第5章_采购与应付系统1

•了解采购与应付款系统目标•理解采购与应付款业务流程•理解采购与应付款系统功能结构•掌握采购与应付款系统数据流程学习目的与要求4-5采购与应付系统5.1采购与应付款系统系统概述5.2采购与应付系统目标5.3采购与应付系统业务流程5.4采购与应付系统功能结构分析5.5采购与应付系统数据流程4-5采购与应付系统4-5.1采购与应付款系统概述采购与应付款是企业供应部门根据物料需求部门的采购申请，取得企业生产经营活动所需的各种物资，同时进行往来核算的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。5.1采购与应付款系统系统概述5.2采购与应付系统目标5.3采购与应付系统业务流程5.4采购与应付系统功能结构分析5.5采购与应付系统数据流程4-5采购与应付系统4-5.2采购与应付款系统目标及时准确完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、确认执行情况完成采购的日常业务处理，包括：采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。完成应付账款的核算与管理，包括：应付账款业务的日常核算，及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况。实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商信息、供货信息、以及物料质量检验信息等管理功能。1234能够完成采购分析，采购统计工作，打印输出各种需要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。5建立数据接口，实现与其他子系统之间的数据传输与共享。65.1采购与应付款系统系统概述5.2采购与应付系统目标5.3采购与应付系统业务流程5.4采购与应付系统功能结构分析5.5采购与应付系统数据流程4-5采购与应付系统4-5.3采购与应付系统业务流程采购业务流程图部门原始凭证合格N返回采购部门请购单上级主管部门采购部门不合格的发运单收货通知单不合格收货通知单质检员发运单通过合格的发运单确认N返回确认Y提交提交确认通过Y提交N返回填写并提交Y填写并提交批准的请购单Y提交采购部门供应商通过不合格的订单采购订单不合格的采购订单N返回确认填写提交主管确认批准的订单不合格的外购入库单应付款模块Y提交确认N返回N返回未确认的外购入库单合格的外购入库单库存台帐库管员库主管通过应付款模块部门合格的收货通知单Y提交更新填写并提交确认4-5.3采购与应付系统业务流程采购业务流程采购业务流程分析生产部门根据需求编制物料请购单，经主管批准后交采购部门，采购部门根据库存信息、供应商档案以及价格信息，填写采购订单，经主管确认后交供应商。如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，产生两个单据，一个是发运单，一个是采购发票。由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据到达的不同时序做出不同的处理。4-5.3采购与应付系统业务流程采购业务流程采购业务流程分析库管员根据质检确认的收货通知单，填写外购入库单。外购入库单提交仓库主管进行确认，确认后的外购入库单，一方面更新库存台账，另一方面提交财务部门，进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料会计，规模不同的企业各有不同。发运单随货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据订单和实际到货数量对发运单进行确认，不合格的发运单退回供应商，确认后的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检员，质检员对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。确认后的收货通知单交库管员，进行入库处理。4-5.3采购与应付系统业务流程采购退货业务流程采购退货业务流程图质检部门不合格的收货通知单返回应付款系统部门采购部门退货通知单填写并提交退货申请单不合格的退货申请单采购部门填写确认N返回合格通过供应商合格的退货通知单Y提交库管员不合格的红字外购入库单合格的红字外购单库存台帐部门库主管N返回确认Y未确认的红字外购入库单填写并提交4-5.3采购与应付系统业务流程采购退货业务流程采购退货业务流程分析采购退货的业务一般有两种情况：一是采购人员填写的收货通知单提交质检部门，质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。退货业务，如果已经付款，则应在应付款处理中做相关收款处理，方法是填制红字付款单。二是对于已经入库的物料的退货处理。相关部门提出退货申请，经采购部门确认批准后，由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据退货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理。其流程跟采购入库相同，只是数据是红字的。4-5.3采购与应付系统业务流程应付业务流程应付业务流程图出纳不合格付款单填写采购模块确认人员通过采购部门确认人员通过付款单财务系统提交确认N返回确认不合格采购发票采购发票采购订单合格的入库单财务部门合格付款单合格采购发票部门采购结算单记账凭证供应商往来财务部门Y填制更新填写5.1采购与应付款系统系统概述5.2采购与应付系统目标5.3采购与应付系统业务流程5.4采购与应付系统功能结构分析5.5采购与应付系统数据流程4-5采购与应付系统4-5.4采购与应付系统功能结构分析采购与应付系统功能结构图采购业务报表处理往来报表处理采购订单处理入库单处理采购发票处理采购结算处理采购类型设置发运方式设置供应商档案设置期初余额设置其他设置付款单处理转账处理应收款核销处理业务处理应付款处理帐表处理初始设置采购与应付管理系统4-5.4采购与应付系统功能结构分析采购与应付系统功能结构图初始设置采购类型供应商档案发运方式期初余额设置基本设置4-5.4采购与应付系统功能结构分析采购与应付系统功能介绍业务处理采购订单处理采购入库单处理采购发票处理采购结算4-5.4采购与应付系统功能结构分析采购与应付系统功能介绍应付款处理付款单处理转账处理应付款核销4-5.4采购与应付系统功能结构分析采购与应付系统功能介绍账表处理采购业务报表处理应付核算报表处理5.1采购与应付款系统系统概述5.2采购与应付系统目标5.3采购与应付系统业务流程5.4采购与应付系统功能结构分析5.5采购与应付系统数据流程4-5采购与应付系统4-5.5采购与应付系统数据流程数据流程图采购数据流程图E1采购部门D1未批准的订单P1填写采购订单应付款模块E2.3库主管应付款模块E1.1主管P2确认采购订单S1批准的采购订单E1采购部门P3收货处理E2.2质检员P4质量检验D3不合格的收货通知单D2未确认的收货通知单S2确认的收货通知E2.1库管员P5填写入库单D4未确认的入库单P6确认入库单D5不合格的入库单S3批准的入库单P7更新库存台帐S4库存台帐E6部门4-5.5采购与应付系统数据流程数据流程图采购退货数据流程图E2.2质检员应付款模块D3不合格的收货通知单E1采购部门E6部门D3不合格的收货通知单E1采购部门P15退货处理S2红字收货通知E4供应商P15退货处理S2红字收货通知E2.1库管员P5填写红字外购入库单E2.3库主管D11未确认的红字入库单P6确认红字外购入库单S3确认的红字外购入库单P7更新库存台帐S4库存台帐4-5.5采购与应付系统数据流程数据流程图应付数据流程图E5.2确认人员财务系统D10不合格的采购发票E5财务部门D9未确认的付款单E1采购部门P11填写付款单部门采购模块E5财务部门E5.2确认人员E5.1出纳P8录入采购发票D8未确认的采购发票P9确认采购发票P12确认付款单S6合格付款单S5合格的采购发票P13更新客户往来P10采购结算S7采购结算单S8客户往来P14填写记账凭证D11不合格的付款单D6批准的入库单D7采购单4-5.5采购与应付系统数据流程数据字典外部实体描述外部实体编号外部实体名称简述输入的数据流输出的数据流E1采购部门主管物料采购的部门,包括采购人员和部门主管,采购人员负责业务,主管负责审批采购订单、发运单采购订单、收货通知单E2仓库存放物料的场所，实体包括库管员、质检人员、和仓库主管收货通知单、退货通知单入库单E4供应商物料的供应者采购订单、退货通知单采购发票、发运单E5财务部门包括出纳、确认人员、往来会计、材料会计、财务主管等。出纳负责支付款项，往来会计负责往来账，材料会计负责存货核算入库单、发票、采购订单采购结算单，记账凭证，付款单E6相关部门包括生产部门及信息使用的其他部门库存台账信息退货通知单4-5.5采购与应付系统数据流程数据字典数据存储描述数据存储编号数据存储名称简述数据存储组成相关联的处理S1批准的采购订单存储已确认的采购订单日期+订单号+采购方式+供应商+付款条件+结算方式+交货日期+发运方式+送货地址+业务员+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+存货编码+规格型号+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率P2，P3，P10S3批准的入库单存储确认的入库单日期+入库单号+出入库单类型+收货通知号+仓库+业务员+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+入库数量+入库单价+入库金额P6，P7，P10S6合格付款单存储付款单日期+付款单号+订单号+采购发票号+供应商+结算方式+出库单号+付款金额+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注P12，P13，P14S5合格采购发票存储采购发票日期+发票号+订单号+采购方式+付款条件+开户银行+账号+税号+供应商+收货部门+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+采购数量+采购单价+采购金额+增值税率+税额+运费+运费税金+应计费用+价税合计P9，P10，P13S7结算单存储采购结算单日期+结算单号+存货编码+发票号+采购订单号+入库单号+结算单价P10，P14数据字典数据流描述数据流编号数据流名称简述数据流来源数据流去向数据流组成数据流量高峰流量D1未批准的订单由采购员填制，未经主管确认的订单P1P2日期+订单号+采购方式+供应商+付款条件+结算方式+交货日期+发运方式+送货地址+业务员+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+订货数量+订货单价+订货金额+增值税率D2未确认的收货通知单由采购部门收到发运单后填制的未经质检部门确认的单据P3P4日期+订单号+收货通知号+发运单号+供应商+订货部门+付款到期日+业务员+存货编码+规格型号+计量单位+收货数量+质检状况+质检人员+质检时间+制单人员+制单时间+确认人员+确认时间+确认标志+备注D4未确认的入库单由库管员收到收货通知后填制的未经仓库主管确认的入库单据P5P6日期+入库单号+出入库单类型+收货通知号+仓库+业务员+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+入库数量+入库单价+入库金额D8未确认的采购发票由供应商开出的未经财务人员确认的发票P8P9日期+发票号+订单号+采购方式+付款条件+开户银行+账号+税号+供应商+收货部门+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注+存货编码+规格型号+计量单位+采购数量+采购单价+采购金额+增值税率+税额+价税合计+运费+运费税金+应计费用D9未确认的付款单由出纳开出的未经确认人员确认的付款单P11P12日期+付款单号+订单号+采购发票号+供应商+结算方式+出账单号+付款金额+制单人员+制单时间+确认人员+确认标志+确认时间+备注数据字典处理描述处理逻辑编号处理逻辑名称输入的数据流处理逻辑的描述输出的数据流处理频率P1填写采购订单根据采购申请、供应商信息、价格信息选择合格的供应商，确认价格填写采购订单D1P2确认采购订单D1采购部门主管根据相关信息对采购订单的供应商、价格和数量进行审批，合格则作确认标记S1P3收货处理S1采购人员根据确认的发运单和采购订单以及收货数量，填写未确认的收货通知单交仓库质检员进行质量检验D2P4检验质量D2质检员根据采购部门提交的收货通知单，对实