用友时空KSOA软件操作培训手册

湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第1页，共47页KSOA软件操作培训手册建立日期:2013-09-5修改日期:2013-09-6文控编号:JL-HBDCYYYXGS-SK-KSOA-04KSOA软件操作手册版本编号:V1.0作者:胡炼一、前言本文档中将采用如下简称方式：湖北XXX医药有限公司简称湖北XXX武汉时空超越有限责任公司简称武汉时空湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第2页，共47页1．1GSP首营资料操作流程1．1．1GSP首营企业审核操作流程1、首营企业登记1）路径：GSP管理中心首营管理首营企业管理首营企业登记打开登记页面，完整填写企业证照信息，带*号为必填项，点击保存存盘2、首营企业资料审核（业务）1）路径：GSP管理中心首营管理首营企业管理首营企业审批（业务）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第3页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存3、首营企业资料审核（质管）1）路径：GSP管理中心首营管理首营企业管理首营企业审批（质管）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第4页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质管部门主管意见，点击保存4、首营企业资料审核（质量副总）1）路径：GSP管理中心首营管理首营企业管理首营企业审批（质量副总）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第5页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存存盘1.2．2GSP首营商品审核操作流程1、首营商品登记1）路径：GSP管理中心首营管理首营商品管理首营品种登记湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第6页，共47页完整填写商品登记信息。带*号选择为必填项2、首营品种审批表（业务）1）路径：GSP管理中心首营管理首营商品管理首营品种审批表（业务）点击查询在需要的单位右键选择审批。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第7页，共47页在弹出的审核界面，填写业务部门主管意见，点击保存3、首营品种审批表（质管）1）路径：GSP管理中心首营管理首营商品管理首营品种审批表（质管）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第8页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量部门主管意见，点击保存。4、首营品种审批表（物价）1）路径：GSP管理中心首营管理首营商品管理首营品种审批表（物价）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第9页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写财务部门意见，点击保存。5、首营品种审批表（质量副总）1）路径：GSP管理中心首营管理首营商品管理首营品种审批表（质量副总）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第10页，共47页点击查询在需要的单位右键选择审批。在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。1．2．3GSP客户资质审核操作流程1、客户资质登记1）路径：GSP管理中心首营管理首营客户管理首营客户登记湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第11页，共47页完整填写客户资质信息，带*号项为必填项（如果是医疗机构，GSP、GMP及营业执照等信息）。2、客户资质审批表（业务）1）路径：GSP管理中心首营管理首营客户管理首营客户审批表（业务）点击查询在需要的单位右键选择审批。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第12页，共47页在弹出的审核界面，输入业务部门主管意见，点击保存。3、客户资质审批表（质管）1）路径：GSP管理中心首营管理首营客户管理首营客户审批表（质管）点击查询在需要的单位右键选择审批。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第13页，共47页在弹出的审核界面，填写质量负责人意见，点击保存。4、客户资质审批表（质量副总）1）路径：GSP管理中心首营管理首营客户管理首营客户审批表（质量副总）点击查询在需要的单位右键选择审批。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第14页，共47页在弹出的审核界面，输入质量副总意见，点击保存。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第15页，共47页2.2采购业务操作流程2．1．1采购入库业务操作流程KSOA采购管理流程概述：采购部人员根据供应商送货情况填制采购订单进行采购开票。采购订单经采购部长、质管部长、财务部长、质量副总（主要审核价格、数量、质量）审核后，仓储部开票人员开具收货单，通过质量部门GSP验收后，仓储部进行采购入库业务。采购入库后，财务部进行发票登记，财务部以发票登记及付款天数等条件满足情况为依准进行采购结算。采购入库流程：采购订单（采购部、质管部、财务部、质量副总四步审核）采购收货单购进入库质量验收购进入库单(打印)操作步骤：1、采购订单（采购员）1）路径：业务管理中心采购订单采购订单填制详见下图：2）操作界面：湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第16页，共47页在单位编号处，可通过单位名称、单位编号、助记码等模糊查找出单位信息。发货地址维护（需在填写订单前设置好地址）：信息中心客商资料收货地址维护双击单位编号输入框选择单位在收货地址栏输入地址（可填写多个地址）填写完成点击后退湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第17页，共47页在商品编号处，可通过商品名称、商品编号、助记码等模糊查找出商品信息。填写数量、价格等信息，选择对应部门及业务员。最后点击“存盘”，退出单据即可。采购订单审核1）路径:业务审核中心采购单据审核采购订单审核（采购部长）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第18页，共47页2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过3）采购订单审核（质管部长）（操作同上）4）采购订单审核（财务部长）（操作同上）5）采购订单审核（质量副总）（操作同上）采购计划查询1）路径：数据中心采购业务数据采购订单查询采购订单-运输登记若承运方式为委托第三方运输则需填写采购订单-运输登记单1）路径：业务管理中心采购订单采购订单_运输登记湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第19页，共47页2）操作界面：辅助功能提取采购订单因提取的是采购订单，这一步只需要提取后确认信息点击“存盘”即可2、采购收货单(收货员)1）路径：业务管理中心采购收货采购收货单填制详见下图：湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第20页，共47页2）操作界面：1、提取采购订单-运输登记（辅助功能提取采购订单-运输登记）填写批号、有效期至、生产日期、到货时温度等信息。核对无误后，点击“存盘”即可。采购收货时查看印章信息在收货单的又上角菜单中有个“印章及随货同行单式样”，点击可以图片的形式查看相应的印章信息。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第21页，共47页图片维护1）路径：信息中心业务规则上传图片维护点击进入后双击图上相应位置选择图形，浏览找到相应图片进行重命名，点击上传图片后进行保存即可（这里是用来维护需要上传哪些图片的，只需要维护这个图片名就可以了）。供应商卡片里加了个“图片维护”功能1）路径：信息中心客商资料供应商资料维护点击查找选择单位后点击修改湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第22页，共47页进入修改界面后有“图片维护”功能这里左边选了要上传的图片名后，在右边的图片框里双击就可以选择对应图片上传最后在收货单里实现这个功能到货通知单查询1）路径：数据中心采购业务数据采购收货单查询5、购进入库质量验收湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第23页，共47页1）路径：质量检验中心购进入库质量验收详见下图：2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。单据选择填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。检查各项内容是否正确，如单据内容与商品不符，请重新输入正确内容湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第24页，共47页检查数量、批号、效期等数据填写是否正确，如有问题，可进行修改及拆分。如是特殊药品，必须进行第二验收人验收。例如：如药品属于“蛋肽类”，在第二验收人输入人员编号，再输入密码即可。如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。若检验为不合格则生成拒收操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量以及不合格的验收数量，生成两条记录点击“存盘”。随后进入操作合格入库流程，合格入库后质量检验中心药品拒收报告单辅助功能提取验收单据双击选择部门点击拒收卡片填写相关内容以及验收人（验收人可双击选择）确定存盘拒收完成湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第25页，共47页若检验为不确定则生成待验，需进行药品复查。操作方式：右键点击记录复制复制出相同的记录选择合格的验收数量以及不合格的验收数量以及不确定的验收数量（当有不合格和不确定时才有此操作），生成三条记录点击“存盘”。合格药品入库记账后，复查流程：填写复查通知单（注意复查结论）：湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第26页，共47页填写复查通知单后点击存盘进入复查审批：操作步骤：点击查询选择需要审批的单据点击审批进入原复查通知单填写审批意见保存（注意选择复查结论，在复查流程最后可选择合格还是不合格，合格则在入库单单据提取中可提取出来入库）购进入库质量验收查询1）路径：GSP管理中心GSP台账入库验收记录湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第27页，共47页6、购进入库单1）路径：仓储管理中心商品入库确认购进入库单详见下图：2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。点击“记账”，并选择打印单据。湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第28页，共47页2．1．2购进退出业务操作流程购进退出流程：购进退出票单填制购进退出票单审核（采购部长）购进退出票单审核（质管部长）购进退出质量复核购进退出出库单1、退出开票单填制1）路径：业务管理中心购进退出购进退出票单填制详见下图：2）操作界面：退出开票单有两种操作方式：1、手工填写2、提取进货入库单（辅助功能提取进货入库单）湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第29页，共47页退出开票单查询1)路径：数据中心采购业务数据退出票单查询退出开票单审核1）路径:业务审核中心采购单据审核购进退出票单审核（采购部长）2）双击选中要审核的记录，填写审核意见或引用意见。点审核确定或审核不通过3）购进退出审核（质管部长）（操作同上）2、购进退出质量复核1）路径：质量检验中心购进退出质量复核详见下图：湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第30页，共47页2）操作界面：通过双击“相关单据编号”选择需验收的单据。填写单据明细时要注意GSP检验的选择，双击选中的一项，会有一个下拉框，选择相应的选项。以及填写质量意见、退货原因等。单据选择湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第31页，共47页如全部商品检验合格，可通过右键选择“全部检验合格”使明细颜色变绿即可。如有不合格品，需单独选择为“当前记录检验不合格”使明细颜色变红。最后，点击“存盘”即可。药品购进退出复核查询1）路径：GSP管理中心GSP台账药品购进退出复核3、购进退出出库单1）路径：仓储管理中心商品出库确认购进退出出库单详见下图：湖北XXX医药有限公司KSOA项目撰写人：胡炼第32页，共47页2）操作界面：通过双击“票单编号”选择需入库的单据。点击“记账”购进退出出库单查询1)1）路径：数据中心采购业务数据