SAP系统界面优化项目实施方法研究及应用

SAPERP系统界面优化项目实施方法研究及应用介绍了山东电力集团公司ERP(企业资源计划管理)系统针对用户操作易用性问题，引进GuiXT桌面套件作为软件平台，对界面优化项目进行实施的情况。山东电力集团公司自2009年进行ERP系统建设，2010年在17个地市级供电公司上线运行。随着ERP项目建设完成、高级应用项目顺利上线，企业级一体化、标准、统一的系统平台正有步骤、有计划地深入应用，大大提高了各个业务环节的运营效率，增强了各相关业务环节之间的衔接及时性、有效性，提高了业务流程的规范性、可控性。提升ERP实用化水平，巩固前期建设成果，发挥一体化支撑平台优势，促进信息化建设再上台阶，以信息平台促业务发展深化、以业务发展促信息平台优化，成为ERP应用后的新目标。一、ERP系统用户操作存在的问题为进一步推进ERP应用，及时发现并解决制约ERP应用效果的问题，山东电力集团公司ERP办公室组织ERP实施团队和运维人员，对ERP上线运行一年多来记录的6000多条运维支持记录进行了详细的分析与梳理。得到如下结论：一方面，随着ERP系统应用日常化，用户操作水平逐渐提高，问题描述更清晰、准确，运维支持效率更高；但另—方面，用户操作问题仍是运维支持过程中所占比重最大(达到90％以上)、出现频率最多(共计5000多次)的问题。用户对本岗位部分常用的业务操作流程还不够熟悉，操作步骤还不连贯，容易遗忘或不知如何完成某些特定操作；用户操作问题不仅发生在某一个模块内部，因误操作或漏操作引起跨模块集成业务不能及时、正确流转的问题也比较突出；用户对辅助业务操作的信息需求增大，但因为种种原因(例如不熟悉事务代码、不知如何选择查询条件或添加报表字段)尚不能快速、正确自助获得这些辅助信息；用户对逆向操作的需求增大，但对逆向操作的步骤还不熟悉；用户容易忽视或错误填写稚分重要数据项，对数据的自查能力还有待提高；随着各专业管理系统(如财务管控、基建管控)与ERP的集成业务范围越来越广泛、深入，与集成相关的操作问题也呈现出明显的增长趋势。为找到以上问题的原因，进一步了解用户使用情况，山东电力集团公司ERP办公室组织开展了关于ERP用户使用体验与期望的调研访谈工作。被调研人员主要反映了以下问题：SAP系统标准菜单和个人菜单都不便于快速找到相应的事务代码；SAP系统操作界面上包含大量字段，必须输入的字段掺杂其中，不便于准确定位，部分常用操作还需要在多个页面中切换输入敷据。操作繁琐、难度高；SAP系统操作界面上部分按钮描述不好理解或没有描述，导致不敢操作、不会操作或误操作、漏操作；SAP系统标准提示信息晦涩难懂，最新版用户手册、流程图获取渠道不畅通；SAP系统部分字段显示为编码，而不是对应的描述，造成二次查询，报表数据丰富性还需要完善；部分SAP系绕字段描述不符合电力行业使用习惯，容易误解；随着财务管控、基建管控等专业系统应用，日常业务操作人口增多，被迫适应不同的系统界面、操作风格，系统之间的切换操作也较为繁琐，系统层的业务操作划分也不明确。实施界面优化项目，可以避免或不同程度地解决上述问题。加之，至ERP一期建设开始，使用人员就提出了改善界面友好性的诉求；县级供电企业ERP推广工作开展在即，为其提供了良好的实施时机，山东电力集团公司决定在已建成的信息系统基础上，实施界面优化项目。二、界面优化工具GuiXT概述界面优化采用GuiXT桌面套件作为软件平台，该产品由Synactive公司开发，集成在SAP标准产品之中，和SAPERP系统无缝集成。GuiXT与SAP标准产品绑定在一起，可应用于电脑和移动设备，简化系统操作，且不需修改任何SAP的程序和配置。GuiXT架构图如图1。GuiXT主要有五大特点。点击图片查看大图图1GuiXT架构图1.用户友好可调整界面布局、屏蔽冗余字殷、修改字段描述、合并多屏幕为单屏幕、嵌入丰富文档、网页可修改输入帮助。2.简单易用开发语言标准、简单，易于掌握；图形设计界面，所见即所得。3.成本低支持SAP标准及客户化开发的界面，支持所有模块，支持JAVAGui、HTMLGui；实施周期较ERP建设周期短；项目实施后运行维护简单。4.效率高不影响原流程逻辑、权限设计，额外的开发量与ERP建设相比大大减少；能在较短的时间内达到很好的改善用户体验的效果，使用户快速体会到项目实施价值。5.稳定持续绑定在SAP标准产品中，可与SAP一起升级；合作伙伴、OSS、原厂商组成三级支持体系。三、界面优化项目实施的目标和原则1.总体目标通过实施界面优化项目将达到以下总体目标：(1)通过界面优化，搭建符合国家电网公司应用规范、具备山东电力管理特色的优化界面，推进系统应用规范化、标准化。(2)通过界面优化，改进SAP系统用户友好性，改善用户使用体验，提高用户使用积极性。(3)通过界面优化，降低SAP系统操作难度，减少操作出错概率，提高业务流转的正确性与流转效率。(4)通过界面优化，帮助用户快速掌握SAP系统，降低系统运维成本，提升运维水平。2.实施原则根据山东电力集团公司ERP建设经验，遵循国家电网公司关于ERP系统应用的各项要求，界面优化项目遵循“统筹规划、统一领导、统一实施”的原则。统筹规划：界面优化项目是山东电力ERP系统应用提升工作的重要组成部分，需根据国家电网公司和山东电力集团公司信息化工作统一规划、统筹安排、协调实施，处理好项目实施与其他信息化工作之间的关系，充分考虑项目实施过程中已建成系统(包括：ERP系统、工作流、高级分析、财务管控等)的运行、维护和管理。统一领导：界面优化项目涉及财务、物资、项目、设备管理，同ERP一期建设、高级应用项目一样，是一项涉及多个业务部门、需由ERP办公室和科信部牵头实施的项目。ERP办公室负责指导项目实施工作；科信部负责协调、保障项目建设所需的各项资源，控制项目的进度和质量，协调问题解决，推动项目的执行；各相关部门单位负责配合完成与本部门单位业务相关的项目实施工作，及时沟通工作中的问题与建议，协调、提供项目实施所需要的本部门业务数据、资料。统一实施：界面优化项目实施内容以规范化、标准化为主。在项目组织范围内采用统一收集需求、集中设计蓝图、统一部署功能、同步实现应用的实施策略，确保项目实施过程中产生的各项文档和技术要求遵循统一标准，项目实施结果符合预期目标。四、项目实施范围1.组织范围山东电力集团公司界面优化项目的实施总体范围包括：集团公司本部、所属18个地市供电公司及96个县供电公司。2.功能范围借助界面优化工具GuiXT与WebUI，对山东电力财务管理、项目管理、设备管理、物资管理界面进行调整、完善、优化。主要涵盖如表1所示的各方面。表1界面优化表点击图片查看大图五、项目实施1.项目计划与准备阶段该阶段主要开展项目实施的前期准备工作，主要包括具体工作计划的制定、所需系统环境与工作场地的准备、用于需求收集的各类文档准备，为项目后续实施工作的顺利开展打好基础。2.需求收集与分析阶段该阶段主要进行业务需求收集与梳理，了解需要进行界面优化的对象与优化内容，确定项目范围并结合最佳实践向用户提出实施建议，作为下一阶段蓝图设计的依据。3.蓝图设计与确认阶段该阶段为根据业务需求进行详细的蓝图设让出具蓝图报告，进行蓝图演示，确保所涉及的蓝图与业务需求严格对应，指导下一阶段系统实现。4.系统开发与配置阶段该阶段参照确认的蓝图设计进行详细的系统实现，包括功能说明书的编写、二次开发程序编写、系统配置新增与调整、用户权限设计等。5.系统测试与调整阶段该阶段主要开展单元测试、集成测试与权限测试等系统测试工作，通过测试发现系统开发与配置时可能忽略或引起的问题，将问题分析整理为测试报告并给出调整办法，使二次开发程序、系统配置、用户权限满足既定的功能设计与业务需求。6.上线试运行准备阶段该阶段完成上线试运行的准备工作，包括最终用户的权限收集与分配、最终用户培训、制定上线试运行计划、生产环境切换、各类支持文档准备等。7.上线试运行支持阶段该阶段是对已上线试运行的系统功能进行业务与技术支持，帮助用户熟悉系统应用，及时对应用中产生的问题予以解决。六、项目实施效果通过运维队伍运维分析，界面优化项目实施带来很大的成果。工作台成为便捷、直观、多功能的工作台菜单；业务流程导航图实现了项目流程可视化，规范业务流程，缩短员工培训周期，推进业务信息系统实用化；待办提醒自动将用户关注的事项进行提示；术语化标准通过修改SAP专业术语，更加贴近电力公司实际的工作场景，更易理解；多屏幕合并即合并了多个屏幕，简化用户操作；多业务场景合并，在整合屏幕字段的同时简化流程步骤，将同一流程步骤的多个业务操作进行整合；业务公告栏增强页面提示，及时发布通知或新增功能提醒并提供下载附件功能；集成用户手册由线下变为线上，在关键业务流程中集成用户手册，方便用户及时便捷查询，提高效率；财务月结时间表实现有效管理财务月结，提高月结工作效率，加强日常工作的管理；会计凭证输入，改造会计凭证输入屏幕，提高凭证录入效率。七、结语通过EPR系统界面优化项目的实施，基本解决了ERP系统用户操作存在的问题，巩固了ERP系统建设成果，提高了ERP系统实用化水平。