IT成本管理的实施过程(doc 7)

IT成本管理的实施过程成本管理在实际实施过程中一般分三个环节，一是计划阶段，主要是为实施IT会计做准备，制定IT会计系统及核算体系计划，并对实施IT会计进行可行性研究。这一阶段一般耗时36个月，IT组织的规模越大，组织结构越复杂，基础数据的获得越容易，所耗时间越短。二是IT会计系统实施阶段。这一阶段主要是准备数据；选择、安装、测试软件；调试系统、监测系统运行等工作。一般耗时6个月或更多时间，这主要决定于实施所需的数据及工具，如果信息容易取得、实施工具先进、适当，则需要时间就会短。三是IT会计系统的实际运行使用阶段。这一阶段主要是核算提供IT服务的成本及相应的收费，检查这些数据的正确性，并在此基础上进行差异分析，修正IT会计系统。计划阶段团队组建及组织关系在计划阶段要首先组建好IT会计系统团队。整个团队应该由以下人员组成：·组织的信息系统总经理·财务部门高级经理·IT服务的收费客户·IT服务管理人员IT财务管理部门，是IT服务管理层不可缺少的组成部分，是一个常设部门，负责建设、运行及维护IT会计系统（包括预算、会计核算、收费），与IT服务的其他流程的管理层有同等的地位。IT财务经理直接向IT服务管理层汇报。如果组织规模较小时，不单设IT财务部门，IT成本管理工作一般由组织的财务部门与IT服务部门共同负担。无论怎样，IT会计核算工作由IT部门负责，因为这是保证IT部门实现组织目标的工具。可行性研究可行性也就是对项目的“必要性”、“可能性”和“合理性”等问题进行分析论证。对IT服务实行成本管理是否必要、有无实现的可能性，实行成本管理是否符合成本与效益原则，是计划阶段应该回答的问题。可行性研究的主要工作包括：·确定实行成本管理所需的人、财、物等资源；·界定与组织其他部门的财务界限；·定量分析实行IT成本管理的成本与效益，评价其合理性；·提出收费政策建议方案；·提出初步的实施计划，计划应该包括：成本分析、IT会计核算收费系统设计、实施与实施后评价；·评价实行IT会计的工具（包括各种账册、计算、存储设备）；·风险分析，对可能影响成功实行IT会计的因素进行分析，找出敏感因素，加以控制防范。实施成本管理的实施可以在一个会计年度的任意时间进行。但是这不意味着建立IT会计系统使用的成本数据也可以是任意时段的，一般均要求用一年的成本数据来估算每个成本单位的成本价值。当无法得到一年的数据时，一般我们要通过预测补全数据，但要注意对预测数据进行检验，通过检验的数据才可以利用，否则风险会比较大。这一阶段的主要工作有：系统实施准备工作：这些工作主要包括：·文件准备工作，主要有IT会计制度文件准备、编制用户手册、工作记录手册及IT财务管理人员工作指南等。本文转自项目管理者联盟·员工培训工作：对IT会计系统的每位员工都要进行适当的培训。对原IT人员要加强会计知识技能的培训，理解会计原理及本质；对于原财务人员则要加强IT知识技能的培训。通过培训使所有IT财务管理人员都能理解会计原理以及IT服务管理各流程的基本原则。·建立成本中心或利润中心：根据设立责任中心的政策需要，设立相应的责任中心形式。如果着重考核IT服务部门的成本和费用支出，IT服务部门不形成收入或者不考核其收入的情况下，可以设立成本中心。如果IT服务部门被看作一个单独的组织单位来衡量其一定时期的经营业绩——利润，则可以将IT服务部门设立为利润中心。·建立数据搜集机制：实施阶段需要的信息包括：工作量、服务种类、客户、成本、资源存量等，要建立起这些数据的采集点。工作量及服务种类数据可以从容量管理数据库取得，成本、资源存量数据可以从会计及配置管理部门获得。·选择、安装、调试软件：选择经过可行性研究证明是可行的软件，购买安装，以各种可能的数据和操作条件对程序进行试验，找出问题加以修改，使之完全符合设计要求。·试运行：在正式运营前要先试运行IT会计系统，这样，一方面可以在服务收费之前提醒IT资源使用大户，调整其IT资源用量及态度；另一方面成本核算及收费系统设计可能存在一些缺陷，通过试运行发现以后，进行纠正，保证IT科技核算及收费系统公平、可信。同时可以积累一定的经验。正式运营正式运营阶段的工作主要是搜集系统每天产生的成本及收费数据，发现差异，分析调查差异，处理差异。发现差异IT会计人员将每月、每年的实际数据与相应的预算、计划数据相比较，确定其差额，发现例外情况。这些比较数据包括成本、收益、工作量、服务水平等。分析调查差异差异分析是指确定差异的数额，将其分解为不同的差异项目，并在此基础上调查发生差异的具体原因并提出分析报告。只有通过调查研究，找到原因，分清责任，才能采取纠正行动，收到降低成本的实效。发生差异的原因很多，可以分为三类：·执行人的原因，包括过错、没经验、技术水平低、责任心差、不协作等；·目标不合理，包括原来制定的目标过高或过低，或情况变化使目标不再适用等；·实际成本核算有问题，包括数据记录、加工和汇总有错误，故意的造假等。只有通过调查研究，才能找到具体原因，并针对原因采取纠正行动。处理差异针对不同的差异处理方法不同。·成本差异处理：当实际成本高于预算成本时，一般情况下，IT部门会将高出的成本转移到客户身上，特别是成本的差异是由于向客户提供的专项服务造成的。但这种差异是IT会计人员的管理重点，不能因此而无限制地提高成本转移到客户身上，因为客户有可能因此选择其他供应商。·收益差异处理：收益下降是不利差异，IT会计人员分析其原因，如果是工作量预算太高造成的可适当调整工作量，如果是由于服务成本过高造成的收益降低，IT会计人员要努力寻求降低成本，提高效益的途径。如果是服务定价太低，则可以调整定价。·服务水平差异处理：一般由服务水平管理部门处理差异问题。·工作量差异处理：工作量的变化会带来两个问题：一是谁为增加的工作量付费？二是如何付费？如果由于偶然原因，客户的服务工作量增加了，IT会计人员要考虑IT部门的工作能力是否可以满足，如果可以，与客户商谈收费，但也要考虑到其他客户是否同意，因为某一客户的服务工作量的增加可能伤害到其他客户的服务。因此一般也由服务水平管理部门介入。控制和报告为保证IT服务会计核算的有效性，财务管理人员要监测、控制IT会计系统的运行，对每天的会计核算、收费情况进行监测管理，并向IT服务管理部门提交管理报告。管理报告管理报告一般每月或每季向IT服务管理部门或高级IT管理委员会提交，内容主要包括IT服务成本与收入总结以及资产负债表等。管理报告的格式管理报告没有统一的标准格式，但一般都以下两类：1.向客户提供的IT服务管理报告。这类报告一般内容相对简单，主要包括：·在会计年度内客户发生在IT方面的费用；·成本支付与预期估计是否相符？·目前的收费政策及IT会计核算方法；·IT部门如何服务增加投资；·实际与预算之间的任何差异，引起这些差异的原因以及IT部门采取的相应措施。2.向IT服务管理层提交的报告包括：·IT服务的总成本与收益；项目管理者联盟文章，深入探讨。·对每一IT单位进行的成本分析（按IT部门、平台、或其他相关单位）；·成本管理制度本身的成本及存在的问题；·未来投资计划；·降低成本的渠道分析。良好的管理报告应满足的要求·报告内容应与其责任范围一致；·报告的信息要适合使用人的需要；·报告的时间要符合控制的要求；·报告的列示要简明、清晰、实用