曲轩呼叫中心系统设计方案白皮书

曲轩呼叫中心系统（客户服务中心）白皮书版本号2.0上海曲轩电子科技科技有限公司TEL:021-64191604FAX:[phone]-曲轩呼叫中心系统(TransCallCenter)产品白皮书呼入曲轩呼出未来曲轩呼叫中心系统（客户服务中心）白皮书版本号2.0上海曲轩电子科技科技有限公司TEL:021-64191604FAX:[phone]-关于曲轩电子上海曲轩电子科技有限公司(ShangHaiTransElectronicTechnologyCo.,Ltd)是一家以计算机软件开发为主，专业从事计算机语音集成技术（CTI）开发的高科技企业。公司主要产品有自动传真系统，呼叫中心系统，电话数字录音系统，语音查询系统，语音通知系统，语音信箱，网络工程等通讯产品及服务，并提供各行业的相关解决方案。本公司具有雄厚的技术实力，严格按照国际标准研发和实施相关系统，已经成为国内业界著名的CTI开发商及供应商之一。根据各行业的特点和用户的要求，本公司不断更新产品，为客户提供易用，好用，稳定的软件产品。本公司本着“品质第一、服务第一”的经营理念，经过长期的实践，建立了一套合理的质量管理制度和完善的售后服务制度，以“上乘的品质、优质的服务、合理的价格”将不断创新的产品推向市场，为广大用户提供满意的服务。曲轩电子所有产品主要服务于政府、税务局、工商局、燃气公司、海关、公安、烟草、环保、物价局、质量技术监督局、社会保险管理局、水利厅、劳动局、医院等政府及企事业单位。并致力于在制造业、物流、贸易、进出口、旅游社、房地产、银行、航空公司(机场)、铁路、电力公司、自来水、燃气公司、电信等行业中推广CTI产品的应用。引言呼叫中心是利用计算机电信集成(ComputerTelephoneIntegration,CTI)技术建立起来的综合信息服务系统，也叫企业客户服务中心。这一中心的建立能让企业在最短的时间内处理尽可能多的用户呼叫，包括用户咨询、售后服务、查询、订购、投诉等等，为企业的用户提供良好的服务。用户可以通过企业呼叫中心的统一特服号码（如800电话）得到方便快捷的相关服务。随着我国电话用户的不断增加（4亿户），电话用户将超过任何通信媒体的用户数。如果企业能充分利用电话这一新兴的服务平台，将在信息时代竞争中取得致胜的法宝。这也是为什么呼叫中心能与电子商务并称为IT界的两大特点。可以说，呼叫中心对于企业的真正作用便是帮助企业进行“客户关系管理”及为企业带来新客户留住老客户。呼叫中心包括了呼叫处理、路由选择、自动语音应答、座席话务员管理、呼叫与数据库集成等多种技术，根据用户的需求，可以提供不同功能的服务。例如：在产品售后服务内容的呼叫中．心中，用户在产品使用过程中出现的问题，将直接转接到熟悉该问题的座席服务人员处，为用户提供更方便的服务。呼叫中心改善了与顾客的反馈信息，提高了为顾客服务的质量，在为企业带来良好经济利益的同时，也为企业树立了良好的外部形象，因此，呼叫中心近年来发展速度很快。呼叫中心不仅能够帮助公司保持同他们顾客间的良好关系，而且也会在顾客服务质量、技术支持能力和推动促销活动中起关键作用。拥有呼叫中心后，就能够进行有关的售后服务，及时解决用户在使用中出现的问题，并可以进一步地提供深层次的服务，不断地吸引用户；同时，也可以向新的用户群体进行产品宣传，扩大市场的占用率，这样帮助公司保持老用户的同时，又吸引了新用户，不断促进企业的发展。最初的呼叫中心仅由话务员接听，由于其不一定是专业人员，因此常常难以提供满意的服务。采用了计算机语音成技术后，与数据技术结合，话务员不仅可以从中直接呼入用户的有关信息（如用户的姓名，对哪方面产品感兴趣等），而且可以从数据库中取出专业信息（而不是要求随时有关专家服务），为用户提供良好的专业一级的服务。在激烈的市场竞争中，这种高质量的服务和较低的运营成本，能够帮助公司立于不败之地。由于现在的市场中，顾客就是上帝，而其需求不断变曲轩呼叫中心系统（客户服务中心）白皮书版本号2.0上海曲轩电子科技科技有限公司TEL:021-64191604FAX:[phone]-化，并且变化越来越快，哪个公司能够为用户提供更快、更好的服务，就能够在市场中获得较优势的竞争地位。因此，呼叫中心正变得越来越重要。目前，我国的经济不断发展，市场竞争层次不断提升，对信息化水平的依赖程度越来越高，企业界使用呼叫中心的热情将不断增加。目前，我国的呼叫中心市场还刚刚起步，许多市场还是空白，这为提供呼叫中心业务的企业提供了良好的机遇，其中拥有5到50个座席人员的中型呼叫中心的市场具有很大的潜力。在未来的几年间，呼叫中心在我国会取得很大的发展。在日益激烈的市场竞争中，除了传统的竞争特点外，如技术的先进性、产品的质量等，目前的市场竞争表现更多地集中在争取客户或客户群上，更多的客户意味着更多的机会，更多的市场份额；这也同时意味着企业必须提供更丰富的服务手段，以满足客户随时随地请求服务的需要，同时也允许客户按照自己的方式来享受服务。那些以传统方式经营和服务的企业，已经无法满足现代客户的要求，无法在现代争夺客户资源的竞争中取得优势。为此，许多企业开始借助于信息化技术的应用，特别是利用计算机电信集成(ComputerTelephoneIntegration,CTI)技术为核心的客户服务中心，通常也称为呼叫中心，或CALLCENTER，来改善服务。客户服务中心起源于发达国家对服务质量的需求，其主旨是通过电话、传真等形式为客户提供迅速、准确的咨询信息以及业务受理和投诉等服务，通过程控交换机或带语音板卡的计算机的智能呼叫分配、计算机电信集成、自动应答系统等高效的手段和有经验的人工座席，最大限度地提高客户的满意度，同时自然也使企业与客户的关系更加紧密，是提高企业竞争力的重要手段。客户服务中心（呼叫中心）作为一种能充分利用现有通信手段和计算机技术的全新现代化服务方式，已引起越来越多人的关注。随着全球范围内商业竞争的日趋激烈，企业更是将呼叫中心视为在竞争中出奇制胜的法宝。近年来，客户服务中心在世界各地都呈现出高速发展的局面，全球每年由呼叫中心促成的销售额已高达6500亿美元。专家预测，在二十一世纪，呼叫中心将迅速发展成为全球商业竞争的焦点。随着现代社会的迅猛发展，计算机以及通讯技术已经成了社会各个行业的主要服务手段。社会公众的服务观念也随之发生了很大的变化，服务质量已成为大家日益关心的话题。客户服务中心作为连接客户和企业的桥梁，拥有数据集中、规模化、高效率、服务功能强、速度快、素质高的现代化服务手段，将传统的来访接待室、柜台、会客室、业务室等的客户接待方式，转变为以计算机技术、网络技术、通讯技术为基础的不受时间、地点、场合限制的高效率的自助服务与人工服务有机结合的服务方式，是未来客户服务的发展方向。对于现代企业来说，充分利用电信资源，拓宽服务范围，全面满足客户需求，为公司带来更大的利润，是当前企业的发展方向。有效地利用电信资源，建立客户服务中心，塑造一个服务周到、工作高效的企业形象，是企业追求的目标。本方案是曲轩电子根据中小企业设计的，这个融合了电信资源与计算机技术的客户服务中心，为客户与公司的交流创造了一个高效的通道。呼叫中心的发展经历了以下几个阶段：第一代呼叫中心：简单的人工热线电话；第二代呼叫中心：交互式自动语音应答系统(IVR)；第三代呼叫中心：基于CTI技术的呼叫中心；采用CTI(ComputerTelecommunicationIntegration，计算机电信集成)技术实现语音和数据同步的兼有自动语音服务和人工服务的呼叫中心系统。随着计算机网络技术的不断发展，特别是近年来计算机电信集成技术的发展，以CTI技术为核心，集语音技术、呼叫处理、计算机网络和数据库技术于一体的呼叫中心系统得到了广泛应用。这一代呼叫中心主要以电话、传真用户为服务对象。随着Internet技术的不断发展和网络的日益普及，为人们提供了更多更好的现代化通信和信息处理手段，以电话用户为服务对象的呼叫中心已经不能满足市场的需求，人们迫切需要一种能够与技术发展保持同步的呼叫中心。第四代呼叫中心：多媒体呼叫中心采用多媒体技术，支持用户以电话、传真、手机、电子邮件、因特网(WEB)、网络电话(VOIP)曲轩呼叫中心系统（客户服务中心）白皮书版本号2.0上海曲轩电子科技科技有限公司TEL:021-64191604FAX:[phone]-等各种方式接入的多媒体呼叫中心。2000年初，业界正式提出了多媒体呼叫中心的概念，呼叫中心从此进入除了提供传统电话、传真等服务方式外，还支持电子邮件、信函、因特网、手机短消息、网络电话等多种接入方式，同时提供相应的多媒体服务手段。典型的呼叫中心主要由接入排队设备（ACD）、交互式语音应答（IVR）、计算机语音集成（CTI）服务器、人工座席代表（AGENT）和后台业务处理系统构成。呼叫中心在硬件实现方案上有两种方式：1.基于前置交换的排队交换机的呼叫中心(简称交换机方案)这种方案的核心思想是在专用交换机+自动话务分配(AutoCallingDistribution，ACD)的基础上扩展路由和统计的功能,开放CTI-Link接口,用CTI技术实现通信和计算机的功能结合,再配以必要的语音和数据库系统,从而以强大的通信和计算机功能满足呼叫中心的要求。这种方案可以在结构上清晰地区分开计算机系统和通信系统,CTI服务器是协调控制二者的连接设备,保证人工座席和IVR(InteractiveVoiceResponse,交互语音应答系统，或称为自动语音服务系统)可以充分利用数据资源和呼叫处理资源。2.基于后置交换的工控机＋语音板卡的呼叫中心(简称语音板卡方案)这种方案以近几年发展迅速的微机语音处理技术为基础,其基本思想是在微机平台上集成各种功能的语音处理卡,完成通信接口、语音处理、传真处理、坐席转接等功能,再结合外部的计算机网络实现呼叫中心系统的需求。语音板卡方案的核心思想是在微机（通常采用工控机）平台上集成各种功能的语音处理卡，如语音卡、传真卡、座席卡、会议卡等板卡，这些板卡通过互联总线连接起来，以实现线路交换的功能；完成通信接口、语音处理、传真处理、坐席转接、会议等功能；通过板卡之间的互联来实现不同资源之间的线路交换，再加上计算机网络实现应用系统的各种需求。第一章曲轩呼叫中心系统概要严峻的挑战和激烈的竞争,给企业带来无限的商机,谁能够满足客户更多的需求,为客户提供更完美规范的服务,提高内部工作效率,有效管理和利用客户资料,快速响应客户的各种疑难问题,谁就能曲轩呼叫中心系统（客户服务中心）白皮书版本号2.0上海曲轩电子科技科技有限公司TEL:021-64191604FAX:[phone]-赢得客户,在激烈的市场竞争中站稳脚跟。显然,保持与客户的密切联系成为任何企业组织所梦寐以求的一份最有价值的财富。因此,如何满足客户不断增长的需求,如何使客户能够最方便、最快捷地得到企业提供的优质服务,以保持良好的客户关系、巩固现有的市场地位、提升服务水准,已经成为企业必须面对的首要问题。一、呼叫中心的基本作用（1）提供每周7天，每天24小时的不间断服务，并允许顾客在与业务代表联络时选择语音、IP电话、电子邮件、传真、IP传真、文字交谈、视频信息等任何通信方式。（2）事先了解有关顾客的各种信息，不同用户安排不同业务代表与之交谈，并让业务代表能做到心中有数。（3）呼叫中心不是“支出中心”，而是不仅有良好的社会效益，同时有好的经济效益的“收入中心”。（4）呼叫中心对外面向用户，对内与整个企业相联系，与整个企业管理、服务、调度、生产、维修结为一体，它还可以把从用户那里所获得的各种信息、数据全部贮存在庞大的数据仓库（DataWarehouse）中，供企业领导者作分析和决策之用。（5）呼叫中心采用最现代化的技术，有好的管理系统，随时可以观察到呼叫中心运行情况和业务代表工作情况，为用户提供最优服务。二、呼叫中心的核心价值1大幅度提高服务质量通过电脑自动服