知识产权文件控制程序(范例编制版)

注：根据企业的现行的制度，编制知识产权对应的文件控制程序在未来制度的运行过程中是非常必要的，以下是一份可参考的知识产权文件控制程序模板，公司可根据现有的质量9000文件中的相关规范修改编制。知识产权文件控制程序（范例文件）1目的对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保知识产权管理体系有效运行。2范围本程序规定了知识产权管理体系文件控制的原则和方法。本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。3引用标准企业知识产权管理规范4职责4.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标；4.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标；4.3办公室本程序归口管理部门，其职责为：4.3.1负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作；4.3.2负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。4.3.3负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作；4.3.4负责收集国家最新相关政策法规并传递给知识产权管理部门。4.4知识产权管理部门4.4.1负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作；4.4.2负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。4.5研发部门批注[华鼎咨询1]:替换为知识产权归口部门批注[华鼎咨询2]:替换为公司实际职能部门4.5.1负责本部门知识产权程序文件的编制、审核、更改及管理工作；4.5.2负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作。4.6保密部门4.6.1负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作；4.6.2负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核。5工作程序5.1文件的分类5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件。5.1.2按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。5.1.3按文件类别分：a）知识产权管理手册；b）知识产权管理体系程序文件；c）公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）；d）外来文件：知识产权局下发文件，相关法律法规，知识产权相关政策文件等。5.2文件编号5.2.1知识产权管理手册编号：XX/XX.XX-XXXX文件编制年份文件类别（XX为管理手册）公司缩写5.2.2知识产权程序文件编号：XX/XX.XXXX-XXXX批注[华鼎咨询3]:替换为公司实际职能部门年份文件编号文件类型（XX为程序文件）公司缩写5.2.3知识产权合同编号：XX/XX.XX-XX文件编号文件类型（XX为知识产权相关合同文件）公司缩写5.2.4外部受控文件编号X.XXXX-XXXX年份顺序号外来知识产权相关文件5.2.5表单、表格的编号见《知识产权记录控制程序》。5.3文件的编制、审批和发布5.3.1公司的知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件和支持性管理文件的编制依据《公司文件编制管理办法》及本程序相关规定执行。5.3.2公司知识产权管理手册和程序文件由知识产权管理部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准发布。5.3.3研发及项目过程产生的知识产权记录，原始文件，图纸等由研发部，技术部等相关业务部门进行，知识产权申报需要报知识产权管理部门审批管理。5.3.4公司商业秘密管理程序文件和管理工作由保密办进行，各部门相关的记录和工作流程由保密办进行审核管理。5.4文件的发放5.4.1需要发放的公司正式文件，文件编制部门应填写“文件（资料）发放传阅登记表”，经主管部门和知识产权管理部门审核，知识产权管理者代表批准后，由办公室按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由办公室负责归档、保存。5.4.2公司内部与知识产权管理体系有关的正式文件均为受控文件，发放至相关部门或外部的知识产权管理体系文件必须注有分发顺序号并加盖“受控”印章。5.4.3作为资料和信息发给客户或公司委托的代理机构的文件为非受控文件，由编制部门主管审批后编号发放。5.4.4使用中的文件破损严重，影响使用时，应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，办公室负责将破损的原文件销毁。5.4.5若文件使用人将文件丢失，应到办公室重新办理领用手续，办公室在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。5.4.6“受控”、“作废”、“失效留用”等印章由办公室统一管理和使用。5.5文件的更改5.5.1文件需修订或更改时，由原编制部门提出，并填写“文件更改申请单”说明更改原因，经原编制部门主管审核，知识产权管理者代表批准后，由原编制部门实施更改。5.5.2文件更改分为划改、换页和换版三种方式a)划改：在原有文件上采用“划改”的方法对相应条款进行修改。b)换页：为保持文件便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理，更换下来的文件按作废文件处理。c)换版：文件发生重大更改或大幅度修改时应进行换版，换版工作按本程序5.3条款的有关规定执行，新版文件生效时，原版文件同时作废。5.6文件的管理5.6.1公司的知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件、知识产权相关合同和外来文件的编号依据本程序5.2条款执行。5.6.2办公室负责公司原稿文件的建档、保管工作，并建立原稿文件的《文件清单》，各部门负责所接收文件的建档、保管工作，并建立部门《文件清单》，以防止作废或失效文件继续使用，文件的保存期一般为五年，具体要求按《档案管理规定》执行。5.6.3办公室负责每年12月份组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。5.6.4各部门在使用和保管文件的过程中，应防止文件受潮、损坏、变质或丢失。5.6.5受控文件的复印件必须由办公室加盖“受控”印章，否则复印件无效。5.6.6已确定作废的文件由办公室按原“文件（资料）发放传阅登记表”确定的发放范围将文件收回，加盖“作废”印章，经知识产权管理者代表批准后统一销毁。5.6.7作废文件因某种原因需留用时，由留用部门提出申请并说明留用原因，经管理者代表批准后，由办公室档案员在文件首页上加盖“失效留用”印章，并在“文件（资料）发放传阅登记表”上作好记录后，由文件申请留用部门继续保管、使用。5.6.8由公司内部发放至外部的受控文件要按照本程序要求进行发放登记及更改、作废控制。5.6.9查阅、借阅文件时，借阅者必须在“文件借阅登记表”上登记，并按期归还借阅的文件。对到期未还的文件办公室有权将文件强制收回。批注[华鼎咨询4]:根据公司现有制度或文化习惯，建立相应文件制度批注[华鼎咨询5]:对应公司现有制度及名称批注[华鼎咨询6]:根据公司现有制度或文化习惯确定时间节点5.6.10持有文件的人员离岗，应由办公室在离职交接时负责收回其领用的受控文件。5.7外来文件的管理5.7.1知识产权管理部门负责公司所执行的《企业知识产权管理规范》国家标准的发放、管理、宣贯工作，收集政府部门相关规定和政策，更新并确保有效版本。5.7.2办公室负责控制、管理公司所执行的有关国家和地方的法律、法规性文件的有效性。6相关/支持性文件（例）知识产权记录控制程序（例）公司文件编制管理办法（例）档案管理规定7相关记录文件（例）文件清单（例）文件回收记录表（例）文件更改申请单（例）文件借阅登记表（例）文件（资料）发放传阅登记表批注[华鼎咨询7]:根据公司现有文件规范，视情况酌情设计编码批注[华鼎咨询8]:若有此文件支持，则根据公司现有文件规范，视情况酌情设计编码批注[华鼎咨询9]:若有此文件支持，则根据公司现有文件规范，视情况酌情设计编码批注[华鼎咨询10]:根据公司实际情况设计符合办公习惯的表单及编码批注[华鼎咨询11]:根据公司实际情况设计符合办公习惯的表单及编码批注[华鼎咨询12]:根据公司实际情况设计符合办公习惯的表单及编码批注[华鼎咨询13]:根据公司实际情况设计符合办公习惯的表单及编码批注[华鼎咨询14]:根据公司实际情况设计符合办公习惯的表单及编码8记录表单文件清单（例）序号：编号：序号文件名称文件编号编制日期版本号备注文件回收记录（例）序号：编号：序号文件名称文件编号受控号数量部门收文人时间备注文件借阅登记表（例）序号：编号：序号文件编号文件/记录名称借阅人借阅日期归还日期备注文件更改申请单（例）序号：编号：文件名称文件编号申请部门时间更改原因：更改内容：更改意见：须同时更改的文件：更改状态第版第次更改更改方式发布日期实施日期拟制：审核批准：文件（资料）发放／传阅登记表（例）序号：文件名称编号、版本页数文件来源密级备注拟定知悉范围拟稿人/承办人：年月日部门审查意见：签字：年月日保密审核意见：签字：年月日管理者代表审批意见：签字：年月日部门签收（依照分发号、签收人、签收日期顺序填写）