第10章 采购发票

第10章采购发票采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。采购发票具有业务和财务双重性质，是K/3供应链系统的核心单据之一。表现在：首先，发票处理是企业采购业务中重要的一个环节，发票以有形的单据流代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹，并与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。第二，采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。采购发票在采购系统中联系的单据最多，采购发票与采购订单、收（退）料通知单、外购入库单等全部业务单据都有联系；同时与应付款系统实现发票共享，并与采购合同、付款单、预付单据联系紧密。这种联系既包括单据与单据关联的直接联系，还包括通过直接关联的单据与第三方单据间接关联，在供应链系统中，两种三方关联的模式中发票都是基本的关联因素。这样，业务和财务信息之间紧密结合，平滑连接，形成了一个信息丰富的整体，从而提高了整个K/3系统的综合运作水平和效率。第三，发票不仅表现了资金流动、同时也是业务实现的法定标志。在企业购销业务中，发票往往是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。第四，发票也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。在K/3供应链系统中，发票与外购入库单钩稽后，需要继续处理入库核算、自动生成记账凭证、从而为正确进行利润的计算和结账打下基础。这一连串的连续业务处理说明采购发票是重要的核算单据。采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等，购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。一般来说，采购发票可以通过手工录入、合同确认、采购订单、外购入库单关联等多途径生成。单据信息及录入方法采购发票序时簿采购发票相关报表10.1.1单据头信息注意：在K/3系统中提供了委外加工性质的采购发票，对于委外加工过程中加工费的发票请录入发票类型为委外加工的采购发票，钩稽和核算也进行了相应的处理。费用发票处不再处理费用发票和委外加工入库单的钩稽。采购发票的单据头包括的默认信息介绍如表10-1：数据项说明必填项（是/否）整单折扣率（%）启用整单折扣时界面可见，默认值为零；可手工录入。否整单折扣额启用整单折扣时界面可见，默认值为零；1)当手工录入“整单折扣率（%）”时，若“折扣额计算基础”为“含税金额”则专用发票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前价税合计”，普通票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前金额”；若“折扣额计算基础”为“不含税金额”则专用发票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前金额”，普通票取“整单折扣率（%）×∑分录整单折前不含税金额”。2)当手工录入“整单折扣额”后，整单折扣率（%）自动清零。否编号本张单据的号码，由系统根据【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中设置的采购发票的编码自动生成。如果用户将【系统设置】→【系统设置】→【采购管理】→【单据设置】中的“允许手工录入”选项选中，则用户可手工修改系统顺序编号，否则用户不能修改该编号。是日期即单据日期，新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。（1）录入以前期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期，财务日期为物流当期期间的第一天；（2）录入当期和以后期间的发票，单据日期传递为应收应付的单据日期和财务日期；是供应商是指提供发票的单位名称，为必录项，其录入方法是：如果该张单据是手工生成的，用户可以（1）直接手工输入供应商代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】→【基础资料查看】或【查看】→【查看编码】，系统将弹出“核算项目－供应商”查询界面，用户查询后选择所需要的供应商信息。如果该张单据是通过关联单据生成的，则供应商代码是自动关联源单据的供应商代码，用户不能进行修改。是地址、纳税登记号、开户银行是当前供应商的基础信息，系统自动取自【基础资料】，用户不能修改。系统自动生成源单类型下拉框形式，提供“无”、“采购订单”、“外购入库”、“委外加工入库”、“购货发票”“合同（应付）”、“销售发票”七种可选项，具体显示的项目根据业务流程设计设置的情况而定。第一次新增时默认为“空”，一旦用户使用过，则将上次所选的单据类型保存下来，下次再次新增时，能直接显示为上次使用过的类型，在“选单号”字段手工录入或F7选单时，同样默认为该种单据类型的选单。否选单号供用户手工录入单据号和定位单据选单号的地方。当源单类型为空时进行选单操作，系统提示“请先选择选单类别”；当源否数据项说明必填项（是/否）单类型为非空时，用户可以直接在该字段手工录入前面所选类型的单号，也可以F7或点查看，调出源单类型所选的单据选单序时簿。用户在【选项】菜单中指定选单方式：返回整单或返回条目，如果选择整单则会将源单的表头和表体项目携带过来，如果选择条目，则只携带源单的表体项目。业务类型即当前采购发票是外购入库单的采购发票还是委外加工入库的采购发票。是采购方式即采用哪种采购业务的处理方式，可以选择现购、赊购、直运采购、受托入库四种方式，用户根据需要选择。是付款日期供用户录入此业务的付款日期。新增及关联生成时（源单无付款日期）付款日期根据单据上供应商的付款条件进行计算得到。如果源单有付款日期，则携带源单付款日期。单据上供应商无付款条件时，则付款日期默认为单据日期。是汇率类型是指单据币别汇率的来源，默认取采购系统参数设置中设定的默认汇率类型是币别指发票结算使用哪种货币。系统默认为本位币，用户可以修改。如果该张单据是通过关联其它单据生成的，则系统自动带出源单据币别，用户可以再进行修改。是汇率即当前币别的汇率，系统根据单据日期、汇率类型自动取币别的生效汇率。是年利率是应付款系统专用字段，反映应付款计算利息的利率，以百分比表示。否往来科目/贷方科目可以由用户直接录入现金、银行存款等具体的明细科目或科目，以方便对应采购发票的账务处理。审核后的发票，该字段在核算系统中可以修改。否备注即该笔业务的参考信息。用户可以手工输入备注，也可以使用【系统设置】→【基础资料】→【采购管理】→【备注资料】中录入的备注信息，即（1）直接手工输入备注代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择【查看】→【基础资料查看】或【查看】→【查看编码】，系统将弹出“基础资料”查询窗口，用户查询后选择所需要的备注信息。否业务员是指提出该笔订货业务的职员。是主管是指该笔订货业务的主管人员。否部门是指该笔业务所处理的部门。是制单即当前单据的录入操作员，该字段用户不能设置，在单据保存后，由系统根据当前操作员自动生成，并不再随修改而改变。系统自动生成开票人开出发票的人员，一般是供货单位的人员，用户根据手工输入。系统自动生成审核即业务审核的操作员，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成审核日期即业务审核的日期，用户不能设置，在业务审批人审核后，由系统根据当前系统日期自动生成。系统自动生成钩稽人即发票钩稽的操作员，用户不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成钩稽期间即发票钩稽的钩稽所属期间，用户不能设置，在钩稽人钩稽后，由系统根据当前系统日期自动生成。其中，发票上对应的采购成本和税额信息的确认是由钩稽期间决定的，在哪个期间钩稽，即确认为当期成本。系统自动生成记账即该将该单据生成记账凭证的人员，由于采购发票属于核算单据，因此在业务审核后需要生成凭证。该字段用户不能设置，在核算系统生成凭证时系统根据当前操作员自动生成。系统自动生成10.1.2单据体信息采购发票的单据体包括的默认信息介绍如表10-2：数据项说明必填项（是/否）行号是系统标识录入条目（或称分录）的顺序的，由系统自动生成。在供应链系统中，提供使用单据号码和行号的双重标记来为物料定位。否物料代码指该采购发票的物料代码，如果该张单据是通过关联生成的，则物料代码是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。是物料名称、规格型号是所选物料的名称、规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改。系统自动生成辅助属性指物料或商品的附加属性。首先需要在当物料或商品的属性中指定对应的辅助属性类别，并在【系统设置】→【基本资料】→【采购管理】→【物料辅助属性】中指定物料和辅助属性值的对应关系。取得的方法是：（1）如果该张单据是手工录入的，用户可以按F7或者选择【查看】→【查看编码】菜单，系统将弹出相应资料窗口供选择；（2）如果单据是关联生成的，则自动关联源单据相关分录生成，用户可修改。否单位所选物料的常用计量单位，如果该张单据是通过关联生成的，则单位是自动关联源单据生成的，用户可以根据实际计量情况进行修改。是数量即当前物料按当前所选单位计量的订货数量，如果该张单据是通过关联生成的，则数量是自动关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改。是单价当为采购专用发票时，其代表不含税的单价，如果先录入含税单价，则根据单价＝含税单价/(1+税率)，如果先录入金额，则会根据选项决定是否倒算，如果倒算则按照单价＝金额/(1－折扣率)/数量进行倒算；当是采购普通发票，其代表的是含税的单价。否含税单价（专用）普通采购发票不显示，是指当前物料的专用发票含税价格。否折扣率即当前价格的折扣率，精度取系统参数中所设定的“折扣率精度”其处理、控制方式与单价一致。折扣率可以录入负值，表示实际价格高于参照价格。否实际含税单价含税的实际价，当为专用发票时，按照以下公式进行计算，实际含税单价＝含税单价×（1－折扣率），用户不能修改当为普通发票时，按照以下公式计算，实际含税单价＝单价×（1－折扣率），用户不能修改系统自动生成金额当发票为专用发票时，指当前物料的不含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改，金额＝数量×含税单价×（1－折扣率）/(1+税率)；当发票为普通发票时，指当前物料的含税实际金额，系统根据以下公式计算得出，金额＝数量×单价×（1－折扣率），用户可以修改如果用户修改金额等字段，系统根据是否选择【选项】→【调整金额后倒算单价】来分别处理：如果选择，则调整金额后系统会根据金额倒算单价，否则，系统将保留修改状态，不作处理。是金额本位币指当前物料的本位币金额，金额（本位币）＝金额×汇率，并且该字段不允许修改。系统自动生成折扣额1)在系统选项“折扣额计算基础”的值为“含税金额”前提下，专用发票的折扣额＝数量×含税单价×折扣率%；系统自动生成数据项说明必填项（是/否）普通发票的折扣额＝数量×单价×折扣率%。2)在系统选项“折扣额计算基础”的值为“不含税金额”前提下，专用发票的折扣额＝（数量×含税单价×折扣率%）/（1+税率%）；普通发票的折扣额＝数量×单价×折扣率×（1-税率%）折扣额本位币用本位币表示的折扣额，折扣额（本位币）＝折扣额×汇率。系统自动生成税率即当前物料的增值税率或征收率（分别适用于专用发票和普通发票），录入方式是：手工新增时，专用发票根据系统选项“采购系统税率取数来源”取相应的税率；普通发票税率默认为0，允许修改；如果勾选“采购价格资料含税”时，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均携带订单上的税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；如果不勾选“采购价格资料含税”，不管订单通过哪条线关联到发票（即包括直接关联和三方关联），普通发票均不携带订单税率，专用发票如果取不到订单税率，则取系统预设的税率；发票关联其它非订单单据生成，依据“采购系统税率取数来源”取税率否税额（专用）指专用发票中的增值税额，系统根据以下公式计算得出，用户可以修改；税额＝数量×含税单价×（1－折扣率）/(1+税率)×税率否税额本位币（专用）指专用发票中按本位币显示的增值税额，税额（本位币）＝税额×汇率，并且该字段不允许修改；系统自动