标准编写软件TCS的应用

标准编写软件TCS的应用TCS的由来TCS2009的新特点TCS2009安装与运行环境系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用标准编写实践TCS的由来为便于标准编写人员编写符合GB/T1.1要求的标准，用软件技术把GB/T1.1要求融入其中，使标准编写人员在编写标准过程中，不用经常查阅GB/T1.1。GB/T1.1—2000出版后，国标委开发了TDS1.0和TDS2.0软件，受到广泛好评，也被广大标准化工作者熟知并使用。GB/T1.1修订过程中，基于以往成功经验，国标委同时开发了TCS2009，在标准发布的同时向参加培训学习的标准化工作人员发放了TCS2009。随后在使用中，国标委针对发现的问题又发布了TCS2010。TCS2009的新特点1、适应多个版本的办公软件——能够自动选择Word版本，选择顺序为：Word2007、Word2003、WordXP、Word2000——如果没有安装MSWord任何版本，系统会提示“请安装MSOffice2007”。注意：千万不要用MSWord以外的文书编辑软件，如WPS。而且，编辑好的标准（TCS）也不要用WPS打开。2、符合GB/T1.1对标准编写的新规定对编排格式进行了调整，如：——调整了“章标题”、“条标题”、“图的编号和图题”、“表的编号和表题”的前后空行的规定。——对目次中显示的标准中不同层次要素是否退格作出要求。按照TCS2009编制的标准完全符合GB/T1.1的规定。3、良好的用户操作界面界面设计友好，如添加“封面”的操作、菜单的使用等都较方便。开发了常用的标准编写工具，设计了直观的图标，用户可以轻松自如地完成标准编写工作。4、新增功能（1）排版打印——提供了“双面打印”功能，可自主选择“单面打印”或“双面打印”，并加入了“预览”功能，使用户在打印前看到文件编辑情况。（2）表格——加入“插入表格”的功能，用户可点击相应菜单条即可插入规定的表格，免去用户需按照GB/T1.1去设置不同表格框线。（3）公式——新增内容，共设有“插入公式”、“公式编号”、“更新公式编号”三项功能。（4）索引——新增内容，根据需要可方便地标记索引项，实现了在索引页面上自动生成符合规定的索引。5、改进了某些功能（1）封面——页面友好，感受简洁，需填写的地方大都有提示，操作简单。（灰色区域）（2）目次——自动生成，改进了2点，一是自动向上勾选，二是“自动过滤”无标题条。（3）附录——更简化的目录生成，选择附录输入标题后，自动到目录位置。（4）“样式”能够自动识别正文和附录，免去了对正文、附录分别设置不同样式的繁琐。TCS2009运行环境与安装1、硬件——PC机，Pentium（奔腾）100以上——分辨率1024*768以上，16色以上——内存16M以上，建议32M，最好64M——硬盘剩余空间100M以上2、软件——中文版WIN98以上——MSOffice的Word20072003xp2000,虽然都支持，但就成熟性、稳定性和资源情况综合考虑，建议使用Word2003。3、安装连接有TCS2009软件的媒体，点击Setup，按照提示安装完成即可使用。安装程序在桌面及开始菜单中创建TCS启动的快捷方式。并且在Word中嵌入了TCS功能键。注意：1）安装中要注意系统提示，如提示了重新启动计算机要照做。2）卸载时不能用直接删除的方式，务必使用“控制面板”中的“添加或删除程序”删除。系统功能简介三大功能模块1、要素及排版主要用于标准文本中相对独立的要素封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、索引（包括标记索引项、删除索引项）还提供了双面排版、打印预览、保护TCS文档、取消TCS文档2、层次及标题样式实现以下各层次标题的设定：——章标题——条标题（共五级）——无标题条（共五级）——段——列项（不带编号列项和带编号列项各三级）3、要素内容样式示例（包括示例X、首示例X、示例内容）条文注（还包括条文注X、首条文注X）图表注（还包括图表注X、首图表注X）脚注（包括条文脚注、图表脚注、首图脚注）图标题、表标题插入表格、插入公式公式编号、更新公式编号4、启动和退出如果正确安装了TCS2009，桌面和快捷菜单中的图标点击后就进入下面的蓝色界面。如果需要退出时，点击蓝色界面右侧“退出”即可退出TCS。如果桌面上没有蓝色界面时，要点击右下角小图标，此时显示出蓝色界面再退出。注意：只有新建或打开的所有TCS文件全部关闭后，才能退出TCS2009。如果没有关闭或全部关闭TCS文件，系统会给提示。关于TCS2010国标委随后发布了TCS2010，TCS2010最大的一个变化是放弃了.tcs文件格式，而是.doc文件，文件的体积也大大减小了，这对标准编写是非常有利的。另外运行方式改为随Word一起运行，也就是双击打开一个Word文档，如果识别为标准文档，则自动加载相应的功能按钮，否则不加载，这和以前TDS1.0和TDS2.0的运行方式是一样的。大家可以根据习惯，自行选择。TCS2010运行环境与安装使用TCS2010（修改的TCS2009）安装与使用，与TCS2009基本一致，安装好后感觉上最大区别是不用启动原来TCS2009的蓝色首页，安装好了以后，工具栏会有个“TCS”按钮，点击就可以新建标准了。1、安装后的Word2003中显示了“TCS”按钮如果是Word2007，则是这样显示TCS2、点击“TCS”工具按钮，将显示以下提示。此时请选择“是”按钮，并按照提示选择文档保存路径和文件名称；3、启动“TCS”工具后的文档将显示如下内容：1）菜单栏有三项增加内容；2）工具栏增加三大块工具按钮；3）文档内容显示如下红线圈出内容。4、针对“范围”、“规范性引用文件”等章节进行正文内容的编写；5、选择工具栏相应的“章、条一、条二”等工具按钮进行章节编写（如下图红线圈出内容）；6、前言生成——选择“前言”按钮生成标准文件的前言结构；7、目次生成——待标准正文内容编辑完成后，选择“目次”按钮生成标准文件的目录，在可选目次内容中一般勾选“一级条标题”后将自动生成标准文件的目录。建议在文件内容发生变更后，再次生成目录以便更新；8、规范性附录生成——选择“附录”按钮，根据附录内容选择“规范性附录”，并输入附件标题名称；如附录是图，在图下选择“图题”按钮生成表标题格式。附件标题生成后，如附录是表，在表格上选择“表题”按钮生成表标题格式；10、资料性附件生成————根据附录内容选择“资料性附录”，并输入附件标题名称；11、封面生成——点击封面按钮，选择“企业标准”，红线圈出内容请手工输入（不要粘贴），将自动生成页眉、标准名称；对于已经使用TCS2010编辑的标准1、要手动修复三级条标题的问题，可以这样做：将4级多级项目编号关联到“三级条标题”（【样式和格式】，找到“章标题”，【修改样式】/【编号】/【自定义多级符号列表】。不过这样，操作不当，可能引起其他格式混乱，对Word不熟悉，还是不推荐。2.临时使用三级条标题如果标准中三级条标题使用不多，可以这样作：先设定标题为二级条，然后“增加缩进量”（右键【二级条】/【增加缩进量】）或先设定标题为四级条，然后“减少缩进量”（右键【二级条】/【减少缩进量】）注意事项1、编写封面。在灰色框中填写相应的内容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择“取消保护”对封面进行修改。2、编写目录。标准完成前，可重新更改目录。（也可以最后生成目录）3、编写前言。（前言要用九局统一的三个前言，即：技术标准前言、管理标准前言、工作标准前言）4、编写标准正文。正文可以此其他word文件中拷贝粘贴，但不能将原文的格式一起拷贝粘贴（即回车符），否则会出现格式混乱，如：①标题文字不能与段的文字一起拷贝粘贴；②封面、目录和索引不能从其他文件中粘贴；③前言、引言、正文、参考文献和附录的内容应在按本模版建立相应要素后，再粘贴过来。④表格插入时，已自动增加了表头、表注和表的脚注各一行，故在“请输入行数”的选择框中仅输入数据所需的行数，多余的可自行删除。5、编写附录。光标位于正文中任何位置，附录会自动添加在正文之后并自动按“A、B…”编号，光标位于任何附录中，则新附录会自动添加在该附录之后并自动按该附录编号顺延编号。6、插入VISIO编制的流程图。打开流程图，在菜单第一行“编辑”中，有“复制绘图”，点击后打开标准需要流程图位置，点亮光标，“粘贴”即可。Thanks!