()等。(9)有效性文本：设置当用户输入的数据不符合有效性规则时所显示的出错提示信息。例如设置性别字段的有效性文本为“输入的性别必须是男或女！！”，则以后向表中输入数据时，一旦性别字段输入不满足有效性规则，则系统会弹出一个出错对话框，显示该信息。(10)必填字段：指定该字段是否必须输入数据。如果为“是”则必须输入。(11)允许空字符串：用于文本型字段，设置是否允许空字符串（长度为0）。(12)索引：设置该字段是否进行索引以及采用的索引方式。可以加快数据的查询和排序速度。第二节创建与维护表结构创建表结构有下列主要步骤：①创建新表②输入字段名、数据类型和说明③输入每一个定义好的字段属性④设置主键⑤为必要的字段建立索引⑥保存设计4.2.1使用设计器创建表使用设计器可以一次性的完成表结构建立。步骤如下：（1）在Access的数据库工具栏上单击“打开”按钮（或单击菜单“文件”的“打开”按钮，弹出“打开”数据库对话框。选中以前创建的空数据库“db1.mdb”,单击“打开”按钮。弹出如图4.1的“db1”数据库窗口。图4.1“新数据库”对话框（2）在数据库窗口中，单击“对象”列表下的“表”，然后双击“使用设计器创建表”选项，从而打开表设计器窗口，如图4.2所示。图4.2“新建表”对话框（3）如创建“student”表，包括StudentID、Sname、Sex、Nation、BirthDate、College、Department、Class、Postalcod、City、Memo等字段。在图4.3所示的表设计器中，在“字段名称”中依次输入各个字段名称。在下方显示“字段属性”窗口的“常规”选项卡下按照表4.2设置各个字段属性。例如表中第三字段为Sex，类型为文本，字段大小为2，有效性规则为（=男Or=女），默认值为男。图4.3表“设计视图”（4）设置好各个字段类型和属性后，右击“StudentID”字段，在弹出的菜单中单击“主键”命令，在左边会显示一个钥匙图案，表示已将“StudentID”字段设置为该表的主键。图4.4创建的“student”表结构（5）表结构的设计结果如图4.4所示，单击工具栏中“保存”按钮，会打开如图4.5所示的对话框，在“表名称”文本框中输入“Student”并单击“确定”按钮，返回数据库窗口，如图4.6所示，即完成数据表结构的设计过程，结束表的创建。这时的数据表是一个没有包含任何记录的空表。图4.5另存为对话框这样在数据库窗口的表对象窗口中，可以看到“Student”选项，若右击“Student”，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”菜单项，可再次打开“Student”表结构，如图4.4所示。如果表的各个字段、类型及属性定义好后，发现某些地方有错，则可以在数据库窗口中，单击该表名，然后单击数据库窗口上方的“设计”按钮，从而打开表设计器窗口，可以进一步增加/删除字段，