EXCEL实用基础教程

EXCEL实用基础教程2019.05.19初步介绍EXCEL及常用术语，使学员更深入地认识EXCEL的各项功能。课程目标介绍和演示一些快捷操作，使学员有效提高录入速度，提高工作效率。从不同的用法中展示IF、VLOOKUP等几个常用函数的使用方法和应用范围，使学员能在练习中融会贯通。通过展示EXCEL图表的基本要素，使学员能完成基础的图表制作。第一部分：认识EXCELEXCEL是什么EXCEL的历史版本认识EXCEL2019的菜单EXCEL2019与2019比较第二部分：加快你的编辑速度第三部分：准确的完成各种运算第四部分：用图表展示你的数据目录EXCEL是什么？对数据进行记录、计算、分析电子表格软件1093xls621doc214ppt我的工作电脑MicrosoftOfficeWordOutlookPowerPointEXCELprojectvisioAccessEXCEL的历史版本19851.0Mac系统了解EXCEL菜单EXCEL能完成哪些操作？EXCEL2019页面风格关闭工作簿关闭程序5单元格4列标（字母）3行标（数字）6单元格区域2工作表1工作簿0程序编辑栏名称框标题栏菜单栏工具栏快速帮助状态栏了解EXCEL菜单1-编辑菜单基本的：剪切、复制、粘贴查找、替换删除会带给你惊喜的：选择性粘贴定位了解EXCEL菜单2-插入菜单基本的：单元格、行、列工作表批注会带给你惊喜的：函数图表了解EXCEL菜单3-格式菜单基本的：单元格、行、列会带给你惊喜的：条件格式了解EXCEL菜单4-数据菜单基本的：排序筛选会带给你惊喜的：有效性分列了解EXCEL的菜单5-其他菜单你需要熟悉的：文件-新建、打开、关闭、保存文件-页面设置、打印预览、打印视图-工具栏工具-选项窗口-冻结窗口帮助-MSEXCEL帮助鼠标右键快捷菜单EXCEL2019与2019的页面风格EXCEL2019的菜单项目Excel2019Excel2019扩展名.xls.xlsx列，行256*6553616384*1048576Excel可以使用的内存1GB2GB单元格中的条件格式3受可用的内存限制表格或单元格区域中排序层级364自动筛选中下拉列表的项目100010000可以显示在单元格中的字符数102432768单元格中可以打印的字符数102432768公式中的字符数10248192公式中的嵌套层级764函数中的参数30255数据透视表中的列数25516384EXCEL2019与2019功能比较本节回顾Excel是MicrosoftOffice的组件之一Excel是电子表格，用来处理数据Excel已有25年的历史，2019和2019是主流版本Excel界面中的区域和关键名词Excel的各种菜单：编辑、插入、格式、数据2019的页面风格2019的新增功能……第一部分：认识EXCEL第二部分：加快你的编辑速度在单元格中录入数据快速移动精确选择调整单元格格式速算和批改第三部分：准确的完成各种运算第四部分：用图表展示你的数据目录在单元格中录入数据（1/5）1、录入日期a)本年度的日期录入，用“/”或“-”分隔月、日，就可以输入一个完整的日期，不用输入年份，也不用输入“月”“日”等中文。如右图所示，在单元格中直接录入“4/15”或“4-15”，则系统自动转化成2019年4月15日。b)如果录入日期不是本年度的，则需要输入年份（可以只输入后两位），比如在单元格中输入“09-2-1”，则系统自动转化为2009年2月1日。c)按ctrl+；可以输入当前日期①a、b两种快速录入方式生效的前提是单元格格式是常规或者日期；②当以省略方式输入时，请注意年份是否准确。特别是每当年初，输入“12/1”实际是今年的12月1日哦。在单元格中录入数据（2/5）2、使用填充柄自动填充a)拖动填充柄：位于选定区域右下角的小黑方块。将用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。此时点击鼠标左键不放再拖动（可以是上、下、左、右任意方向），自动填充单元格。（1）连续数字（2）连续日期（3）以2等差（4）月等差自动填充的内容所遵循的规律很复杂，没有必要刻意记忆。发现填充的内容不是自己想要的，尝试以下的方式。如果还是没有解决，不妨放弃填充柄吧。①按住Ctrl再拖动一次；②拖动结束后在“自动填充选项”中选择；③同时选中两个单元格后再拖动；在单元格中录入数据（3/5）2、使用填充柄自动填充b)双击填充柄：可以向下快速填充单元格，填充的内容类似拖动填充柄，填充的范围遵循以下规则：①填充以本列（或左侧列，或右侧列）为基准，遇到基准列的第一个空白单元格，或本列的第一个非空白单元格停止②只要准备向下填充的单元格内有值，则基准列的选择遵循“本列-左侧列-右侧列”的优先次序；如果数据有很多行，希望一直填充到最后一行数据，请记得双击完之后看看最后一行是否真的被填充。也许在以左侧列或右侧列或本列作为基准列的时候，遇到了意料之外的空单元格或非空单元格，而被提前终止了填充。（2）以左侧列为基准（3）以右侧列为基准（1）以本列为基准在单元格中录入数据（4/5）2、录入相同内容a)复制粘贴、填充柄b)选择需要输入相同内容的单元格，输入内容后直接按Ctrl+Enter。3、利用数据有效性a)对已经设置了数据有效性的单元格，选择该单元格后会出现，可以通过下拉框选择固定的内容，而不用手工录入。（1）选择单元格（2）点击（3）选择选项（4）完成输入数据有效性另一重要作用是保证数据录入规范。但是数据有效性只对将要录入的数据生效，不对已有的数据起作用。在单元格中录入数据（5/5）附、如何设置数据有效性选择需要设置有效性的单元格或区域（可以是不连续的单元格）第1步打开菜单“数据”-“有效性…”，显示数据有效性对话框第2步在“设置”选项卡中的“允许”栏选择“序列”；第3步在“来源”栏输入允许输入的值，多个值之间用英文标点“,”隔开；第4步或者点击“来源”栏的选择一个范围，该范围内有允许输入的值。完成设置第5步快速移动（1/3）1、改变回车后移动的方式有时候我们需要在多个连续单元格中连续录入数据，这些连续单元格有可能是水平方向的，有可能是垂直方向的。为了加快录入速度，希望录入完成并按回车键后自动跳入下一个需要录入数据的单元格，避免换用鼠标或使用方向键的麻烦。这时可以修改“按Enter键后移动”方向和录入顺序一致。设置路径：菜单“工具”-“选项…”，“编辑”选项卡。可供选择的方向有上、下、左、右4四个方向。快速移动（2/3）2、双击单元格边框选中单元格，将鼠标移动到单元格边框上，鼠标形状变成带箭头的十字，这时候双击上、下、左、右边框，可以实现快速向上、下、左、右移动。移动遵循以下规则：①如果选中的单元格是有内容的，则移动到下一个非空单元格为止；②如果选中的单元格是无内容的，则移动到下一个空单元格位置；双击单元格边框和双击填充柄（以本列为基准）在移动范围上是相同，掌握这一点可以更好的理解和使用这两个功能。需要提醒注意的是，单元格是否为空不少以肉眼能否看到单元格中的内容为依据的，空格也是被认为有值的。快速移动（3/3）3、使用名称框在名称框中直接输入单元格列标行标，再按Enter键可以快速移动到该单元格。如右图所示，输入“A30000”后回车可以移动到单元格A30000。适用于由大量数据的表格。4、使用查找适用菜单“编辑”-“查找…”功能也能快速移动到某一特定内容的单元格。区别在于查找是按内容实现移动，名称框是按位置实现移动。5、快速切换工作表在移动工作表的箭头处单击鼠标右键，可以列出15个工作表名，选择你的目标即可。超过15个会以“其他工作表…”的形式展现。记得一定要按列标+行标的形式输入，否则不能实现移动。精确选择1、用shift选择连续的区域先选择一个单元格（或行、列），再选择另一个单元格（或行、列），则在此之间的区域都会被选中。当需要选择的区域已经超出了当前屏幕的显示时适用，与使用鼠标相比更精准，不会出现要么移动没到位，要么移动过头的情况。2、使用定位功能选择不连续的区域选择不连续区域常用的方法是Ctrl，更智能的方法是定位功能。选大范围编辑-定位选中“空值”定位条件…完成A3和A5被选中调整单元格格式（1/4）1、使用快捷键ctrl+1显示单元格格式对话框不要试图通过设置单元格格式改变单元格中已有的内容，例如试图通过将单元格格式从“文本”改成“数字”实现加减等简单运算。如果希望以文本形式保存数字，可以在录入数据之前就将单元格格式改成“文本”。其他情形类似，单元格格式只对未来录入的数据有实质的约束作用。调整单元格格式（2/4）基本做法：选择一个单元格或区域，再点击工具栏的格式刷按钮，再点击需要设置格式的区域。如果选定区域后双击格式刷，则格式刷可以被使用多次，直到再次单击工具栏的格式刷按钮为止2、格式刷3、F4快捷键F4功能键可以重复上一个操作，因此在设置多个不连续区域的格式时，可以先设置一个区域，完成之后选择第二个区域，再按F4功能键，就可以完成第二个区域的格式设置。可以继续第三个、第四个…F4功能键可以重复的不仅仅是设置格式操作，录入、删除等操作均可以重复调整单元格格式（3/4）4、粘贴格式第1步第2步第3步第4步第5步复制A1:B6区域选择D1点鼠标右键，选“选择性粘贴…”选中“格式”完成可以选择的除了格式，还有公式、数值、批注、有效性等内容；常用的是粘贴数值。如果把粘贴数值和粘贴格式组合使用，可以既去除公式，又保留格式。注意一定要先粘贴数值。D1:E6使用A1:B6相同的格式调整单元格格式（4/4）对符合条件的单元格统一设置格式，最简单的方法是使用“条件格式”。5、条件格式第1步第2步第3步第4步选择需要设置条件格式的区域菜单“格式”-“条件格式…”输入条件格式完成把成绩低于60分的设为红色速算和批改（1/4）Excel状态栏提供了6种基本的统计数据，分别是平均值、计数、计数值、最大值、最小值、求和，可以快速获得简单的统计结果。1、利用状态栏的简单统计功能操作方法：选择需要进行上述统计的单元格区域，右键单击状态栏，选择相应的统计功能，即可在状态栏显示结果。使用状态进行简单统计时，被选择的单元格区域中可以有非数字存在，除了“计数”功能外，Excel将自动忽略非数字单元格。如果发现选择单元格区域后状态栏没有出现结果或者结果错误，可能的原因是你所选的单元格文本。速算和批改（2/4）利用菜单“编辑”-“查找…”功能中的“查找全部”，可以显示查找内容的数量，结果在“查找和替换”对话框的右下角显示。2、利用查找功能计数3、利用替换功能批量修改利用菜单“编辑”-“替换…”功能，可以将单元格内容进行批量修改，替换完成后Excel会提醒成功替换的数量。使用替换功能时需要谨慎确认是整个表中的内容都替换，还是只有一部分需要替换。如果是部分需要替换，请先选择需要替换的区域。查找和替换都可以使用通配符“？”和“*”，前者表示一个字符，后者表示任意多个字符。速算和批改（3/4）4、利用选择性粘贴按比例或差额修改数据“选择性粘贴”提供了在粘贴的同时进行运算的功能，可选的运算有加、减、乘、除。第1步第2步第3步第4步在任一单元格中输入1000，并复制该单元格选择B2:B3单元格选择右键快捷菜单中的“选择性粘贴”选中对话框上的“乘”第5步完成把单位“千元”改成单位“元”速算和批改（4/4）5、利用选择性粘贴进行行列转置第1步第2步第3步第4步选择A2:B3单元格选择粘贴目标区域的左上角单元格，例如D2选择右键快捷菜单中的“选择性粘贴”选中对话框上的“转置”第5步完成把行列转置显示只要在256行以内，就可以将整行进行转置，因为超过256行转置后会超过Excel2019允许的最大列数。因为同样的原因，整列是无法进行转置的。本节回顾简化的日期录入，当前的日期录入填充柄Ctrl+Enter双击单元格边框移动用Ctrl选择不连续区域，用Shift选择连续区域双击格