GSS文件编写培训

金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!GSS文件编写培训12017/11金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!2一、文件的重要性二、文件的架构三、文件的结构四、流程图绘制五、文件的审查、批准六、公司文件格式示例目录金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!3文件在ISO9001体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：1、符合标准要求在ISO9001的条文中,要求组织“建立并保持文件化信息”.2、工作的依据建立文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.文件的重要性金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!文件的重要性(续一)3、提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.4、防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.4金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!文件的重要性(续二)5、改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.6、增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.5金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!6目前建立的体系文件,金安世腾将文件架构分为四个层次,即:一级文件:质量手册二级文件:程序文件三阶文件:工作指导书/管理办法四阶文件:记录表单体系文件的架构金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!7文件架构的说明质量手册：对于制造业公司来说,质量手册是公司在管理制度上的根本大法,叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册是要求我们应该要做哪些工作。我司定义：《质量手册》是GSS公司质量的第一级文件，它阐明了GSS公司的质量环境方针和管理体系的范围。体系文件的架构(续一)金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!8程序文件程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。体系文件的架构(续二)金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!体系文件的架构(续三)•工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。•记录表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编制文件时，就应适当的设计用以做记录的表格。值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。9金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!体系文件的架构(续四)•一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序；而工作只和自己部门有关的作业，在编制文件时做成指导书的格式。•一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。10金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!11一份文件的结构往往根据文件内容的需要，完整的结构有：1.目的2.范围3.术语和定义4.职责5.程序内容6.引用标准（如有，请填写）7.相关文件8.记录文件的结构金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!12现将文件结构应叙述的内容做详细叙述:1.目的应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?表述时采用如下措辞开头：为了……，特制定本程序。2.范围规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性。表述时采用如下措辞开头：本程序（指导书）适用于……文件的结构(续一)金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!文件的结构(续二)3.术语即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.4.职责即在文件运行中相关部门及人员所担负的职责,一般在文件叙述时常会就相关人员的职责略叙述。对文件中主要事项和责任部门予以清晰规定。13金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!145.程序内容即工作执行的方法、过程和要求,一般将程序内容的编写分为两部分.(1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,对流程中的每一个步骤用文字来进行详细描述和说明。(2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合。即由谁(WHO)，在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H,都有可能使文件的内容不易理解。文件的结构(续三)金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!15例如：针对目前金工车间急缺检验员的情况下，由冷作车间检验员张三于11月20号上午在金工车间做巡检工作，为预防不良品流入下一工序，必须依检验标准执行。简单解释上述含义金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!文件的结构(续四)相关文件用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好将文件的编号同时附在文件名之前会易查找。记录一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称前。以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循此固定的结构,但是为了整齐亦可统一文件结构.16金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!流程图绘制•在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。–流程图经常将用的符号17金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!流程图绘制（续一）•责任人记录•零部件供应商外部供方送货单•采购工程师采购到货单仓管员采购到货单18供应商送货本公司仓库核对送货单与实物收货此范例将单位以表示而将执行的工作以来区分，这是一个最简单的流程图。流程图将执行项目，负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制做流程图的常见方法之一。金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!流程图绘制（续三）总之，使用流程图的目的就是清晰明白，一目了然，如果有些工作太过繁杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。19金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!20文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用。对于规模较大的公司，对于文件的审核和批准，规定了不同审核和批准方式，例：文件的审查、批准金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!文件的审查、批准（续一）GSS公司文件、核准权限21文件类别审核批准手册各部门经理总经理程序相关部门经理总经理工作指导书各部门主管各部门经理图纸工程部主管工程部经理一般来说结合相关部门经理审查文件最主要的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补充，以使文件的内容更完善和具操作性。金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!22公司文件格式金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!23金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!24金安世腾汽车安全系统有限公司倾听客户对产品之要求及做出他们的期望!25