集团型企业财务管理信息化建设的实践与思考

集团型企业财务管理信息化建设的实践与思考鞍钢附属企业公司公司选用南北财务软件，搭建企业财务管理信息化平台已近二年时间。经过双方密切合作与共同努力，一个规范化与个性化相统一、适用性与先进性兼顾，适用范围广泛，符合集团型企业财务管理规范，具有自身特色、实用、高效的财务管理系统已初步建成并投入试运行。该系统在Internet/Intranet网络环境下灵活运用南北公司B/S结构(Browers/Server)网络版财务软件，较好地解决了管理高度复杂的大型集团型企业实施电算化所遇到的一系列极具代表性的问题，为类似的大型集团型企业实施财务管理信息化，提供了一个投资比较少、功能比较完备、技术先进、简便易用的可资借鉴的解决方案。这一系统的建成并投入运行，标志鞍钢附属企业公司这一全国最大的集团性集体所有制企业财务管理信息化建设迈上了一个新台阶，说明利用较少投资建设大型集团型企业财务管理信息系统是完全可能的。一、公司宏观财务体制及实施财务管理信息化的背景鞍钢附属企业公司是改革开放初期，为安置鞍钢职工子女就业而成立的大型集体所有制企业，至今已有20多年历史。目前，公司核心、直属企业38家，二、三级法人单位共有400多个，职工16万人(其中行业管理单位8万人)。主要从事金属制品、钢材加工、耐火材料、煤化工产品、机电修造、劳动防护用品、铸造、机械加工、计量仪表、运输机械和工业建筑等十几个行业的生产。我公司的主要特点是人员众多、企业庞大、结构复杂、产品繁多、管理难度大。随着市场经济改革的不断深入，企业内部组织结构和管理体制几经变革，正在由传统的计划经济企业体制向与市场经济相适应的以产权为纽带的大型集团型企业转变。这一转变是一个极为复杂的过程，不仅要对内部企业进行一系列的改制改组和体制再造，逐步构建符合现代企业制度。同时需要大力推进管理创新，不断完善和加强公司内部管理。这既是适应改革需要加快建立内部管理新体制新机制的重要课题，也是保证企业改革顺利进行必须采取的措施。财务管理是企业管理的中心环节，构建集团内部管理新体制新机制，财务必须先行。鞍钢附属企业公司原有内部管理体制，是计划经济条件下形成的一种典型的直线职能制管理模式。如图一所示，公司作为主管部门，与下属独立法人企业之间是建立在行政纽带之上的领导与被领导关系。在这样的体制模式下，公司财务与下属企业财务各自独立，公司对下属企业财务工作主要是监督和行政管理，二者在经济上没有内在联系。近年来鞍钢附属企业公司通过几次大的改革与重组，内部管理体制和企业组织结构已经发生了很大变化。以综合企业公司为核心的骨干企业和主导产业已经初步形成，按照建立现代企业制度的要求公司运行方式正在向集团公司迈进。公司内部财务体制也相应进行了改革。首先在整顿财务秩序、规范财务会计工作的基础上，理顺产权关系，在公司与下属独立法人企业之间建了资产纽带，逐步按照集团公司财务管理规范实施管理，公司与下属独立法人企业之间的关系已经由单纯的行政隶属关系转变为投资与被投资关系。按照集体所有制企业性质，公司决策层也就是将要组建的集团公司董事会代表全体职工利益，行使集体资产所有权，对全部集体资产的保值增值负责。目前鞍钢附属企业公司与下属独立法人企业的财务关系可以用丁字帐的形式表示如图二。从中不难看出，公司内部各个企业已经实现了所有权与经营权的分离，以投资关系作为资产纽带的集团型企业财务体系框架已经初步形成。现阶段企业的产权结构还是单一的集体所有制，随着企业改制改组的进一步深入，要逐步实现产权多元化，届时鞍钢附属企业公司将以核心企业为依托成为真正意义上的控股集团(有限)公司，下属企业也将按照专业化分工的原则实施进一步重组，改制为有限责任公司或股份有限公司。从财务关系上看改革的目标模式如图三。当然，这项改革不可能一蹴而就，需要一个较长的过程。其中实现财务体制和运行机制的转变是企业改革的核心内容之一。最大限度提高资金使用效率，准确及时反映企业运营状况，是提高企业竞争力和快速反应能力的重要基础。市场化改革越发展，财务工作的作用越突出，对财务工作的要求越高。显而易见，手工记账和传统财会工作方式难以适应这一转变，采用新技术、新手段加快实施财务管理信息化就成为一种必然选择。鞍钢附属企业公司财务管理信息化建设，就是在这一样一个背景下提出并付诸实施的。二、方案设计及财务软件选择财务管理信息化是企业信息化建设的重要组成部分。我们结合鞍钢附属企业公司实际，把财务管理信息化作为整个企业信息化建设的切入点，立足当前着眼于长远，确定了财务管理系统方案设计的原则和总体思路：一是整体规划分阶段实施；二是循序渐进量力而行；三是坚持实用性与先进性相结合；四是坚持规范化与个性化相统一。首先立足于满足现阶段工作急需，抓紧建立全公司统一的与财务新体制相适应的计算机财务管理信息系统系统，公司和下属企业的会计核算、成本管理、预算管理、资金管理、合并报表、会计信息传递等主体财会业务实现电算化网络化，为全公司企业管理整体信息化建设摸索经验奠定基础。鞍钢附属企业公司作为一个大型集团型企业，生产门类繁多，管理高度复杂，财务管理信息系统方案的设计无疑是一项难度很大的工作，许多问题带有自身特点，找不到现成方案。我们从大型集团型企业财务管理的特点和满足现实工作需要出发，本着经济实用可行的原则，经过反复比较论证，提出了“集中式管理、离线操作”系统解决方案。该方案运用先进的网络技术和B/S结构财务软件，较好地解决了集团核心企业下属分支机构跨地域统一核算、通过镜像帐套对下属企业实施远程管理等一系列复杂问题，使以较小的投资在多法人集团型企业建立财务管理信息系统成为可能。前一阶段的方案设计和实施主要包括如下几项内容：㈠业务流程分析及财务系统的设计：根据集团型企业财务体制构成，我们将公司财务管理信息系统划分为两大部分：一是微观部分，也就是以各个独立法人为单位分别建立的单个企业财务管理与会计核算子系统。为使各个子系统业务流程和帐表设置的规范统一，保证母子系统的衔接和数据流畅，公司统一制定独立核算企业的标准化帐套，统一编制企业代码和一、二级财会科目代码，三级以下明细科目代码预留给基层企业，以满足企业细化管理与个性化设置的需要。这部分必须按照会计制度与独法人企业的会计核算要求进行，保证规范统一，通过财务软件的初始化设定。二是宏观部分，这部分为集团型企业特有，是我公司财务系统方案最具特色的部分，也是本文讨论的重点。公司财务管理信息系统从整体上如果说是一个大的系统，其内部按财务从属关系可以划分为若干层次的子系统，具体结构见图四。过渡期内，鞍钢附属企业公司作为原主管部门与集团总部既综合企业公司(集团核心企业)机关合署办公。从图四可以看出，综合企业公司是由公司机关(集团总部)和若干分公司共同组成的一个独立法人企业，既是子公司的控股母公司也是集团公司的核心企业。集团公司除负责全公司投资管理、预算管理、资金管理、成本控制、财务分析等财务管理方面的业务之外，涉及日常会计核算业务主要有四个方面：一是公司直接对外开展经济业务和公司机关费用开支的会计核算；二是负责综合企业公司总帐核算及管理，归集公司机关和各分公司部门帐套数据，实行统一核算、出具综合企业公司会计报表；三是收集全公司各独立法人企业会计报表，通过汇总和调抵内部往来分录编制集团公司合并会计报表；四是对所属企业的会计核算实施日常监督管理。图五、图六、图七概括描述了公司与下属单位日常财会业务关系、合并会计报表业务流程以及公司全面预算管理和货币资金收支两条线管理业务流程。㈡网络技术选择及组网方案设计：和其他任何工作一样，企业管理信息化建设必须从实际出发，坚持必要性与可行性相结合的原则。在酝酿总体方案的过程中，我们曾经考虑一开始就上ERP系统，采取高起点跨越式方式，加快全公司企业管理信息化进程。但作为一个传统产业占主体的老企业，我公司基础设施和基础管理都比较薄弱，结构调整和技术改造任务十分繁重，大量历史遗留问题亟待解决，加之受传统观念和旧的习惯势力影响，许多人对企业信息化建设的重要性和必要性还缺乏认识，企业整体素质和基础设施建设要达到ERP的要求需要一个相当过程。类似问题可能在一些老企业都存在。欲速则不达，把财务管理系统作为企业信息化建设的切入点是比较现实的。从现实可行的角度考虑，我们在具体组网方案和网络运行方式的选择上立足企业实际，兼顾先进性与适用性，在能够满足工作需要的基础上尽可能降低门槛。尤其在硬件配置上循序渐进不搞一步到位，随应用水平的不断提高和硬件技术的发展逐步加以升级完善。这样一来即可大幅度减轻公司负担，使系统推进工作更加切实可行，也为日后扩展系统功能、采用新产品新技术预留了一定空间，有利于保护前期投资、延长硬件设施的技术寿命周期。根据这一思路，我们确定了现阶段财务系统组网实施方案和公司管理信息系统网络建设总体规划。初步设想全公司企业管理信息化建设分三个阶段完成：第一阶段，以满足现阶段实际工作需要为主，按照上面所述财务体制和业务流程的要求，抓紧建立全公司统一的计算机财务管理信息系统。公司和下属企业的会计核算、成本管理、预算管理、资金管理、合并报表、会计信息传递等全部财会业务实现电算化网络化。第二阶段，以财务系统为中心逐步延伸功能，整合其他业务管理，构建覆盖全公司的综合企业管理信息系统和自动化办公系统，实现数据共享与业务流程的规范统一。公司的主要业务管理实现信息化网络化。第三阶段，将企业内部网与公众网互联，建立连接企业内外的信息发布与信息收集渠道，构建覆盖全公司主要业务的电子商务平台，利用先进的互联网技术开展经济技术业务，逐步实现对外经营活动的信息化电子化。近年来随着Internet/Intranet技术的日臻成熟，为企业搭建高水准的开放式管理信息系统网络提供了一个优秀的解决方案。Internet/Intranet采用客户/服务器结构，基于TCP/IP协议和Web技术规范的Internet技术应用于企业内部信息网络，传统的MIS/LIN网络构架下的企业管理信息系统相比较，Internet/Intranet网络结构有着明显的优势：一是对硬件要求相对较低基础设施投入小；二是开放性好易于内外网互联；三是通用性与兼容性好为，可为多个应用系统共享；四是联结方式灵活使用成本低；五是安全性好易于使用维护。特别是它在WEB服务器和浏览器构架下，将Internet技术直用应用于企业内部网络，把若干应用系统整合在一个网络平台上，通过直接拨号或Internet实现远程客户与服务器端的连接，客户端在浏览器界面下即可对应用系统进行异地操作，方便的实现远程管理和系统数据共享。Internet/Intranet网络构架的这些特点，对在我公司这样一个点多面广的集团型企业，建立财务系统网络平台以及今后的企业信息化建设都非常实用。在制定组网方案中我们采用了Internet/Intranet技术，通过与南北公司B/S财务软件的有机配合，较好地解决了财务系统实施过程中遇到的一些难题。根据我公司信息化建设总体规划设想，第一阶段的网络建设已经建成并投入，网络拓扑结构见图八。㈢系统运行方式及财务软件选择：我公司企业多厂址分散，采用不同的系统运行方式，使用成本存在巨大差异。在企业资金条件十分有限的情况下，使用成本降不下来，任何方案都难以实施，正确选择系统运行方式是决定财务系统方案能否可行的关键。我们在开始酝酿系统方案时，就把系统运行方式的选择列为重点问题，进行了反复的研究与探索。最终确定的“集中式管理，离线操作”系统运行方式。主要有三个方面特点：一是在系统建成的初期阶段采取一种过渡方式。每个基层企业作为一个客户端，暂时设置完整帐套，同时在公司服务器端为其设置对应镜像帐套。按照我们的预定方案，客户端通过Internet/Intranet连入公司服务器端，共享服务器资源，可以在免维护免安装的状态下运行。系统建成初期，暂时在客户端设置帐套主要是为了满足“集中式管理，离线操作”方式的需要。基层客户端既是相对独立的子系统，在离线状态下可以独立使用；连入公司服务器端后又成为公司整个财务系统的有机组成部分，以利于公司的集中管理与监督