电大行政管理专科办公室管理小抄

一、单项选择题1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（B）。A．服务性B．决策性C．专业性D．主动性2．办公室布置要注意（D）。A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最好面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D．各种沟通、保密3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（C）。A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（B）。A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方5．在办公室里，（D）的位置是上座。A．离入口最远B．离入口最近C．靠近门口D．靠近窗户6．传真机的使用哪一项是不对的？（B）。A．发送前检查原稿质量B．随时随地可向对方发送C．不宜发送礼仪性文本D．不宜发送私人、保密文本7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（A）。A．接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D．复印完毕应取下复印品和原稿8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（A）。A．录音时需将监听开关至于“ON”位置B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（D）A．安置窗帘遮挡室外光线B．与其他设备正确连接C．投影机要远离热源D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（B）。A．订购B．制造C．分配D．储备11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（B）。A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾B．让员工们随意领取办公用品C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度D．用库存一览表来储备办公用品12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（B）。A．没有任何设想就应着手从事该项工作B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（D）A.先将自己想做的工作以重要程度为标准分类B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类C.同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率D．可以按照文员自己的习惯进行工作、14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（C）。A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（D）。A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C．标准的零用现金单据有一个签名D．不允许任何人从零用现金基金里借钱17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（A）。A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见B．必要时可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（B）。A．善于同他人合作，密切配合，步调一致B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（C）。A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系20．以下哪个接打电话的行为是不正确的（A）。A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置21．文员在接打电话时，正确的做法是（B）。A．电话铃响一声就应接听B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位D．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（B）。A.考虑打电话的时间是否合适B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话C.有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（C）。A．按收件人姓名分拣B．按收件部门名称分拣C．按私人公务标准分拣D．换邮件重要性分拣24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）。A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A）。A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去C．在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去D．写上“查无此人”，并把信重新封好退回去26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（D）。A．每天开箱次数与邮局投递次数一致B．取出邮件立即返回办公室C．事先带上包袋返回办公室D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（D）。A．时间B．便利C．经济D．爱好28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C）。A．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址，部门、国名C．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（D）。A．一般的图纸B．机密文件C．很长的文件D．感谢信30．以下关于握手的礼节，不正确的是（C）。A．上级先伸手后，下级才能相握B．一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下C．双方有很多人时，可以交叉握手D．握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（A）A．初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C）。A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订B．对写信人的各项情况逐项登记C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办D．对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（C）。A．协助签到B．分发资料C．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（D）。A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。A．加入自己的主观意见B．不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D）。A．不理睬B．不征求主持人意见，停止笔录C．征求主持人意见，停止笔录，不关录音机D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A）。A．只在便笺上写好会议名称B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系的不便38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（C）。A.口字型B．教室型C．圆桌型D.U字型39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（A）。A．审查功能B．保密功能C．欢迎词播放功能D．报数功能40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（B）。A．准备资料B．发表意见C．现场服务D．会议或会谈记录41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（D）。A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知C．对方越忙越必须早一点联络D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（D）。A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B），了解要求约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（A）。A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划C．如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（B）。A．准备旅行计划和旅馆信息B．代替上司制定约会计划C．为商务洽谈收集资料D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（D）。A.与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求C.如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（D）。A．首先搞清楚上司想作什么样的安排B．办理预订飞机票手续之前材料要备齐C．与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（D）。A．有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B．到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐C．对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D．应