浅谈弱电工程设备及材料采购中的风险管理

龙源期刊网浅谈弱电工程设备及材料采购中的风险管理作者：杨艳宁来源：《现代经济信息》2014年第13期摘要：弱电工程设备及材料的采购通常有品种规格多、技术含量高、采购金额变化大、创新速度快、供货周期长等特点，采购部门需要其他相关工程、技术部门的配合，强化风险管理，使采购到的设备既能符合项目设计和使用的要求，又能实现材料及设备采购的经济性和合理性。本文从风险的类型及控制风险的要点两方面探讨弱电工程设备及材料采购中的风险管理。关键词：弱电工程；采购；风险；管理中图分类号：TU714文献标识码：A文章编号：1001-828X（2014）06-00-01弱电工程设备及材料的采购费用往往占到整个工程项目成本的七成以上，强化设备及材料的风险管理，在进行采购管理的同时，树立风险意识，强化风险管理，可以规避风险或将风险损失减少到最低限度，从而消除项目管理的后顾之忧，营造弱电工程项目安全的项目管理环境。一、风险的类型弱电工程设备及材料的采购风险管理与项目风险管理是密不可分、相辅相成的关系。主要风险归纳为以下几种类型：（一）采购计划风险。几乎所有的弱电系统集成企业都在物流的过程中追求设备的零库存，因此企业在进行采购准备工作时，当工程部门不能完全掌握工程进度，或外部工程进度受装修或土建等单位进度影响发生重大变化，工程部门给出错误的采购计划，就会给企业带来经济损失。一种表现是计划提前，如错误的高估布线的速度，提前采购安防、交换机等产品价值高，但设备进场后不具备安装调试条件的设备。另一种表现为计划延误，紧急采购频发，使采购部门为响应工程进度，不得不花更大的代价去采购及组织物流。（二）价格风险。大部分的弱电系统产品没有专业指导价，当采购员不熟悉设备及材料的成本，比价不充分，采购价格就容易居高不下，更有部分系统的设备供应商单方面操纵投标及采购环境，控制了市场价格，使采购员失去主动权，在谈判和购买的过程中，供应商恶意抬高价格，使弱电系统集成企业无端蒙受损失。（三）技术、质量风险。由工程部门发起的请购计划不准确或不科学，直接导致采购过程中的技术、质量风险，即采购数量、技术要求、型号、质量等与工程实际需要发生较大偏离，采购到的设备不符合项目设计和使用的要求，导致退货、故障频发甚至是系统调试不合格等行为。龙源期刊网（四）合同风险。合同风险主要涉及以下几种情况：1.合同的内容没有进行细致、仔细的推敲，合同条款的语义非常模糊，过于简化，在合同履行过程中，可能出现供应商的延迟交货、质量不满足合同约定、规格型号不符合投标文件要求等违约行为。2.供货方为“皮包公司”，不具备厂家或代理商资格，使企业采购到的设备质量得不到保证，甚至发生随意中止合同、将预付款卷款潜逃等恶性事件。3.供货方采取不正当手段行贿，套取企业采购标底，采购人员贪图蝇头小利，牺牲企业利益，不按公司规定签订合同。如何做好弱电工程设备及材料的采购，科学、合理规避和降低采购风险，实现采购预期目标，促进工程项目的顺利完成，应关注以下要点：（一）以人为本，加强采购队伍建设。弱电采购需要大量的既懂招投标法、合同法、又懂机电等弱电行业知识的复合型人才，积累了上述知识的采购人员，往往可以在第一时间发现清单缺漏、产品系列及兼容性问题、合理转嫁风险，在合同谈判过程中有的放矢。其次，加强职业道德建设，完善内部控制。请购计划与审批、采购与验收、采购付款审批与付款执行应适当分离，以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。（二）审慎选择合作品牌，将采购策划工作的重心放在投标前。弱电系统设备的招标，每个系统的推荐品牌往往都有三个或三个以上的备选项，只有把商务工作的重心放在投标阶段，才能掌握谈判的主动权，最大限度地降低设备供应商单方面操纵投标及采购环境的风险，一旦完成投标工作，除非能够变更品牌，谈判的主动权很容易受到限制，在投标阶段，除了加强成本谈判之外，还应该站在整个项目的角度，综合考虑选择该品牌对项目物流、财务、营销、质量、售后服务等各方面造成的影响，谈判要涉及供货周期、付款方式、质保服务等内容，要注意核算项目综合成本，而不只是采购成本，使得选择的品牌能实际利润最优、成本最低、风险最小。（三）正视可能存在的计划缺失，做好充分的准备工作。原则上，弱电设备的二次采购谈判应自项目中标之日起就开始启动，尽管投标阶段已经对设备的成本进行摸底，但仍存在价格空间及采购信息缺失，采购员应以产品为单位与项目经理进行设备供货周期交底，设备进场计划应建立动态沟通机制，建议最长不超过一个月更新一次，只有提早准备，才能使弱电企业因外部条件制约频发的紧急采购损失降到最低。（三）对拟采购材料设备和潜在供应商进行必要的考察、分析和筛选。在选择供应商时，应对供应商的品牌、信誉、规模等进行详细的调查，有条件的话应考虑现场考察，包括公司考察及项目业绩考察。应定期或不定期地对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能龙源期刊网力、服务等进行评分，对供应商实行分级管理，对合作良好的供应商，建议建立战略合作伙伴关系。（四）选择有竞争力的采购方式。考虑到弱电项目工期比较紧张、价格难以确定、技术参数需要进一步明确而又暂时无法完全明确的客观情况，建议更多考虑竞争性谈判的方式进行采购，这种采购方式比较灵活，在谈判的过程中可以进一步明确并完善目标采购品的具体要求。采用竞争性谈判的采购方式可以解决因材料设备品目的繁杂性、技术的复杂性、设计的不充分等原因造成的紧急采购需求，提高采购工作效率。（五）做好采购合同监督管理工作。首先，在采购前技术部门应对材料设备的质量标准、技术参数及规格型号等进行量化、细化，采购人员要切实地将这些细节落实到合同条款中。其次，要搞好到货验收及安装调试验收工作。材料设备采购合同验收是一项综合性的验收工作，必须对照采购合同逐项逐条验收，严格把关。凡有违背合同规定的，必须及时查明原因，并按合同条款严肃处理。弱电工程设备及材料的采购风险管理是一项综合的管控工程，核心思想就是不回避弱电工程项目的特性，以项目管理为核心，不断创新管理措施和办法，有效地防范和降低采购风险。参考文献：[1]杨鹏.建筑工程项目管理中的工程预算编制与控制[J].机电信息，2007（06）.