(工程造价)技术档案管理制度

1技术档案管理制度为规范公司技术档案工作底稿的编制、复核、使用和管理，强化咨询质量，降低咨询风险，促进提高整体水平，保证咨询资料的完整性、统一性、实用性，特制定本制度。一、档案的归档与管理1、公司的归档资料实行“项目归档”制度，每个项目完成后及时进行资料的归档工作；2、每个工程项目文档都要进行编号处理，并按文件类型再分成若干个子项以便查找；3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。4、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。5、档案管理员根据公司的《档案管理制度》实施档案归档整理。档案管理员职责：保证公司及各部门的原始资料齐全完整、安全保密和使用方便。二、档案的收集及移交工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；公司专职档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后90日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。三、档案的保存项目负责人在交付存档资料时要保证各种资料齐全，归档时填写资料清单及页数，工程量计算书要求加封面，并分类装订完好，资料完整方能存档。各种类型项目存档资料要求如下：(一)工程标底、清单编制存档资料：1、存档资料目录2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）3、工程造价（标底、清单）编制委托合同4、委托方交付的资料：建设方提供的招标文件、答疑文件（除图纸外）5、成果文件：工程（概）预算书（电子版及纸质版）6、三级复核表7、工程量计算书（电子版及手稿）28、委托方评价意见（二）工程造价审核：1、存档资料目录2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）3、工程造价审核委托合同4、成果文件：审核报告、定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）5、计算书底稿、工程量确认单6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送预（结）算书等7、三级复核表8、委托方评价意见（三）工程造价过程控制（根据项目要求，统一编号，分批存档）：1、存档资料目录2、工作总结（业务范围、完成时间、参加人员等）3、审核付款定案表、单位工程预（结）算书（电子版及纸质版）4、最终审批支付单（尽可能）5、计算书底稿、工程量确认单6、委托方交付的相关资料：施工合同及补充协议、经济签证、变更资料、洽商记录、对方报送结算书等7、三级复核表（四）文件成果要求1、外封面2、内封面（要求有工程名称、建设单位、设计单位、编制单位、编制人、审核人、编制时间、文件成果编号等）3、汇总表4、编制说明5、各分项预（结）算书6、单位资质证书、营业执照、造价师注册证书四、档案的借阅1、凡本公司职工均可通过公司档案管理员借阅并办理借阅签字手续，但需妥善保管，不得涂改遗失，如经发现涂改遗失要受到经济处罚，后果严重者要开除处理或追究3刑事责任。2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，填写《借阅档案申请表》备案，并按要求及时归还。3、借阅者用毕后应及时归还。对借阅份数过多及时间过长者，档案管理员有权催还。接催还通知后，应即刻归还。如确实需要使用，应向档案管理员办理续借手续，经同意后续借。4、公司技术档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或总经理办公室主任批准；5、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。五、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、当某些档案到销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核，经总经理批准后执行。3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4、经批准销毁的公司技术档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5、在销毁公司技术档案资料时，必须由总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。六、档案管理制度的执行档案管理责任人负责督促执行本规定，制定本制度旨在规范公司技术档案管理，全体员工必须严格遵守。北京****工程造价咨询有限公司二○○六年八月