会议产品设计方案(PPT-54页)

1第一章会议产品设计学习目的通过本章的学习，要深刻理解会议产品的基本内涵，了解会议的基本类型，重点掌握会议产品的设计。主要内容会议产品的内涵会议的类型会议的策划2一会议产品的内涵会议产品是一个整体概念，是指能够提供给会议市场以满足需要和欲望的任何东西。是会议、商品交易、物流、饮食、住宿、交通、游览、售后服务等一系列有形产品和无形服务的综合。3一、核心要素（一）参加人（二）观众（三）场所二、形式要素（一）会议基本信息（二）开幕式（三）研讨会（四）会刊（五）广告（六）特殊活动（七）品牌和标识三、附加要素（一）会议期间的旅游服务（二）会议跟踪服务图1会议产品内涵剖析图C.附加产品B.形式产品A.核心产品会议产品的内涵4会议的定义会议是人们按照一定程序和原则，由三人或三人以上共同就某些问题进行有目的的磋商活动。特点：是一种“聚众”行为；是一种有目的的行为；是一种有组织的行为；5组织机构设置：（1）论坛会员大会：最高权力机构，每年举行一次；（2）理事会：最高执行执行机构，对会员大会负责，负责论坛工作的总体监督和指导。（3）咨询委员会：26人组成，任期5年，无报酬，受委托从事相关事务。（4）秘书处：理事会常设执行机构，负责论坛的日常业务和运行管理。6二、会议的基本类型按照主办者的身份分类：协会会议、公司会议、非营利性组织会议。1、协会会议协会是会议市场上最主要的客源。种类有年会、专门会议、研讨会等。72、公司会议公司会议比其他任何会议市场都发展迅猛。常常以经营管理、培训和技术等为主题。主要类型有全国性和地区性销售会议、技术会议、管理层会议、培训会议等。83、非营利性组织会议是一个重要细分市场。包括政府机构、工会组织和医药团体等。结构类似协会，它们有会员，但不营利，也举办年会和其它会议。这些团体和典型的价格敏感型群体，所以多在淡季举办会议。9（1）政府机构会议这是一个常被忽视但又有利可图的市场。为争取机会，会议公司或酒店需要与组织高层建立良好的关系。10（2）社交团体会议骑马俱乐部、高尔夫俱乐部（3）教育会议（4）宗教会议（5）联谊会议（6）医药会议11三、会议的策划（一）会议的吸引力要素（二）会议的基本要素（三）会议的目标市场选择12会议策划会议策划，就是对会议产品进行预测分析，使之发挥应有的效能的理性行为。会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。13会议策划的基本流程落实时间地点确定主题和目标初步设计方案确立所有关键任务落实到人或机构确定日程表定期交流、过程监控制定预算详细方案、制定企划书方案得到认可会议整体构思市场调研、确定计划14（一）吸引力因素案例1：第四届（2009年）中国青年创新论坛一、会议主题科技创新与经济、社会协调发展二、会议特点（1）层次较高。包括全国性学会的理事长、副理事长；知名学者；（2）学术性强。会议以学术质量为第一原则。（3）组织形式活跃。三、会议规模仍控制在50人左右，以国内知名中青年学者为主四、会议研讨范围1金融危机背景下我国的自主创新战略问题研究2应对金融危机加快自主创新能力建设15五、会议时间、地点、语言时间：2009年8月3日，8月2日（星期日）报到地点：长春市人民大街4059号会议语言：中文与英文皆可。六会议费用会议期间食宿统一安排，费用自理。1、住宿费用：双人标准间—119元/天*床；单人标准间—238元/间，请代表自行与宾馆办理。2、会议费：本次会议注册费300元（注册费在报到时交），住宿、旅费等自理。16案例217娃哈哈市场总监新浪首席运营管汇源集团副总裁杨秀玲官杜红卢新建18会议策划的相关要素最吸引与会者的因素比例高质量的教育93%完善的配套服务78%理想的目的地73%著名的演讲人68%充足的休闲时间35%19会议策划的相关要素成功的原因失败的原因比例比例精心策划的议程97%不相关的会议内容96%先进的视听设备96%较差的音响效果93%有用的信息79%与听众不适应的信息89%听众的高度参与79%与会议不配套的信息88%优秀的餐饮服务55%不按时开始或结束73%丰富的娱乐安排37%演讲人没有围绕主题72%缺乏听众参与68%没有自由时间53%201、会议名称基本部分（性质和特征）限定部分（时间、地点、规模、行业范围）补充部分（具体时间、地点、行业、单位）2003北京家电空调高峰论坛基本部分：论坛限定部分：2003、北京、家电补充部分：空调（二）会议的基本要素2122（1）主题主题体现会议目标的实质性要素，要求鲜明、富有个性和吸引力。1）可以考虑一些社会热点问题和事件，从中选择主题。案例财富论坛2、会议主题和议题232）主题是行业内共同关心的问题。包括行业动态、发展、竞争、人员等。案例：北京家电空调高峰论坛主办方之一：国美电器时间：2003年主题：2003年中国空调往何处去243）特定人群所关心、所需或者正在议论的话题。特定人群是指社会上某些共同性比较强、人群特征比较突出、相对数量比较小的群体组合。如政界人士、企业高管、广告营销从业人员等。案例：哥本哈根气候大会25哥本哈根气候大会26（2）议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。议题制定的原则：1）服从目标2）主题立意要高3）处理好主题与议题的关系主题是议题的集中体现，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。27案例：2009中国（国际）休闲发展论坛议题休闲与城市经济休闲与城市文化休闲与社会保障休闲与社区生活分析：2011中国（国际）休闲发展论坛283、主办者发起会议的组织。一般分为三种：（1）协会等会议主办者。（2）雇主主办者。雇主为自己的雇员或其它相关会员举办，如客户、股东、代理等（3）主办者为公众举办。29案例：海峡两岸女性健康高峰论坛主办单位：顺德医学会台湾医院协会承办单位：顺德东方女子医院中国阳光财富论坛主办方检察日报社、中央电视台经济频道、全国工商联宣传教育培训委员会、新浪网、《英才》杂志社、《当代经理人》杂志社，《方圆法治》杂志社、正义网共同参与。304、承办方负责会议的组织工作，可以是主办者的内部机构，也可以是主办者外部机构。案例：音乐产业高峰论坛承办方--上海新汇原创文化第八届中国医院发展战略高级论坛--论坛承办方无锡市第二人民医院315、与会者（1）演讲人对会议的成功有较大影响。考虑演讲人的风格、水平、名望等。有时邀请言论新颖甚至带有争议的演讲人有意想不到的效果。案例：于丹、郎咸平、冯德全32（2）嘉宾（3）会议主持人（4）会议出席人（5）会议参加人33346、会议的时间会议时间有3种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数即会期；三是指每一次会议的时间限度。35（1）会议召开的时间首先是需要。如一年一度的职工代表会议，宜于在年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讲座部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等领域的会议本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能。即最好是安排在每位与会者都能来参加会议的时间。再次是适宜。即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素的影响。36（2）整个会议需要的时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天甚至长达2-3个月。会议组织者应尽可能准确地预计会议需要的时间，并在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排好工作。37（3）会议时间限度每一次会议时间连续最好不超过1小时。如果会议需要更长时间，应该安排中间休息。曾参加过许多时间超过1个小时、2个小时甚至3个小时都不安排中间休息的会议。这种会议可能是考虑到会议内容多，要赶时间，但实践证明这种疲劳式开会的会议效果并不好。386、地点既是指会议召开的地区、城乡所在地，选择最佳会议会址，也得考虑多种因素。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大方面的因素，一般选择在首都北京或其他中心城市。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。39（1）会议场地酒店：设施齐全、住宿方便会议中心：大型、专业。一般无食宿大学：环境好，参与人多。大型游轮：满足观光、好奇。考虑接受能力疗养院：风景好、安静。博物馆等。单位内部会议40（2）考虑因素距离和交通会议场地设施：音响、同声传译设备、多媒体设备、桌椅举办地点的历史因素住宿条件：环境、装潢、网络、卫生间、外景餐饮：质量、服务、食品种类、特殊食品、餐位综合费用：价格、协商余地、付款方式安全保卫：服务设施：商务中心、停车位、娱乐设施、管理安排专项服务的能力：摄影师、演艺人员、花商举办地景点417、会议发言会议发言类型传达式/讲课式汇报式审议式讨论交流式会议发言注意事项主题明确主题与会议高度相关时间准时428、会议的议程会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成项目。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。43确定会议议程的方法（1）根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；（2）是根据会议的主题，确定会议发言人；（3）是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；（4）是根据会议拟达到的目的，安排主要领导做好会议的总结。449、会议中的休闲活动会议旅游、考察等答谢晚宴4510、会议公关与宣传1、时段会前、会间、会后2、方法媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法案例：博螯论坛20104611、会议预算房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等预算创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支，也必须保持在一定的金额之内47文案写作：会议总体方案构成要素1、会议的名称2、会议的目标和指导思想、意义3、会议的主题、议题和日程4、会议的对象和规模5、会议的时间6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）7、主办单位、承办单位、协办单位等8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等9、会议的接待、后勤保障措施和手段10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式12、其他需要说明的事项481、不同类型会议的特征2、选择目标市场3、会议的营销对象（三）会议的目标市场选择491、不同类型会议的特征会议类型代表主要特征协会会议地区性协会的年会、研究会、专业会议周期性明显（平均1次/年）要求举办交通便利会议计划的时间长会议地点变化且要求高会员自愿参加会议持续时间一般2-4天501、不同类型会议的特征会议类型代表主要特征公司会议销售会议、技术研讨会、新产品发布会、培训会议等周期性明显计划时间短与会人数可以估计会期一般较短学伴有小型展览活动需要安排大小不同的会议室511、不同类型会议的特征会议类型代表主要特征奖励性旅游会议奖励分销商、优秀员工奖励旅游会议设施要求不如正式会议高一般不超过一周往往设有专业的旅游经理认真安排住宿、会议及旅游工商企业会议营利性会议如财富论坛与时代和社会热点联系紧密与会嘉宾层次较高参加会议的费用较高会期较短522、选择目标市场一、针对会议公司已经获得的市场。二、对现在市场进行营销调研，选择占有竞争优势的市场；三、分析还可以为其它什么市场提供有吸引力的服务533、会议的营销对象不同类型的会议所涉及的营销对象不同（1）与会者（最重要）（2）政府、公众、媒体等（3）赞助商（新闻价值或提升形象）（4）嘉宾54小结这一篇是针对4P营销战略中的产品营销。重点掌握：会议产品的涵义会议产品的策划•1、用爱心来做事，用感恩的心做人。•2、人永远在追