变更流程管理培训讲义

世茂集团流程管理制度（工程变更管理流程及工程指令管理流程）介绍与交流集团审计部今年是集团质量品牌年，企业良好的品牌形象和长远的发展来自于优良的产品和客户的满意同时应加强成本控制，加强工程变更成本的预控，因此加强工程变更管理、工程指令的签发尤为重要。2010年颁布的《世茂集团流程管理体系文件（工程签证管理流程及变更审批管理流程）》集团审计部和运营管理部整合、完善相应流程，分别修改为:《工程变更管理流程》、《工程指令管理流程》工程变更管理流程篇工程变更流程优化对整个动态成本体系的作用工程变更管理流程修订目的工程变更管理流程的主要更新内容工程变更管理流程新旧过渡的安排工程变更管理流程的关键内容流程介绍工程变更管理流程系统操作指引建立以合同为导向的目标成本、动态成本管理体系目标成本的形成与确定项目决算动态成本执行与管理项目/成本考核合约规划合同执行招标工程结算成本管理业务流线合约管理产品成本数据库合约与成本管理关联的基础性内容建设基础内容建设变更管理工程变更流程优化对整个动态成本体系的作用工程变更流程优化对整个动态成本体系的作用直观、清晰、完整的反映项目因工程变更导致成本变化过程及时提供动态成本所需的工程变更成本数据及自动系统生成相应数据台帐“工程指令台账—工程变更”、“材料设备核价台账”工程变更管理流程修订目的加强合同外工程变更成本管理的可控、真实体现动态成本加强流程化管理，对工程指令函的签发、工程变更事项的预控加强集团标准化文件的贯彻执行，对工程变更管理的原因及时总结，为以后类似项目提供借鉴工程变更管理流程的主要更新内容一事一单对应一合同变更先审后发工程变更管理流程新旧过渡的安排关于“现场签证”历史数据的转结，确认统一归入工程变更“设计变更”；保留原“现场签证”的编号，并同时明确统一按新的编码规则，生成“工程指令编号”；“工程变更事项审批”、“工程变更价款审核”、“材料设备价款审核”的流程，均采用串行流转审批，“工程变更事项审批”权限参照工程变更管理流程6.1.5条；“工程变更价款审核”、“材料设备价款审核”权限参照集团工程类（一、二、三类）授权中工程变更的权限规定。工程变更管理流程之一PM系统自动授予的工程指令编号工程变更管理流程说明之一6.1.1提交变更事项申请。对拟变更事项，根据其事项审批内容及监理单位的意见（监理单位应在收到拟变更事项的相应文件，1日内出具书面意见），项目工程部在PM系统中提交“工程变更事项审批”申请，同时应附有准备向施工单位发出的工程指令草稿。6.1.2工程变更的估算。项目成本部在收到项目工程部提交的变更事项申请后，原则上应在3个工作日内，出具估算价款。6.1.3发出工程指令。“工程变更事项审批”完成后，由项目工程部将PM系统自动授予的工程指令编号填写在工程指令上，经项目总监签字后，将工程指令发至施工单位，并抄送给项目成本部，分别存档。其中：①“设计变更”与“技术洽商”必需在PM上报“工程变更事项审批”，审批通过后方可由项目工程部发出工程指令、进行施工；②“现场签证”原则上也应在PM上报“工程变更事项审批”，审批通过后，并经项目总监书面签署，由项目工程部发出工程指令；若紧急情况项目工程部应在PM中先发起“工程变更事项审批”，取得PM系统自动授予的工程指令编号，并征得适当授权人口头批准后，可以先发出工程指令、进行施工，但必须在7天内通过PM完成“工程变更事项审批”，审批时应明确标注为后补流程，并备注取得口头批准的批准人、批准日期。工程变更管理流程说明之一项目需向施工单位明确，标注有PM系统自动授予的工程指令编号的工程指令方可作为申请变更款项的依据,否则不予结算。6.1.4填写《工程指令台帐-工程变更》。项目工程部、项目成本部必须各自建立《工程指令台帐-工程变更》相应内容，按照PM系统自动授予的工程指令编号，对已发出的工程指令进行归档保管。项目应要求施工单位建立相对应的《工程指令台帐-工程变更》，并要求其在每月申请付款时与项目工程部、项目成本部核对《工程指令台帐-工程变更》，如连续两个月核对台帐均发现施工单位遗漏，则项目成本部有权不再接收该类变更申请的费用。填入系统自动授予编号工程变更管理流程之二工程变更管理流程说明之二6.2.1监督实施。监理单位和项目工程部应根据建设单位（甲方）的工程指令，监督施工单位实施工程变更。6.2.2验收确认。对于施工时间较短的“现场签证”、“技术洽商”，其工程指令的内容现场实施完毕后，施工单位、监理单位、项目工程部、项目成本部和项目设计部应按其职责进行验收，并在《工程变更完工确认及价款申请表》上书面签署意见，另，如属隐蔽工程（如：场地标高；打桩收方；拆改返工；现场测量等），必须在被覆盖之前,另行采用《收方单》进行签字确认。对于施工周期较长的“设计变更”，可以采取分段验收、分段计价的方式。对需要以《收方单》进行验收确认的隐蔽工程，若项目成本部接到收方通知后，授权给项目工程部代为确认的，项目成本部应对该确认结果予以认可，并在《收方单》上签字确认。6.2.3更新《工程指令台帐-工程变更》。项目工程部、项目成本部应在工程变更验收确认后，更新各自维护的《工程指令台帐-工程变更》，明确验收状态。工程变更管理流程之三工程变更管理流程说明之三6.3.1施工单位上报变更结算价款。工程指令明确的工作内容完工且验收确认后，施工单位应填写《工程变更完工确认及价款申请表》（包括作为附件的工程量计算书、相关图纸、设计变更及剖面图等资料），并报监理审核，监理审核完成后的《工程变更完工确认及价款申请表》应于该变更工程验收确认后14日内，正式递交项目工程部。项目应向施工单位明确,在变更工程验收确认后14日内，没有申报相应的变更费用的，将不予认可该变更产生的费用。6.3.2提交变更价款申请。项目工程部接到施工单位提交的《工程变更完工确认及价款申请表》后，应在3个工作日内审核就变更工程完工情况，及其工程量进行审核，并按照“一事一单对应一合同原则”，将“工程变更事项审批对应一项“工程变更价款审核”，发起“工程变更价款审核”流程；项目成本部接到由项目工程部通过PM系统提报的“工程变更价款审核”申请后，原则上应在7日内完成初审（如变更涉及图纸更新等系统性变更的，可适当宽展，但不应超过30日），并与施工单位进行协商，如有争议，应由施工单位重新申报并审核，争议的处理应参照6.3.3款相应规定。如变更价款无法同施工单位达成共识，需纳入最终结算时一并处理，应在“工程变更价款审核”中详细说明原因，并标注其状态为“需纳入最终结算”。工程变更管理流程说明之三6.3.3变更价款审核原则。变更单价已包含在合同清单内，则直接使用合同单价；若涉及到合同外单价的（如：新材料设备单价、合同清单中未包含的综合单价），必须进行相应询价。原则上要求项目成本部与施工单位就合同外单价进行即时确认，若无法达成一致，必须通过签报形式报区域成本部进行审批，并由区域成本部视具体情况决定是否需由区域总裁审批。6.3.4通过上述流程确认的工程变更价款，不再以合同变更形式签订补充协议。6.4其它6.4.1材料设备核价的流程，参照上述变更管理中的设计变更流程执行。核价内容应包括单价、估算的数量和估算总金额。单项核价的估算总金额超过100万元的，必须先核后实施。6.4.2本流程内，涉及到需向施工单位明确的相应条款，项目公司应作为施工承包合同的组成部分予以明确，与合同具有同等法律效力。6.4.3凡没有经过“工程变更事项审批”而直接进入“工程变更价款审核”的，应在审批说明中明确标注，详细解释原因，同时必须以签报形式报区域总裁审批。工程指令管理流程说明工程指令管理流程说明5.1工程指令函审批（非工程变更）：5.1.1提交工程指令函签发申请。在工程施工管理需要的情况下，对不涉及工程变更事项的内容，拟对施工单位发出工程指令的，项目工程部在PM系统中提交“工程指令函审批（非工程变更）”申请，同时应附有准备向施工单位发出的工程指令草稿。5.1.2发出工程指令。“工程指令函审批（非工程变更）”完成后，由项目工程部将PM系统自动授予的工程指令编号，填写在工程指令函上，经项目总监签字后，将工程指令发至施工单位，并存档记录。5.1.3填写《工程指令台帐-非工程变更》。项目工程部必须建立《工程指令台帐-非工程变更》，对已发出的工程指令进行登记，登记时应按工程指令编号进行连续管理。5.2工程指令函的实施和监督：5.2.1监督。监理单位和项目工程部应根据建设单位（甲方）的工程指令，监督施工单位实施情况。5.2.2确认。对于督促施工单位的自身原因产生的施工问题整改，或现场施工安全管理整改等，其工程指令内容在现场实施完毕后，施工单位、监理单位、项目工程部应按其职责进行确认。5.2.3更新《工程指令台帐-非工程变更》。项目工程部应在施工单位对工程指令函内容实施完成确认后，更新维护的《工程指令台帐-非工程变更》，明确记录工程指令的实施结果工程变更管理流程系统操作指引待系统开发完毕后下发，预计本月底。