公文处理基础知识讲座

公文处理基础知识为什么要学习和加强公文处理知识？做好公文处理是依法行政的重要保证；做好公文处理是加强机关建设的必然要求；做好公文处理是每个国家公务人员应该掌握的基本技能和应尽的职责；目前公文处理工作存在的问题比较多。第一讲公文的一般知识第二讲公文的基本格式和常见问题第三讲公文的行文规则和常见问题第四讲公文处理的基本知识第五讲常用文种写作第一讲公文概述一、公文的基本含义公文即公务文书，是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。一、公文的基本含义公文的基本含义可以从四个方面理解：①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织；②公文形成的条件是行使职权和实施管理；③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料；④公文是办理公务重要工具之一。一、公文的基本含义行政公文是应用文的重要组成部分，不仅在国家各级行政机关通用，而且还通用于各类企业、事业单位和群众团体，使用范围非常广泛。行政公文是一种法定公文，它的种类、格式、行文规则、办理及管理，都有明确的要求：《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》二、公文的作用（一）发布政令，传达决策；（二）指导工作，推动工作；（三）工作依据，检查凭证；（四）沟通信息，联系公务；（五）宣传教育，统一思想。三、公文的特点1、公文有法定的作者；2、公文有法定的权威；3、公文有特定的效用；4、公文有规范的体式；5、公文有规定的处理程序。四、公文的分类1、按使用范围划分：专用公文：由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域的国书、照会、条约等；司法机关的起诉书、判决书；卫生监督执法文书。此外，军务公文、经济公文、教育公文等。通用公文：是通行于各机关、团体、企事业单位的公文。如通知、请示、报告等。四、公文的分类2、按作用划分知照性公文；成务性公文。3、按行文方向划分上行文、下行文、平行文：(1)上行性公文：下级向上级呈送的公文。文种：请示报告意见行文方式：逐级行文越级行文(2)下行性公文：上级向下级递送的公文。文种：命令决定通报批复会议纪要行文方式：逐级行文多级行文越级行文(3)平行性公文：同级或不相隶属的机关、团体和单位之间的行文。文种：函公告四、公文的分类五、公文的标准化行政机关公文处理的目标：规范化、制度化、科学化规范化：是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规程、方式和要求，完成结果要达到一定标准、规格。制度化：是规范化在一定程度上上升为法制化，或纪律化，在公文处理中建立并执行一整套的处理制度。科学化：是指公文处理的规范、制度应当建立在科学的基础上，符合公文处理运行的规律和实际。对于科学化的含义进一步延伸，还应当包括公文处理中运用现代科学技术，采用现代化的办公手段。五、公文的标准化八十年代前，专项的、零散的，没有形成完整的制度。1981年2月，国务院办公厅：《国家行政机关公文处理暂行办法》；1987年2月，国务院办公厅：《国家行政机关公文处理办法》；1993年国务院办公厅再次修订：《国家行政机关公文处理办法》；2000年8月，国务院：《国家行政机关公文处理办法》。六、公文处理的原则和基本要求1．政治性；2．实事求是；3．精简、准确；4．及时、高效；5．安全、保密。七、行政公文文种简介现行党委机关常用公文14种：决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要现行国家行政机关常用公文13种：命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要七、行政公文文种简介（一）命令（令）是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文。适用于发布法规、宣布重大行动和举措，嘉奖有关人员等。注意：个人发布命令时，必须代表组织，因此必须冠以职务名称。党内不发命令。七、行政公文文种简介（二）决定适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。七、行政公文文种简介（五）通知在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。七、行政公文文种简介（六）通报适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。七、行政公文文种简介（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关部门请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。现行国家行政机关的常用公文13种：命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要第二讲公文格式及常见问题一、公文用纸要求2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》规定：我国行政机关公文用纸一律采用长297毫米、宽210毫米的国际标准A4型。《中国共产党机关公文处理条例》规定：党委公文可用16K，也可用A4。目前，实际使用的均是16K。《国家行政机关公文格式》规定，凡未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。二、公文图文的颜色三、公文的排版规格与印刷装订要求1、排版规格公文标题居中排一行或数行，用2号标宋体。正文用3号仿宋体。一般每面排22行，每行28个字，从左至右横写横排。2、印刷要求双面印刷；版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。页码套正，两面误差不得超过2mm。3、装订要求左侧装订。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。四、各要素标识规则及常见问题党政机关正式公文基本要素16个：版头、秘级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记。根据位置，将这些要素划分为眉首、主体、版记三部分。眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称训眉首主体置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体版记置于主题词以下的各要素统称版记主体四、各要素标识规则及常见问题（一）眉首又称文头、发文机关标识。国家行政机关正式公文的眉首一般由版头、秘级、紧急程度、发文字号、签发人组成。份号秘密等级和保密期限空一字版头发文字号（一）眉首1、版头。由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成，置于公文首页上部居中，用庄重、醒目的字体套红印刷。①“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。②“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。（一）眉首2、密级。公文的秘密等级。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。有保密要求的公文应确定具体密级。3、紧急程度。对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。秘密等级、紧急程度应视文件内容需要标注。党委文件规定标左上角，政府文件标右上角。（一）眉首4、发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置。固定模式为：机关代字+〔年份〕+顺序号（一）眉首：4、发文字号：机关代字+〔年份〕+顺序号⑴机关代字：发文机关名称的极度简缩。一经确定，不得随意改动。如：商发商政发、商政卫发;陕政字商政字商政卫字商政函商政卫函上行文一律用“字”，下行文一律用“发”，平行文一律用“函。⑵年份：发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，不得用圆括号或别的括号。序号：是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。如：商政卫发〔2007〕33号机关代字年份序号〔〕六角括号（一）眉首5、签发人上报公文应在发文字号同一行的右侧标注“签发人”。“签发人”后面标注签发人姓名。“签发人”一项的具体位置，行政公文跟党的公文一样，都规定标在红头下方右侧，也就是发文字号右边。平行排列于发文字号右侧签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。居左空1字居右空1字主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。（一）眉首6、横隔线隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线政府机关一般为一条完整的红色横线横隔线位于发文字号下方（二）主体主体也称正文，一般包括标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期、印章、附件7个部分。（二）主体1、标题公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。应准确、简要地概括公文主要内容，一般由发文机关名称、公文主要内容和文种三部分组成：发文机关+（关于）事由+（的）文种例如：《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》《商洛市卫生局关于组织开展年度目标责任督查活动的通知》（二）主体公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。不能以引用文件字号代替内容提要。公文标题方面存在的问题⑴要素不全，随意省略发文机关；⑵标题内容不精炼，不明确，不规范：A、不明确。例如《关于尽快修复三号公路的请示》B、不简炼。例如《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》C、不规范。例如，《呈报扩建校舍由》《转发监察部监发﹝2004﹞2号文件的通知》⑶文种使用不当。主要是请示报告不分，报告夹带请示事项，甚至自造文种，如《关于xxx问题的请示报告》、《关于xxx问题的汇报》，等等。⑷标题过多使用标点符号。（二）主体2、主送机关主送机关就是受理公文的机关，俗称“抬头”。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印，与标题之间上下空一行距离。向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。（二）主体3、正文公文的主体。即公文的具体内容，是公文的核心部分，用来表述公文的内容。正文的写法从内容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文书写时需注意：首先，需要使用序数符号标明层次时，一般第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用：“1.”，第四层用“（1）”。其次，排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。第三，公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。第四，引文表述要准确。（二）主体4、附件附件是对公文正文的说明、补充或参考材料。公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前标识。附件的格式为：附件：序号+标题+件数（二）主体5、发文机关（落款）指正文之后、附件之下所署发文机关名称。党的机关公文要求署名，署名用