人事档案管理细则

1人事、档案管理细则Ⅰ、人力资源部门工作职责.......................................................................................2一、组织人事规章.............................................................................................2二、人力资源管理...............................................................................................2三、资料管理........................................................................................................2四、任免迁调........................................................................................................2五、劳务管理........................................................................................................3Ⅱ、人力资源部门工作框架.......................................................................................3Ⅲ、人力资源部门工作职责与工作流程...................................................................4（一）内部调动....................................................................................................4（二）入职、离职管理...............................................................................................6（三）劳动合同（详见附录）...................................................................................7（四）人事档案管理...................................................................................................7一.人事档案管理的基本要求..........................................................................7二.确立两级档案管理制度..............................................................................7三.人事档案分类：..........................................................................................7四、一般文档管理................................................................................................7五、员工人事档案管理........................................................................................8六、员工管理档案的管理....................................................................................82Ⅰ、人力资源部门工作职责一、组织人事规章：(1)组织规章方针的计划、拟定、制定、修改、更正。(2)人事制度及规章方针的计划、拟定、管理。(3)人事制度及规章的解释运用、新设与改废、研究分析。(4)各项目职责划分的原则分析。(5)各项目职责划分方法的计划、拟定、研究、更正、修改，实施。二、人力资源管理(1)新进、在职、临时、兼职人员的人力资源管理办法的计划、拟定、研究、更正、修改，实施。(2)人力资源管理办法的分析研究、修改更正、解释运用、具体实施、新设与改废。(3)人力资源不协调问题的挖掘。(4)人力资源问题解决的处理办法与流程。(5)人力资源问题的协调。三、资料管理(1)人力资源管理资料的汇集、调查、分析、研究。(2)人力资源资料及报表的检查、催交、汇编、转呈及保管。(3)服务及职务说明书的核发、签办、转呈。(4)服务及职务说明书的编号及副本的汇存。(5)提供单位外人力资源资料及说明的核发。(6)人员异动的调查、分析、研究、记录。(7)人力资源统计资料的汇编与管理。四、任免迁调(1)新进人员的录用、聘用手续的办理。(2)临时人员的录用、分发、迁调签办。(3)兼职人员的合约签订。(4)在职人员的迁调计划。3(5)在职人员的迁调：人员任免迁调的通知、登记、查核；①干部；②普通员工。(6)人员的停职、复职、停薪、留职、解雇、解聘。五、劳务管理(1)劳工的签约、签订、解释、运用、联络。(2)公共关系：与工会的交涉的原则、方针。(3)劳工保险：①保险办理手续及福利事项的说明运用；②保险事项的签订与改变；③团体保险关系事务的联络。(4)劳务安全管理：①基本方针的拟定；②管理办法的拟定；③办法的分析研究与改进。(5)劳务政策的基本方针。(6)员工的招募及生活安排。Ⅱ、人力资源部门工作框架组织结构图示：人事、档案管理内部调动入职、离职管理劳动合同人事档案管理4Ⅲ、人力资源部门工作职责与工作流程(一)内部调动（二）离职（三）劳动合同（四）人事档案管理（一）内部调动1.外派：根据公司有关规定和所属分支机构的业务需要，由公司派出人选担任分支机构相关职务。流程详解：A、相关项目部门根据任职要求选派适当人选，填制“人事变动表”及“职务说明书”（详见附录），报人力资源部审核。B、人力资源部根据“职务说明书”的要求，进行审核并提出意见，按人员聘任权限报公司领导批准后反馈给人力资源部门。C、人力资源部向派出部门、派往的分支机构及拟派员工发出“内部调整通知单”。D、外派人员在三个工作日内按规定办理工作交接，如期到派往的分支机构报到。E、派出部门应在外派人员任期满前3天，或根据工作实际需要，可决定外派调整方案，并报人力资源部。F、轮换公司或派出部门提出新的任职人选，按规定程序办理审批手续。同时，由派出部门根据工作需要，为卸任人员安排工作岗位，并按“员工调整审批程序”办理职务\岗位调整手续。G、延长任期可根据实际工作需要延长外派任期,由项目部负责人提出申请，交由人力资源部门审批，审批通过后交由总经理审核，审核通过后，下达延期任命。内部调动外派调岗借岗待岗52.调岗：因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗。流程详解：A、当公司内部出现岗位空缺时，除考虑内部提升及外部招聘外，亦考虑平级调岗。公司有关部门及员工本人均可提出调岗。B、公司提出调岗的，由人力资源部负责贴条，取得调出与调入部门经理的同意后，填制“人事变动表”和“工作评估表”，按人员聘用权限报公司领导批准。C、员工提出的调岗，应由本人提出书面调岗申请，填写“人事变动表”并报所在部门总监同意后，填写“工作评估表”，由人力资源部参照员工聘用审批程序办理。D、人力资源部向员工和有关部门发出“内部调整通知单”。E、调岗人员在三个工作日内按规定办理工作交接，如期到调整的分支机构报到。3.借岗：因业务上的需要，公司可把员工借调到其它单位、部门。流程详解：由公司或拟借调单位的管理层提出，并经人力资源部与有关部门协商而决定。A、用人部门向人力资源部提出借调申请，由人力资源部同用人部门、调出部门及员工本人协商取得一致。B、用人部门或人力资源部填制“人事变动表”，相关部门会签后，报公司总经理批准。C、人力资源部发出“内部调整通知单”。E、调岗人员在三个工作日内按规定办理工作交接，如期到调整的分支机构报到。4.待岗：当员工被认为绩效表现及工作能力不能胜任本岗位工作需要，经过培训仍无法达到要求时，部门负责人可向人力资源部提出申请安排其待岗。待岗详解待岗应由用人部门以书面形式提出，填写“人事变动表”，清楚说明待岗理由。交人力资源部，并报经理进行审批。同时由用人部门和人力资源部共同协调其工作安排，在两个星期内仍不能安排其工作的，进入离职工作流程。6（二）入职、离职管理入职：填写正式员工入职表，本市城镇人员递交失业证，本市农村人员递交求职证，外来农村人员递交身份证复印件，交由人事部，人事部在15个工作日完成入职登记、相关投保信息。入职流程（网上操作相见附录）：登陆青岛市人力资源和社会保障局网站（网址：）→选择（左下角）用工登记→输入公司登陆账号及密码→选择单位登记→用工登记→输入申请人身份证号码→会显示出该员工的基本信息(姓名,性别,居民户口)及存在的有效的合同信息(月工资,工种,劳动合同类型,合同起始日期)→选择劳动合同变更或续签,修改相应的合同信息(如改月工资),输入合同变更日期,点击保存按钮便可以提交合同变更信息→提交成功给于提示输入→提交成功后系统显示提交审核→打印用工登记表1份，花名册3份→携带登记表1份，花名册3份，本市城镇人员的失业证，本市农村人员的求职证，外来农村人员的身份证复印件去市协保大厅办理入职→办理后审核显示成功→①如果开通网上投保业务，登陆青岛市人力资源和社会保障局网站→选择（左下角）社保申请→输入公司登陆账号及密码→选择单位投保→A、如果被投保人有社保账号，直接输入社保账号，选择正确投保日期，正确投保金额即可→B、如果被投保人没有社保账号→选择申报增减表，填写正确信息→携带被投保人员身份证复印件，用工登记表去社保大厦为被投保人员开通投保业务即可。离职：①辞职：辞职人员提前一个月人力资源部门递交辞职报告，由上级部门批准后，人事部在30个工作日完成离职相关信息。②解聘：相关项目负责人或人力资源部门提出人员解聘申请，交由总经理批复，由上级部门批准后，人事部在30个工作日完成离职相关信息。离职流程（网上操作相见附录）：登陆青岛市人力资源和社会保障局网站（网址：）（左下角）社保申办→输入公司登陆账号及密码→选择单位登记→输入申请人社保账号→选择申报停办→跳回（左下角）用工7登记→输入公司登陆账号及密码→选择单位登记→输入离职人员身份证号码→填入解除或终止原因,解除或终止合同日期,备注(非必须),→点击保存按钮,便可对此员工进行劳动合同解除或终止→发放给离职人员失业人员登记表、合同制职工解除劳动报告书（辞职人员的辞职报告）→离职人员自行去户口所在地办理失业证。（三）劳动合同（详见附录）（四）人事档案管理一.人事档案管理的基本要求1公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各项目、直属部门的人事档案管理工作。2人事档案管理实行公司领导下的统一管理负责制。3人事档案管理必须严格确保材料保密。公司人力资源部负责公司各级干部和各项目机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作。4上级项目部门有权查阅同项目下级人事档案。二.确立两级档案管理