74 采购控制程序

程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第1页共6页1.目的：对采购、外协工作过程进行控制以保证所采购和外协加工的原材料、辅助材料、零配件（以下简称物料）符合规定的要求。2.适用范围：适用于本公司对所有采购（外协加工）物料的控制。3.职责：3.1采购业务部根据采购和外协计划或实际需要编制《采购单》，报总经理批准后实施，对于大宗物料的采购须报董事长批准；3.2生产车间对生产中的急需物料通过《采购单》并注明加急报生产部；3.3工程部负责编制原材料、辅助材料的检验标准和采购的技术要求；3.4工程部负责对采购及外协加工物料的检验和试验工作。4.定义：按采购外协加工的物料对本公司产品质量的影响程度，把物料分为二类。A.对产品的使用性能、安全性能有重大影响的物料；（如铝合金建筑型材等）B.对产品的使用性能、安全性能影响较小，但对产品的质量有一定影响的物料；（如包装材料等）5.工作程序：5.1采购和外协计划：5.1.1采购业务部根据以下信息或实际情况编制采购计划；a.生产部下达的生产指令;b.生产车间需要的生产物料。5.1.2采购业务部编制《采购单》，内容可包括以下一种或几种：a.物料种类、型号、规格、数量；b.物料适用的技术标准的名称及验收方法；c.其他内容。5.1.3《采购单》经采购业务部部长审核后，报总经理批准，由采购业务部组织实施。程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第2页共6页5.2采购及外协加工要求：5.2.1工程部编制采购及外协加工的技术要求，内容包括：a.采购及外协加原材料及辅助材料主要技术指标参数；b.其他内容。5.2.2工程部编制原材料、辅助材料的检验标准；5.2.3采购人员按《合格供方一览表》进行采购5.2.4工程部根据检验标准对外购外协件进行进货检验，详见《检验和试验控制程序》；5.2.4采购人员和仓管人员负责验证物料的数量、重量等。5.3合格供方的选择和评定：5.3.1合格供方应具备的条件：a.是取得国家注册的合法单位，且资信良好；b.具有满足生产本公司所需物料的资源；c.质量体系能满足生产本公司物料品质保证的需要；d.实物质量稳定，且价格合理。5.3.2合格供方的初选：采购业务部根据国内同行公司家所用原材料、辅助材料情况及其它渠道的信息，调查了解生产车间家的有关资料，经分析后，对每种物料初步确定几个生产管理好、质量可靠、信誉好的生产及外协加工公司家作为候选供方；5.3.3供方样品质量认定：a.采购业务部与各候选供方联系，并要求各供方提供小批量样品；b.采购业务部得到样品后，填写《物料试用通知单》，连同样品交工程部进行检验；c.工程部将检验结论填在《物料试用通知单》上，连同检验报告及样品交还采购业务部；d.采购业务部将经工程部检验判定合格的样品连同《物料试用通知单》交生产车间进行样品试用；e.生产车间将试用情况及结论填在《物料试用通知单》上，并交还采购业务部；f.物料检验和试用结论须经部门负责人审核并签名；程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第3页共6页g.对第一次检验或试用不合格的供方，采购业务部可要求该供方改进质量后再送一次样品，经检验及试用合格可作为初选合格供方，如仍不合格则取消其评定资格，并将样品、检验及试用结果的复印件退回该供方。h.对样品检验和试用合格的供方，采购业务部组织批量试用并参照a—g条款执行，在批量试用过程中质量部加强对物料的检验；i.必要时管理者代表负责组成审核组对有条件进行现场调查的供方进行现场调查；j.审核组将调查结果填在《供方体系考查表》上,审核组长负责编写审核报告,审核组将《供方体系考查表》及审核报告交总经理；k.总经理审核《供方体系考查表》及审核报告；l.对无法提供样品的供方按i—j条进行调查确认。5.3.4合格供方的评定：a.对批量试用合格的供方采购业务部填写《供方评审表》交有关部门进行会签作为对供方的评审。b.必要时，采购业务部组织会议评审，采购业务部填写《供方评审表》，参加会议的人员进行会签；c.参加评审会议的部门按情况可包括：1.生产部；2.工程部；3.采购业务部；4.财务部；5.生产车间等。5.3.5评审的内容包括：a.供方生产能力；b.供方质量保证能力；c.供方产品单价、及其它采购费用、付款方式；d.供方产品包装、运输及交付方式；程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第4页共6页e.供方以往业绩及信誉、服务质量；f.其它评定组织人认为需说明之事项。5.3.6对供方进行综合评定后，采购业务部将《供方评审表》交管理者代表审核后，报总经理批准。5.3.7采购业务部根据评定的结果建立《合格供方一览表》；5.3.8以上《合格供方一览表》，应经过董事长批准后，方可正式生效；5.3.9建立供方档案：由采购业务部建立合格供方档案,收集、保存合格供方资料及综合评定过程中的所有资料，包括：a.检验报告；b.《供方体系考查表》；c.《供方评审表》；d.采购、外协加工要求；e.供方简介；f.有关证书复印件；g.《合格供方考核表》等。5.3.10对供方的考核考核依据:a.交货次数迟延率=迟延交货次数/总订货次数(注:权数设定为40)b.品质不良率=(让步使用数量+退货数量)/总交货数量或:品质不良率=检验出的不良总数/总抽样检验数(注:权数设定为60)c.总得分=100-交货次数迟延率*40-品质不良率*605.3.11采购业务部每年底对“合格供方名单”考核一次，并将结果填入“合格供方考核表”中，如其得分小于70分则取消其“合格供方”资格。程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第5页共6页5.3.12合格供方的控制:a.由于供方产品质量问题使本公司经营遭受严重损失者，不论其考核情况如何，都应在半年内取消其协作资格。b.对供货质量下降或服务质量较差的供方,采购业务部应要求对方限期改进,对质量不重视,到期无明显改进的供方,报管理者代表审核、总经理批准后，取消其合格供方资格。c.采购业务部应做好合格供方产品质量信息反馈工作。5.3.13《合格供方一览表》变更后,审批按原程序进行。5.3.14合格供方资料的管理：采购业务部将合格供方的所有资料由采购业务部保管5.4采购及外协加工合同签定5.4.1由采购业务部与供方协议编制《采购及外协加工合同书》呈厂务经理审核，由总经理签定生效。5.5在供方货源处的验证：5.5.1当工程部提出在供方货源处对采购产品进行验证时，采购业务部负责安排；5.5.2工程部根据标准和采购的技术要求进行检验和试验。5.6顾客对供方产品的验证：5.6.1当合同规定顾客要对供方产品进行验证时，采购业务部负责安排顾客在本公司或供方处对供方是否符合要求进行验证。但不能把该验证作为供方对质量进行了有效控制的证据；5.6.2顾客的验证既不能免除本公司提供可接受产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。5.7质量反馈及退货：5.7.1对经检验判定不合格的物料及外协加工件由工程部出具有关检验报告，采购业务部负责联系分承包方退货；5.7.2工程部负责收集、整理外购、外协物料使用的质量信息，交管理者代表审核后，由采购业务部反馈给供方。程序文件文件编号Q/BFB-7.4-01-2003版本号/修改状态A/07.4采购控制程序页码第6页共6页5.8对A类物料的采购工作，执行工作程序5.1至5.7条款。5.9对B类物料的采购工作由采购人员直接进行采购。6.相关文件和记录：6.1Q/BFB-8.2.4-01-2003《进货检验和试验控制程序》6.2Q/BFB-8.2.4-02-2003《过程检验和试验控制程序》6.3Q/BFB-8.2.4-03-2003《最终检验和试验控制程序》6.4BF/QJ-029《采购计划》6.5BF/QJ-030《合格供方质量跟踪表》6.6BF/QJ-031《合格供方调查表》6.7BF/QJ-032《合格供方评定表》6.8BF/QJ-033《采购订单》6.9BF/QJ-034《合格供方一览表》批准审核编制日期日期日期