83中小型私院校图书之采购实务问题

83中小型私立院校圖書館之採購實務問題吳紹群Shao-ChunWu敏惠醫專講師兼圖書館主任LectureandChiefLibrarian,Min-HewiCollegeofHealthcareManagement【摘要Abstract】圖書館界對於館藏採購之討論，多集中於圖書館採購流程及政府採購法，對於總務及會計工作的影響少有涉及。其實政府採購法已經賦予圖書館採購一定的彈性，總務工作及會計制度的認定，才是影響圖書館採購速度的真正因素。本文以中小型院校圖書館為背景，首先由總務及會計工作角度，說明其對圖書館採購之影響，並提出影響院校圖書館採購因素的層次架構；其次說明中小型院校圖書館在採購上的問題；最後則針對院校圖書館在總務及會計工作的採購改進上提出若干建議。Argumentsoverlibrary’sacquisitionworkareusuallyfocusedoneachlibrary’sacquisitionprocessandGovernmentProcurementLawinTaiwan.Infact,thegeneralandaccountadministrationwillalsoaffecttheacquisitionspeed.Thisarticlestatesthereasonswhygeneralserviceandaccountadministrationaffectacquisitionspeed,anddiscussestheproblemsoftheacquisitionprocessinmedium-sizedacademiclibrariesfromtheperspectivesofboththegeneralserviceandaccountsystem.Finally,thisarticlealsoprovidessomesuggestionsforimprovedeffectivenessofgeneralserviceandaccountadministrationinlibraryacquisitionprocess.【關鍵詞Keyword】採購；館藏發展；會計；總務；大學圖書館Acquisition；CollectionDevelopment；Accounting；GeneralService；AcademicLibrary壹、前言圖書館館藏是圖書館的根本，沒有良好館藏的圖書館，無法提供讀者良好的閱讀資源，所以圖書館一向都相當重視各種資料的館藏發展工作。而各圖書館系所也很重視館藏發展觀念的教育，但值得注意的是，目前圖書館界所見文獻，多半將討論重點集中於館藏發展的觀念與程序，對於真正執行館藏發展政策的手段層面和法制層面問題，反而較少有人探討。目前僅有政府採購法有較中小型私立院校圖書館之採購實務問題ProblemswithintheAcquisitionProcessofSmallandMedium-SizedAcademicLibraries84臺灣圖書館管理季刊第四卷第三期/97年7月多人討論，圖書館界一般均認為政府採購法對圖書館的採購有所妨礙，但實情真是如此嗎？筆者認為，政府採購法其實已經給予圖書館相當大的彈性，但「徒法不足以自行」，真正造成圖書館採購無法快速進行的癥結，是出在總務制度和會計制度的僵化，實非政府採購法之過。圖書館員鮮少認知到總務和會計工作有可能對圖書館採購管理造成很大的影響，政府採購法只是一套規定採購方式的原則而已，如果沒有總務和會計規範作為執行採購法時的工作依據，採購仍不能順利完成。不論圖書館的館藏發展政策訂定得如何完善，仍需依賴總務人員依各種庶務制度辦理採購、保管等工作，也需要有會計人員依審計制度進行經費動支、稽核、查核訪視等工作，這些工作表面上似乎與圖書館專業無關，但卻有可能影響圖書館的採購工作進行。尤其在我國，私立大學院校林立，各種院校多達150所以上，其中絕大多數為中小型規模（註1），所就讀的學生佔了全國大學生的七成左右；其圖書館採購，除了私校本身自有之總務與會計制度之外，政府尚有針對私校訂立的各種規定，加上私校接受政府補助又需遵守各種規範和配合訪視，使私立院校的採購和審計工作成為一個相當複雜的工作。此外，由於中小型私立院校的規模不大，經費自然不夠充裕，圖書館在以節約經費為前提、各種規定和要求又多的情形下，如何在既有的複雜情勢中，有效進行採購管理的工作，是一個值得注意的問題。有鑑於總務、審計等工作，對私立院校圖書館採購管理影響甚鉅，加之國內探討此方面問題的論著十分有限，因此本文擬由總務採購制度以及審計的角度，檢視目前我國私立院校圖書館採購管理方面的問題，並提出相關的建議，以作為未來杜絕弊端及提升採購效率的參考。本文首先提出圖書館採購工作的影響層面觀點，並扼要介紹目前在一般院校環境下，可能影響圖書館探購的採購方式和會計規範；其次由總務制度與審計工作的角度，說明為何總務工作和會計工作會影響圖書館的採購管理；次之則探討目前的總務和會計工作可能對圖書館的採購造成那些困擾，最後則提出結論與建議，以作為圖書館採購工作改進的張本。貳、常見之採購制度及會計規範一、採購程序之觀點長期以來，圖書館界常見有關採購或館藏發展的書籍中，對於「採購流程」的探討，其觀點基本上是圖書館導向、以圖書館為中心的觀點，鮮少考量圖書館以外的因素，忽略了圖書館是母機構中的一分子，需遵守母機構的行政和會計規範。筆者認為，圖書館的採購，乃是圖書館和母機構其它單位環環相扣的互動結果，不可僅由圖書館的角85中小型私立院校圖書館之採購實務問題度去探討，必需將影響圖書館採購的其它母機構層面及政府法律層面因素納入，方可稱完整。以大學院校圖書館而言，圖書館的館藏發展會受到課程、教授的研究興趣、新成立系所的需要等各方面的影響（註2），但館藏採購達成的手段，卻是會受到上列因素以外的其它外力的影響，尤其是中小型的私立院校圖書館，由於自身規模不大、經費不足，當政府的補助和社會大眾對高等教育的挹注減少時，圖書館也會受到波及（註3），此點在大專院校數量快速成長以致各校資源都被稀釋的我國更為明顯。各校的總務部門及會計部門，在辦理圖書館的採購案時，為了節省經費，會力求以最省錢、最不會浪費資源的態度辦理採購，而不是以快速和立即滿足讀者需求為考量。除此之外，由於私立大學院校乃財團法人組織，收受政府補助及社會之捐資辦學，需受嚴格的會計制度和審計工作規範，如果因應不當，院校權益隨即受損，因此，對中小型院校而言，圖書館在採購行為上遂受到很大的「行為正確」壓力。這些都是影響圖書館採購工作的外力因素。由此可見，圖書館的採購是一門牽涉大學院校經費運用的全面性學問，不可僅由圖書館採購部門的單一觀點來觀察。筆者認為，圖書館的採購，其涉及的層面應分為三個層次，各層次又受其上層因素的影響。最內層的是圖書館自己的採購、工作流程和觀念，第二層為圖書館所在大學院校的制度，第三層則是政府的法令及有關單位的解釋和政策。其關係如下圖所呈現：圖院校圖書館採購的各個受影響層面（作者自行整理）在大學院校中，圖書館可能是最耗費成本的行政單位之一，但可惜的是，大多數的館員對於圖書館在校園中有關經費和各種的成本卻都沒有清楚的概念（註4），以致於對於圖書館採購工作的認識大多僅局限於圖書館的採購流程。事實上，一個負責任的圖書館員，應該對與圖書館有關的「錢」方面的事務要勇於討論（註5），才能對圖書館採購所涉及的各個層面因素均有清楚的認識，並據以思索用全面性的角度改善採購效率的方法。二、採購制度之選擇誠如Evens所指出的，圖書館採購速度是決定讀者需求是否能被滿足以及滿意度高低的最重要因素，過於冗長的採購時間會導致嚴重的圖書館公關問題（註6）。但是圖書館多半不是獨立單位，即使在採購上有求快的壓力，在採購上仍需遵守母機構的規定，必需由母86臺灣圖書館管理季刊第四卷第三期/97年7月機構總務單位辦理，圖書館僅只是使用單位而已。大學院校圖書館亦然，除一定金額以下的採購可授權圖書館自行辦理之外，圖書館之採購均需由總務處依據現有之制度及法令辦理，這些採購方式各有優缺點和適用程度的不同，均或多或少的影響了圖書館的採購效率。目前圖書館採購習用的採購制度約略有下列數種：公開招標採購根據政府採購法的規定，一般的勞務或財物採購，除非有特殊的需求或特性，只要採購金額在公告金額（新台幣一百萬元）以上，便需要採用公開招標的方式進行採購（註7）。這是一種必需經過一定公開程序進行的招標作業，所引起的爭議最少，但手續最煩雜，作業時間也最久。圖書館的圖書由於是有形體、有定價的具體財物，所以很多情況下都會被要求以公開招標方式進行採購。由於必需將採購金額累計至一百萬元，再一起進行招標，這也使圖書採購的速度和購書獲得率大打折扣。逕行採購或公開取得報價採購依據政府採購法的規定，採購物品的金額在公告金額十分之一以下（新台幣十萬元）者，使用單位得逕行進行採購，不必經過公告程序。而採購金額在公告金額（一百萬元）以下者，可公開取得三家廠商之報價（註8），即可比價進行採購。圖書館當購書冊數少或有緊急購書之需求時，可將購書總金額控制在十萬元內逕洽代理商採購，但此種作法通常會被審計單位質疑圖書館在刻意迴避政府採購法。選擇性招標所謂選擇性招標，是指在辦理經常性採購時，可以公告方式，設立一定的資格條件，進行廠商的資格審查，符合資格的廠商才可以參與採購投標。優點是可以程序透明公開，可獲較大的價格折扣（註9），且廠商資格經過過濾，可確保投標廠商均有一定的服務品質。缺點是缺書率還是會很高，且行政手續煩雜，作業時間也太長。折扣標採購所謂折扣標，在作業程序上與公開招標上並無不同，不同之處在於標的物提出的時間點和決標的依據不同（註10）。圖書館委由總務部門進行一年一度的圖書折扣數招標，由各書商提出折扣數，由折扣數較低者得標，以後一年或數年，即由此得標商以得標之折扣數供應圖書，圖書館可隨時下訂單給得標書商。折扣標的優點是保有公開的精神，且圖書館可以隨時下訂單給書商，但缺點是書籍的折扣不易預估，查證不易，也容易缺書。獨家代理產品獨家代理商品，係指此一物品僅有一家有供應、製造或發行，且無授權其它行號代理。因此在採購時僅需注明為獨家代理商品，便可省去部分招標或比議價程序。在圖書館而言，以視聽資料、電子資料庫的獨家代理情況較多。圖書方面如僅將部分獨家代理書籍分割87中小型私立院校圖書館之採購實務問題出來採購，仍會招致企圖化整為零，規避政府採購法的質疑。共同供應採購共同供應採購，是指各個機關學校，如果有共同的採購需求時，可由中央信託局代為與特定之廠商簽訂合約進行大批之採購（註11），各機關學校可向中央信託局逕行下訂單，不需另行辦理採購手續，可以說是由政府為各機關代勞辦理採購，十分簡便。過去共同供應採購只提供各種事務機器或資訊設備的供應，圖書由於具有價格不一、無法先行預估價格的特性，所以過去政府並無辦理圖書的共同供應。自民國93年起，政府開始試辦以圖書的種類為區分，各類圖書分別訂立不同的折扣數的方式辦理共同供應，各機關只需向承辦書商下訂單，書商即必需以與政府所簽訂的折扣數供書給圖書館。三、會計制度之規範圖書館除了需在採購上由總務單位依使用需求選擇適合之方式辦理之外，在動支經費、審核採購程度、驗收、核撥款項乃至於稽核審計等工作上，尚需計單位的配合，如果會計部門不願核章，圖書館的請購也不能成案。由於大多院校的會計單位並不和圖書館採購人員有直接的對口接洽，加上會計單位通常較少刁難圖書館的採購，因此，許多圖書館員並不知道所謂「圖書館的經費」並不是圖書館的錢，圖書館的經費仍是母機構的錢，圖書館只是執行單位而已；整個大學院校各個部門的資本支出都是由會計單位負責控制，而且都必需一體適用同一套會計財務規範（FinancialRegulations），圖書館並不是法令上的特殊實體，沒有特殊的財務權力（註12），此點中外皆然，但圖書館員對此多半不了解。通常會計財務規範會規範大學中那些人負責授權經費的支付、在支出經費的程序中必需遵守的程序為何。此外，為了確保大