项目管理办公室(PMO)实用手册

项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理1项目管理办公室（PMO）实用手册目录1.项目管理办公室（pmo）可以解决项目管理中的哪些问题...............................................22.PMO的职责................................................................................................................................................23.PMO运作注意事项.................................................................................................................................54.如何构建企业级项目管理体系...........................................................................................................6项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理21.项目管理办公室（pmo）可以解决项目管理中的哪些问题当组织成长到一定阶段，同时开展跨部门的各类项目时，经常会碰到以下问题：实施项目过程中，缺乏项目成果的“闭环反馈”，以及绩效管理。公司高层对于创新项目的财务投资活动不满意，在研发投入和商业回报之间缺乏联系。由于缺乏监督、对客户不足、矛盾的优先级、沟通困难、缺乏聚焦，甚至计划超过了预算等这些原因，项目活动可能走向错误的方向，多数公司表示需要提高对于新产品引入的财务和战略控制力。身处变革项目的人员试图自己做所有事情，结果是焦头烂额，错误百出。事务性的工作，比如撰写报告，可能会使他们从更加关键的工作方面分心，没有足够精力做好规划、定期跟踪和决策。一些具体的或困难的任务受到忽视。比如，许多项目缺乏项目保障，项目委员会成员没有时间或者不理解项目的需要，也没有人指派做这件事情。缺乏保障的项目失败的风险大幅度提高，而且及时终止过时的项目可能比启动为了解决今天问题的项目更加重要。但是该终止哪个项目，并且如何确保终止的执行仍然是个问题。项目之间缺乏协调，每个项目都有一套不同的机制。有些业务部门自创一套跨项目的标准，然而这个标准不完备。在实际操作中，如果项目仅通过一种集权式的领导或者各自为政各管各的，都有可能得不到坚持和执行，而且项目的效率难以提高。如果成立了项目的管理部门，如：项目管理部、项目管理中心、项目管理办公室等，对项目进行整体管理、监控、支持等，这些部门就是我们所说的项目管理办公室，情况会好些。战略变革的实施需要更加聚焦。2.PMO的职责PMO由组织的一把手直接领导，定期汇报组织战略目标的实现情况。所以，它的实质是组织的一个决策和计划部门，也是一个监督机构。项目管理办公室（ProjectManagementOfficePMO）肩负着组织战略目标如何实现的责任，在组织业务层面上负责多项目的决策，计划和监督等。项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理3根据《信息系统项目管理师考试全程指导》（张友生、陈志风，清华大学出版社）的观点，PMO的职能有两个方面，一个是日常性职能，另一个是战略性职能。具体来说，PMO的职能体现在以下几个方面。a.为项目提供培训、指导和专家意见培训指导是PMO的核心职责之一。实际上，在很多组织中，PMO的主要职责就是整理项目报告和进行项目管理培训。一般来说，培训必须是全面的，并随同PMO的其他职责一起提供。在对项目经理的帮助上，主要体现在推动人力资源部、部门主管和共同主导项目经理的职业发展计划，同时，推动部门主管、项目经理及未来的项目经理组成组织内部的项目管理协作组织。项目管理协作组织通过各种形式的讨论与交流，分享项日经理各自的成功经验。PMO要根据项目管理协作组织的需求和组织内部项目经理的职业发展计划，开设各种培训班，提供专业化的培训及项目经理间面对面的交流。b.作为跨项目的信息交换与沟通平台项目之间的信息交换、共享、沟通是项目管理办公室的重要职责之一。主要包括以下几个方面：（1）提供或组织开展项目管理经验交流，提供项目管理咨询。（2）收集和总结项目管理的经验和教训。（3）建立项目管理专业人员资源库，并为项目管理实现更好的沟通和提供服务支持。（4）作为组织的一个项目管理中心，对项目信息进行收集和整理，为组织进行项目组合管理和项目群管理提供项目信息交流。（5）对外提供一个便于与客户信息沟通的窗口，提高客户满意度。c、协助消除项目之间的冲突和重复劳动，优化资源配置当不同项目的任务之间发生冲突或出现重复劳动时，就需要PMO调整原有项目计划，将一些项目的任务调整到别的时间去实施。如果通过调整计划的方法仍然无法解决项目之间的冲突，就有必要暂时搁置一个相对次要的项目而去保留一个相对重要的项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理4项目。在优化资源配置方面，当某项目在某一时间段出现资源闲置状态，此时可有两种选择。如果该项目的闲置资源可以为其他项目使用，则可将这个项目的闲置资源在这个特定的时间段抽调出去，支援那些处于非常繁忙的项目；或者在这个特定的时间段内，在不影响现有多个项目正常进行的前提下，承接其他的业务。这样做的目的是保证资源的最有效使用，达到多项目管理效益的最优化。d.提供项目的活动分析和报告PMO在这个方面的主要职责是收集和整理项目经验，提供给其他项目分享。通过参与各个项目的会议，总结和分享不同领域的相关知识、技术及经验，形成可再利用的支持能力，让知识管理在日常运作中能被落实。进行项目报告这一职能又可进一步分为以下几个方面：（1）实施过程中的信息发布。根据项目的进展情况，随时向项目干系人通报项目的状况，包括项目的状态（如计划、成本、质量、时间等），也包括产品的状态（如技术、方案、问题等）。项目状态报告是PMO最主要的职能之一，包括项目计划的索取、跟踪，以及跟踪结果的发布。(2）项目总结报告。项目的总结是必须做的，但在项目管理的实践中，除非是非常大的项目，基本上是很少做，其主要原因还在于项目团队的临时性，一个项目做到最后，可能会指定一个人来维护，他只参与了其中一部分工作，是不可能来做这个项目总结的。（3）项目信息的起草与发布，以及立项之初的信息发布。一个项目一旦立项后或者合同签订后，一般会给各职能部门和相关领导发布关于此项目的信息（项目章程），它包括项目的名称、来源、目标、项目团队的主要成员、合同号等。不同的组织和个人可能需要不同的信息，如领导层可能关注项目的目标和合同额，财务部门可能只关注项目资金使用日期和合同号等。e、项目组合管理和项目群管理（1）项目组合管理：PMO负责项目组合管理，负责从组织战略角度对项目组合进行分析和评估，确保组织战略被贯彻实施。项目组合管理小组是PMO的成员。项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理5（2）项目群管理：PMO通常是作为上级主管部门的身份进行监督和检查并负责解决多个项目群之间可能存在的资源冲突，而并不参与项目群日常管理工作，只是辅助进行项目群管理。f、为项目和项目群管理确定和提供工具PMO开发的项目管理工具主要是制定项目建议书、项目计划、项目总结报告模块，包括开发出各种辅助工具，开发项目管理所需要的各种模板、表格和文档，提供给项目经理和项目团队参考使用。项目经理和项目团队在进行具体项目时，往往会遇到以前没有遇到的问题和情况。但是这些问题和情况在组织内部可能己经遇到或实施过，因此能通过对其他项目的总结，以文档模板的形式提供标准的解决方案。这样，可以使项目团队的工作总是在组织过去积累的基础上向前发展，而不是简单的低水平重复。g.评估和提升项目管理成熟度PMO可以从各个部门中获取数据，对这些数据进行整理和分析，然后决定项目的绩效状态。项目后评估用来检查项目的灵活性和确保项目管理流程按照项目的需要进行。h、实施并维持项目管理过程、标准和方法项目管理方法是引用有关在项目工作中某些方面的流程、方法、模块、最佳实践、标准、指导方针和政策等制定而成的。所有这些用来定义和管理项目的“方法”都会成为项目管理方法中的一部分。这个方法必须是能适应业务变化需要的，并且必然要增加使用它的项目的价值。另外，随着有利于项目管理流程的新的技术和新方法的形成，项目管理方法也应该在发展过程中反映这些改进的理论。项目审核的结果可以作为项目定期评估的一个依据；对项目进行评估和回顾的同时也是进行辅导的一个机会，审核员可以指导和协助项目经理理解项目管理方法怎样适用在他们的项目中。3.PMO运作注意事项要让PMO按照预定的权限和流程进行运作，在PMO设立之后，就要在运作的过程项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理6中，应该注意以下事项：（1）能够在项目经理和决策层之间，站在中立者的角度，客观地来审视项目。（2）应加强项目经理之间的沟通。可以采用定期的经验交流会、研讨会、问题解决会、实时通讯等多种形式，来加强项目经理间的沟通，提高项目经理的管理水平。（4）进行项目组合管理和项目群管理，保证项目是按照最优化的方式来安排和选择，能进行项目优先等级的排序，以实现组织的整体战略目标。（5）应该使项目管理在组织内部具有连贯性和稳固性，不能只是作为口号的宣传或者是阶段性的工作突击。（6）能够向组织的决策层、职能经理及员工展现项目管理的价值。这些人是PMO运作的利益相关者，只有这些人的真正支持，才能够配合PMO的运作，起到PMO的作用。（7）重视知识管理和持续改进。PMO应该收集和管理项目执行的经验和教训，作为项目的历史数据信息，作为今后组织的决策依据和项目执行的参考。（8）重视培训和教育的作用。PMO应该为项目管理和实施人员提供系统的教育和培训，以提高他们的项目管理水平。（9）能够平衡其作为项目控制和项目支持者角色之间的关系。PMO的目的是为了保证项目实施的成功，而不是实现对项目人员和项目决策的控制机构。因此PMO应该提供给项目经理一些可以使项目成功的经验，预见性地去发现一些项目管理中的问题，来配合项目经理成功地完成项目。4.如何构建企业级项目管理体系项目管理是面向目标的，也是面对客户的，项目管理关注资源整合，强调团队合作，每次的项目计划都成为针对具体项目目标的流程设计。对于大多数软件企业而言，企业管理必不可少地需要与项目管理相结合，项目管理成为企业中的基本行为方式，项目化管理也成为软件企业需要面临的一大课题。但项目化管理并非就一定需要项目化的组织结构，企业仍然可能采用职能式的组织方式，只是在企业的管理行为中，随处渗透着项目管理的方法和过程。当企业希望项目管理办公室(PMO)实用手册砺志咨询()中国项目管理资源网()共同整理7进一步将项目管理的方法作为企业级的一种管理方法与机制时，企业就需要逐步建立起企业级的项目管理体系，提供企业内一致的项目管理流程与标准。对于一个项目来说，企业为项目设定目标，提供资源，监控项目的过程，并获取项目的成果。因此，项目管理始终不能脱离外部环境的影响，特