浅谈机关档案管理的现状及对策

龙源期刊网浅谈机关档案管理的现状及对策作者：扎米拉·那孜别克来源：《卷宗》2018年第05期摘要：众所周知，档案管理工作在我国各个机关和企业机构中都有所存在，机关档案记录着我国各个行业的发展史以及发展成果，通过对这些档案的利用可以引导我国各行各业更好地发展。由此可见，做好机关档案管理工作对于我国社会经济的全面发展有着举足轻重的作用。关键词：机关档案管理；问题；对策引言注重我国机关档案管理模式改革研究，有利于提升这类档案潜在的应用价值，促使其实践应用中能够更好地适应时代的发展要求。因此，需要从多个角度进行充分考虑，找出符合我国机关档案管理模式改革需要的措施并加以使用，使得未来机关档案使用中能够形成良好的管理模式，进而降低其管理中的问题发生率。1机关档案管理工作中存在的问题1.1机关档案管理工作与社会发展的要求不同步随着我国对机关档案管理工作的重视，机关档案管理工作做得越来越好，而且还利用了先进的技术对这些档案进行高效安全管理。但是在实际中，我国机关档案管理依旧存在很多问题，无法与现代社会发展的要求相同步。主要就是因为目前很多机关档案管理部门没有利用先进的技术和先进的管理方案对这些档案进行管理，导致这些机关档案的安全无法得到保证。与此同时，很多机关档案管理部门没有严格遵守档案管理规章制度，对档案进行随意管理，导致现代版的机关档案管理工作无法与时俱进，不能够充分发挥好机关档案应有的作用。1.2机关档案管理人员的管理水平存在缺陷目前很多机关档案管理人员的管理水平并不是很高，这些管理人员很多是兼职，不是专职从事档案管理工作，没有比较过硬的专业知识，管理能力也不是很强，无法根据现代化的技术对机关档案管理水平进行提升，最终会导致机关档案管理工作做不到位。与此同时，很多机关档案管理人员的基本素质不是很高，不能够严格按照规章制度对机关档案进行管理，导致机关档案在管理的过程中存在很多不安全的隐患。而且随着社会经济和科学技术的发展，人们对档案管理工作的要求也越来越高，机关档案管理人员只有提高自身素质和专业技能才能够从整体上提高机关档案管理水平。1.3基础建设水平不高龙源期刊网机关档案管理工作中一项非常重要的内容就是对相关资料进行保存，当前很多档案资料都是纸质的，这些纸质的资料需要有合适的保存环境。由于数量较多，整理和管理都相对复杂，很多机关单位将这些资料整理完以后就不再管理，而且安全措施做得不到位。受到温度和湿度的影响，很多纸质材料受到损坏，加上最初的整理工作做得不够规范，为之后的工作造成很大不便。随着计算机网络技术的广泛应用，各单位开始将资料输入到电脑中进行保存，但是，还有一些机关单位的硬件和软件设施水平较低，依然采用传统的档案管理方式，导致工作质量和效率较低，而且档案资料保存不够完整。2机关档案管理对策2.1加强机关各项档案管理工作众所周知，机关档案管理工作是一项政策性比较强的工作，也是专业技能要求比较高的一项工作，如果能够采取有效的措施对机关档案进行良好的管理，那么这些档案的使用时间就会变得更久。因此，机关档案管理部门需要结合档案管理现状制定出一系列有利于档案管理的方案，及时发现档案管理工作中存在的一些问题，并且高效地对这些问题进行解决，这样就可以保证机关各项档案管理工作做得更加到位。除此之外，机关档案管理工作还需要专门的机关档案管理部门和机关档案管理人员从事对机关档案的收集、加工和整理，争取尽最大努力保证这些机关档案的质量。2.2注重提高机关档案管理工作人员的专业能力和整体素质机关档案管理工作需要专业能力较强的人员完成，因此机关单位需加强对工作人员的培训，通过掌握科学的档案管理知识和先进的方法，熟悉计算机基本知识和软件，来提高自身的业务能力。对于那些没有设置专门档案管理部门的机关单位，今后一定要设置，要对部门工作人员进行管理，使档案管理工作人员的管理能力和工作能力不断提高。此外，档案管理工作人员的责任意识非常重要，只有端正工作态度，认识到机关档案管理工作的重要意义，明确自身的职责，才能实现更好地参与到档案管理工作中去，实现机关档案管理工作效率和质量的提高。2.3强化档案的现代化管理机关档案管理工作要打破传统的档案管理方式，集合现代计算机技术、网络技术、信息技术等对档案管理模式进行创新，实现从实体管理模式向数字化、网络化模式进行转变。实现文档一体化管理，推进办公自动化，转变传统的公文书写方式，建立统一的机关档案管理平台。实现机关档案信息从接收、归档、整理、存储到开发利用的现代化管理，建设档案数据库，充分体现机关档案管理信息化建设的先进性、科学性和实用性。2.4搞好档案的开发利用龙源期刊网机关档案管理工作的最终目的就是要服务单位发展建设、服务群众生产生活，充分体现挖掘机关档案的价值。在机关档案管理工作上要不断前行，积极探索，让机关档案管理工作更加规范、更加科学，开发利用更加充分。加强机关档案的开发利用，既是扭转过去工作被动局面的出发点，也是进一步发展机关事业，增强机关档案服务功能的归宿点。而加强机关档案信息化建设，极大地方便了机关档案的查找利用，为领导和各业务工作及时准确地查找材料，提供了有效的参考依据，使机关规划、编制、建设等活动更有预见性和可行性，从而充分发挥机关档案管理工作的服务功能。为此，必须转变观念，树立服务意识，加强馆（室）藏建设，创造开发机关档案信息资源的物质条件，拓宽服务领域，增强开发机关档案信息资源的能力，从而充分发挥机关档案信息资源的作用。3结束语综上所述，机关档案管理工作的高效进行对我国经济发展和历史成果的保护都有着极大的促进作用，因此，机关档案管理人员需要不断完善档案管理机制，与时俱进地做好机制的创新工作，提升机关档案管理工作的信息化和科学化水平，从而推动我国机关档案管理事业的快速发展。参考文献[1]刘璐.新时期机关档案管理工作研究[J].办公室业务，2016，16（19）：108.[2]于腾霄.机关档案管理的改革与创新[J].兰台内外，2014，21（03）：73.[3]刘丽红.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2014，11（09）：98.