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公文处理常识制作人:老安为了让广大管理员工掌握公文的办理流程,及行文的基本常识,特制作《公文处理常识》培训幻灯片,以供分公司管理岗位的文秘人员速成之用。公文收文发文的具体操作流程,请参照分公司新颁发的操作流程办法执行。公文的行文格式,请参照范文范例。公文处理常识目录•公文种类•公文格式•行文规则•发文办理•收文办理•公文归档•公文管理•公文范例公文种类决定安排、奖惩、变更、撤销下级决定事项。通知批转下级、转发上级和不相隶属的公文;要求下级办理或周知或执行的事项;任免和聘用人员。通报表彰、批评、传达精神或情况。报告向上级汇报,反映情况,答复询问请示向上级请求指示、批准。批复答复下级的请示事项。意见对重要问题提出见解和处理办法。函商洽、询问、答复、请求批准和答复事项。会议纪要记载传达会议情况和议定事项。公文格式公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。公文格式秘密等级“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。密级和期限由发文单位确定。•紧急程度分“特急”、“急件”、“普通”三种。对涉及紧急事宜的公文,应当在公文的左上角注明紧急程度,必要时可注明公文的送出时间。•发文单位应使用发文单位的全称或规范化简称。联合行文,主办单位排列在前。•发文字号代字\年份\序号;联合行文只标主办单位。•上行文应注明签发人、会签人姓名。“请示”应注明联系人姓名和电话。上报保监会公文,应在首页注明签发人姓名。•公文标题由“关于”、公文主题和文种三部分组成,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。•主送单位指公文的主要受理单位,即需按照公文内容答复事项、办理的单位,其名称应使用全称或规范化简称、统称。•公文附件应当注明附件顺序和名称。•盖印除会议纪要以外,应加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。•成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位签发日期为准。•公文附注应加括号标注。•主题词除会议纪要外,主题词一般为3至5个,包括公文内容和文种。上行文应按上级要求。•抄送单位除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应使用全称或规范化简称。•承办公司下发的公文版加入“承办:×××”及承办人联系电话(对外发文不加)。•标识规则执行《国家行政机关公文格式》标准。公文纸张一般用纸采用标准A4型左侧装订。行文规则•行文应当确有必要,注重效用。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题,而不要行文。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,原则上实行逐级行文,一般不得越级请示和报告。行文规则•集团公司可行文•产、寿、证、投专业公司可行文•集团各部门与子公司各部门无发文权•集团部门不得向专业公司部门正式行文•专业公司的部门不得向二级机构正式行文(只能向对口部门发工作联系函)产险公司寿险公司证券公司投资公司集团部门集团公司公司内部行文规则示意图产险二级机构寿险二级机构证券二级机构投资二级机构专业公司部门专业公司公司内部行文规则示意图行文规则•子公司必须以单位名义向集团公司报送文件•产、寿险二级机构必须以单位名义向专业公司报送文件(一般不得直接向集团各部门行文)。•子公司的部门和二级机构不得向集团公司行文。产险公司寿险公司证券公司投资公司集团部门集团公司公司内部行文规则示意图产险二级机构寿险二级机构证券二级机构投资二级机构专业公司部门专业公司公司内部行文规则示意图行文规则•部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文上级可责令纠正或撤销。•子公司向下级重要行文,应同时抄送集团公司。•二级机构向下级重要行文,应同时抄送子公司行文规则•“请示”应当一文一事一个主送单位•“报告”不得夹带请示事项。•不以单位名义向上级负责人报请示意见和报告。•受双重领导的单位向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位。上级向受双重领导的下级行文,必要时应抄送其另一上级单位。行文规则报送文件的具体要求•二级机构向上级行文,采用“请示”和“报告”。公司报送保监办的“请示”,凡涉及机构设立、人员任职资格审查(包括各种申报材料)和任命、保险条款费率审报备、申请扩大业务范围的,一律报送3份。发文办理•发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文应注意:•符合国家法律、法规和方针、政策。•观点明确,表述准确规范,篇幅简短。•文种应根据行文目的、主送关系确定。发文办理•人名地名数字引文引用公文先引标题,后用圆括号引文号。引用外文应当注明中文含义。使用日期应当写具体的年月日(如1996)•结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。•使用国家法定计量单位•简称使用文内使用非规范化简称,应先用全称并注明简称;使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明中译名。公文中数字除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。•会议纪要姓名职务并用时,姓名在职务之前,不再加“同志”字样。•草拟公文一律使用统一的公司发文稿纸,并按规定填写有关内容。•草拟修改审批和签发公文一律使用钢笔或黑色签字笔,不得在文稿装订线外书写。•拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门负责人应协调,仍不能一致,可与有关部门会签后报请上级领导裁定。发文程序部门拟稿部门一审办公室秘书二审领导签发文号登记打印部门校对用印发文归档发文程序公文的撰写及发文流程•由起草人拟稿后交部门领导一审;•将公文稿提交办公室秘书二审;•通过后由秘书呈分公司总经理签发;•领导签发后交文印编号打印;•打印公文清样后,交由原拟稿人校对;•办公室盖印、装订、正式发文(网上发文)•归档管理;收文程序•收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收、登记•必须交由办公室指定的文秘人员处理公文信函。标领导“亲启”、“亲收”信函应送交领导本人开启。文秘人员收到外来文件信函后,要进行登记,填写收文日期、单位、密级、时限要求等,。收文程序收文程序拟办、批办。•需要办理的公文由办公室文秘填写“文件处理单”,送办公室负责人填写拟办意见后,呈分公司领导批示后办理。•办公室批办文件,要写明承办部门,需要两个以上部门办理的应当明确主办单位。紧急和重要公文要限时。催办•送交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,可用电话催办。•承办人员对不能及时处理或答复的公文,应先以电话形式答复对方;。•对重要文件应及时了解和反馈执行情况。收文程序公文归档•公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理办法及时整理(立卷)、归档。分公司各部门的公文统一由办公室归档。公文归档归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整。•联合办理的公文,原件由主办单位整理;•归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。•印制签批公文所用纸张材料必须符合存档要求。标准公文范例•范文欣赏•文头范例•正文范例•主题词范例•文尾盖印•附件范例中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司文件平保产辽分[2003]49号签发人:田承德关于下发沈阳分公司公文处理流程的通知分公司各分支机构、各部门:根据总公司《中国平安保险(集团)股份有限公司公文处理办法》的要求,为健全和完善分公司全辖的公文管理制度,加强公文管理,保证分公司全辖公文处理工作的规范化、系统化,分公司办公室结合总公司公文处理的相关规定,特制定了《沈阳分公司公文处理流程》,现予下发。请分公司各分支机构、各部门遵照执行,严格按此公文处理流程进行各种公文管理,并立即组织相关人员对本单位以往的公文进行自查,完善相关手续和公文归档管理。特此通知中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司文件平保产辽分[2003]XX号签发人:XXX关于下发XXXXXX的通知范文欣赏关于XXXXXXXXXX的请示中国保监会沈阳办公室:为了XXXXXXXXXXXX,XXXXXXX,XXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXX。当否,请批示。二00二年六月二十三日格式欣赏平保产辽分[2003]XX号签发人:XXX中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司文件平保产辽分[2003]XX号签发人:XXX关于为员工办理补缴养老保险的报告文头范例2号小标宋体3号仿宋中国保监会沈阳办公室:按照中华人民国和国劳动法的有关规定,我司与LNSHEBAO(辽宁省社会保险公司)进行了多次磋商,就补缴养老保险一事,双方现已达成共识:自2003年6月23日起,我司将全面启动办理员工的养老保险补缴手续工作,LNSHEBAO业已正式发文通知省内各市分支机构配合我司的养老保险费的补缴工作……由于我司下辖的各市分支机构养老保险遗留问题较多,故各地补缴工作难度较大,预计此项工作将于2003年7月30日以前全部办理完毕。此报告正文范例主送单位全称或规范简称。标题下空1行,左顶格3号仿宋体3号仿宋体,每页22行,每行28个字;数字、年份不可回行;首次出现外文要加(中文注明)。主题词:下发XXXXX通知打印:XX共印2份承办:XXX联系电话:22915888-2816中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司2003年6月18日印发文尾范例左空一格3号黑体顶格含公文内容、文种、3号仿宋右空一格主题词:下发XXXXX通知打印:XX共印2份承办:XXX联系电话:22915888-2816中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司2003年6月18日印发盖印范例二00二年六月二十三日右空四格印章压盖年月日附件范例二00二年六月二十三日附件:1.沈阳分公司在册正式员工名单2.养老保险补缴金额统计表3.关于辽宁省养老保险缴费比例的补充通知正文下空一行,左空2字,3号仿宋体;序号用阿拉伯数码。名称后不加标点符号。中国平安财产保险股份有限公司沈阳分公司文件平保产辽分[2003]49号签发人:田承德关于下发沈阳分公司公文处理流程的通知分公司各分支机构、各部门:根据总公司《中国平安保险(集团)股份有限公司公文处理办法》的要求,为健全和完善分公司全辖的公文管理制度,加强公文管理,保证分公司全辖公文处理工作的规范化、系统化,分公司办公室结合总公司公文处理的相关规定,特制定了《沈阳分公司公文处理流程》,现予下发。请分公司各分支机构、各部门遵照执行,严格按此公文处理流程进行各种公文管理,并立即组织相关人员对本单位以往的公文进行自查,完善相关手续和公文归档管理。特此通知
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