2采购与仓储

第二章采购组织机构与管理制度第一节采购组织结构的设计一、企业采购管理组织（一）采购管理组织的含义采购管理组织是指为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。第一节采购组织结构的设计在市场经济条件下，市场需求的不确定性和多变性导致现代企业的采购工作非常复杂，特别是一些大中型企业，采购的商品品种繁多、数量大，采购工作往往不是由一个人来完成，而是由一部分人组成的采购队伍来进行的。无论生产企业还是流通商贸企业，要使采购工作高效而顺利地开展，保证商品供应不间断，企业经营业务正常运转，都需要建立一支高效的采购团队，通过科学采购，降低采购成本，保证企业生产经营活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计(二)采购管理组织的功能１、凝聚功能①明确采购目标及任务；③良好的人际关系与群体意识；③采购组织中领导的导向作用。２、协调功能一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致；二是组织与环境关系的协调，采购组织能够依据采购环境的变化，调整采购策略，以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。第一节采购组织结构的设计３、制约功能采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。４、激励功能采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。第一节采购组织结构的设计二、采购管理组织机构的设计（一）采购管理组织机构的设计原则1、目标可行原则组织目标应具备如下特征：①社会性；②共同性；③清晰性；④层次性；⑤参与性。2．高效原则采购工作要高效开展，必须有一套高效运转的组织机构，在建立采购管理组织时，应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。第一节采购组织结构的设计3、统一指挥的原则统一的原则基本上包括三个方面内容：⑴目标统一⑵命令要统一⑶规章制度要统一第一节采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则责、权、利相结合，才能充分调动采购队伍的积极性，发挥他们的聪明才智。5、精简的原则精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的，在企业采购管理组织设计中同样有效，这个“精”指人员精干；“简”是机构简化，只有人员精干机构才能简化；如果人员素质差而过分强调简化机构，应该开展的工作开展不起来，应该完成的工作完成不了，同样是不可取的。第一节采购组织结构的设计（二）采购组织结构设计的影响因素1、企业规模2、经营范围3、市场供应状况⑴供应点的分布情况⑵市场供求态势第一节采购组织结构的设计4、信息传递形式与速度5、采购人员素质6、企业内部各部门的配合程度7、其他因素如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。第一节采购组织结构的设计三、采购部门在企业组织中的地位（一）采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理制造采购生产管制仓储第一节采购组织结构的设计（二）采购部门隶属于行政部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管制制造品管仓储第一节采购组织结构的设计（三）采购部门直接隶属于总经理总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理第一节采购组织结构的设计（四）采购部门隶属于资材部总经理资料部副总经理业务副总经理生产副总经理生产副总经理采购部长第一节采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式（一）直线制的采购组织结构直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式，例如，由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制采购组织的优势在于“直接指挥”，可以做到：①加强管理控制的力度；②实现有效沟通，使管理符合实际；③实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。第一节采购组织结构的设计（二）直线职能制的采购组织结构这种组织形式是在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权，采购部门接受采购经理的直接管理。第一节采购组织结构的设计（三）采购事业部制事业部制又称分权结构或部门化结构，首创于美国通用汽车公司，由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”，对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。第一节采购组织结构的设计（四）矩阵制采购组织结构矩阵制是为了完成指定任务（项目）由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后，人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则，而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业，由于新产品多，需要采购多种物料，优点是采购的目的性强，组织具有柔性化的特点，能够提高企业的采购效率，降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致，影响业务活动的正常进行。第一节采购组织结构的设计五、采购部门的组建（一）采购部门的建立方式采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长第一节采购组织结构的设计1、按物品类别划分按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组，每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务，这种采购部门的建立方式，可使采购人员对其经办的项目非常专业，比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果，也是最常用的采购部门建立方式，适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式，如图所示。采购部门金属材料非金属材料机电产品标准件第一节采购组织结构的设计2、按业务过程划分按照采购业务过程，将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合，适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂，交货期长以及采购人员众多的企业采用，具体形式，如图所示。采购部门采采购计划组询价招标组议价签约组提货验收组货款结算组第一节采购组织结构的设计3、按采购地区划分企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同，分别设立部门。此种分工方式，主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异，因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。由于国内、国外采购作业方式的不同，因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣，判定采购事务应交给哪个部门承办，才能事半功倍。具体形式如图所示。采购部门国外国内亚洲欧洲本地外地第一节采购组织结构的设计4、按采购物品的价值划分为加强对物品的管理，一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类，A类物品采购次数少、物品价值高，属重要物品，其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本，一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多，但价值不高的B、C类，物品，交给基层采购人员负责。第一节采购组织结构的设计按照物品价值建立部门的方式，主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理，达到降低成本以及确保来源的目的。此外，让主管有更多的时间，对采购部门的人员与工作绩效加以管理。另外，可以依据产品对企业的重要性，将策略性项目(利润影响度高，供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理)，将瓶颈项目(利润影响程度低，供应风险高)交给基层主管(例如采购科长)，将非紧要项目(利润影响程度低，供应风险低)交给采购人员；具体如图所示。采购部门A类物品C类物品B类物品第一节采购组织结构的设计5、混合式组织形式不同企业有不同的特点，在许多稍微具有规模的企业或机构中，通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织，可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示，先以地区划分为外购科及内购科，分设科长掌管。然后再按物品类别，交由不同的采购人员承办。同时，也以价值为基础，另外没立原料科，由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70％，故由采购经理直接洽商决定，交由原料科人员办理有关交易的手续。采购部门外购科原料科标准件机器零件主要零件助剂染料包装材料塑料制品机器仪器五金及其他第一节采购组织结构的设计（二）采购部门组织方式优劣比较1、连贯作业的组织形式。⑴优点①一位采购人员可以综合管理全部采购过程，权责明确，以防出现扯皮现象。②符合规模经济的原则。③采购人员应与供应商建立良好的合作关系，以便于今后开展工作。④由于对供应商有取舍的权利，因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购人员负责采购全过程的各项作业，工作复杂，无法做到非常专业，影响工作效率。②全部采购过程由一人承担，若没有良好的监督系统，会使采购人员权力过大，在与供应商的合作中，相互选用，损害企业的利益，如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂，从供应商那里拿取回扣，采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品，加大库存，给企业带来损失。第一节采购组织结构的设计2．分段作业的组织形式。⑴优点①每位采购人员只负责采购过程中的一部分，分工更细，便于熟能生巧，提高工作效率，减少失误。②一项采购任务由几个人共同完成，起互相监督、互相牵制的作用，使采购工作更合理，使采购的价格、质量等有保证。③采购过程每一阶段均由专业人员负责，可以大大提升采购作业的品质。第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购过程由不同人员分段处理，收发转接手续较多，延误时效；②分工太细，对内部人员的配合度要求更高，同时还会造成人员之间相互扯皮，影响采购工作。③各自为政，无人负责，而且采购与使用之间接手人员太多，会大量增加联系上的困难。第一节采购组织结构的设计（三）建立采购组织的步骤1、明确采购组织的职能2、考虑采购管理组织的任务量3、确定采购管理组织机构4、设计管理作业流程5、设定岗位6、为每个岗位配备合适的人员第二节采购队伍建设一、采购人员的工作职责(一)采购人员职位与任何典型的员工组织一样。采购部门的职位可以分为五类：管理者、采购员、专业人员、行政和培训人员。职位头衔有各种各样，一般来说，部门由一名副董事长、总裁、采购经理来领导，如果组织的经营领域比较宽，可能还会包括一个供应经理。第二节采购队伍建设非制造行业中可能还有有关“合同”的职位，比如合同管理经理。员工的职务一般包括采购员、采购计划人员、分析人员、行政管理者、协调者、工程师、质量管理员或者原料员。职责的本质和范围并不一定取决于职务名称。职位中战略或战术的应用程度取决于下面的一些因素：企业规模大小、公司前途、政策、采购耗费资源的程度和增强公司竞争力的能力。第二节采购队伍建设(二)采购人员的工作职责1、保证生产用料供应的不间断2、指导产品生产和工艺的改进3、编报企业物资计划第二节采购队伍建设(三)不同职位采购人员的职责1、采购主任的工作职责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商的比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。第二节采购队伍建设2、采购主管助理的工作职责协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作等。第二节采购队伍建设3、采购工程师的职责主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等。4、采购文员的工作职责各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等。第二节采购队伍建设二、采购人员应具备的素质(一)思想品德素质觉悟高、品行端正，爱岗敬业是一个采购员应有的基本素质。(二)知识素质1、政策、法律知识2、市场学知识3、业务基础知识4、社会心理第二节采购队伍建设(三)能力素质1、