第一章采购与采购管理基础

采购管理主讲教师：李屏电话：[phone]短号：619589电邮：[e-mail]想一想：分组讨论、总结、展示（讨论中注意记录）：个人怎样获取生活用品或劳务？一个产品是怎样从概念开始，然后走上生产线被加工出来的？制造型企业怎样获取原材料、半成品、工装夹具、备品备件、办公用品、各类服务等？流通型企业怎样获取商品、备品备件、办公用品、各类服务等？个人获取物品、劳务与企业获取物品、劳务的方式有什么区别？第一章采购与采购管理基础第一章采购与采购管理基础[教学内容]1、掌握采购的含义、程序和采购管理的目标；2、理解采购方式、采购决策、采购管理的内容；3、了解采购的地位、采购分类、采购制度、采购管理组织、采购者素质。[教学重点]采购的概念、采购程序、采购管理的目标。[实践教学]1．某食品公司的采购流程。2．采购作业流程实训。主要内容采购概述采购的概念采购制度采购方式采购程序采购管理基础采购管理概述采购管理与库存采购管理的趋势实训采购的概念采购(Purchasing)是指在一定的时间、地点条件下通过交易手段，实现从多个备选对象中，选择购买能够满足自身需求的物品和服务的企业活动过程。与采购相关的概念购买（Buying）是指买方支付等价的货币，向卖方换取商品所有权的行为过程。供应（Supply）是指供应商或卖方向买方提供产品或服务的全过程。订购（Order）是指采购下订单的过程。物流（Logisitics）是指物品从供应地向接受地的实体流动过程。根据实际需要，将运输、储存、装卸搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等基本功能实施有机结合。供应链（SupplyChain）是指生产与流通过程中涉及将产品或服务提供给最终用户活动的上游与下游企业所形成的网链结构。采购的地位（一）采购在企业成本控制中的地位一般情况下，企业产品成本中外购部分占了比较大的比例（60％～70％）。这意味着，在采购方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于公司其他成本节约所达到的效果。采购的地位（二）相关案例：某企业采购对利润的影响假设某企业现在的目标是将利润提高一倍。现在，该企业的总销售额为1亿元，利润为500万元。其中，销售额的60％为产品和服务的采购成本，其余的成本包括劳务费、工资以及一般管理费用。问题：销售量、产品价格、劳务费和工资、一般管理费用或采购成本要增加或减少多少，才能使利润从500万提高到1000万？采购的地位（三）现状销售额＋17％价格＋5％工资－50％管理费用－20％采购成本－8％销售额100117105100100100采购成本607060606055工资10121051010管理费用252525252025利润51010101010单位：百万元表1－1影响利润的因素比较表采购的地位（四）采购在企业物流中的地位采购处于供应物流这个阶段，许多采购决策直接影响着物流渠道中商品或服务的流动，换句话说，采购与采购管理质量的好坏将直接影响到整个企业物流的质量。想一想：案例：美国福特企业采购流程分组讨论、总结、展示（讨论中注意记录）：1.企业的物流分成哪几类？2.采购处于哪个位置？3.采购在企业物流中有何作用？美国福特企业采购流程美国福特汽车企业原有的采购流程，可以说是相当传统的。采购部将订单一式三份分送给财务部、供应商和仓库。供应商将货品送到仓库，同时将发票送给财务部；仓库将验收结果填写验收单送到财务部；财务部将所持的验收单、订单和发票等三种文件相互查验，如都相符，就如数付款给供应商。其过程如图所示。美国福特企业采购流程美国福特企业采购流程经重新审视，并应用电脑网络，福特有了全新的采购作业流程。采购部将订单输给中央数据库，如果是固定往来供应商，则以电子订购系统（EOS）自动向供应商下达订单。如果不是固定供应商，则以订单传真和信函通知供应商。供应商交货给仓库后，仓库从中央数据库取出订单资料，再验收所交的物品。如相符，就将验收合格资料输入中央数据库，经过一段时间，中央数据库自动签发支票给供应商；如验收不符，同时也将验收结果输入中央数据库。如此，采购部和财务部都可以从中央数据库中，随时查询和了解采购状况。如图所示。美国福特企业采购流程美国福特企业采购流程因为采用了电脑网络，废除了发票，而且核发支票等改为由验收单位负责，因此财务部人员几乎在整个采购作业中不需要投入大量人力，仅定期做订单、验收等与财务有关的稽核工作。财务部在改善前职员超过500人，改善后仅需要125人，这个效应也延伸到其它部门，有的部门人数甚至缩减为原来的1／20。福特企业的验收人员可以利用电脑来取代财务人员，取得对过去供应商的品质评定，以便于做出是否签发支票给供应商的判断。同时，借助电脑系统可以将信息同时传递给各相关人员，以同步工程同时处理的方式来缩短处理时效。美国福特企业采购流程采购流程改造以前，如果充分授权而没有稽核，将变成弃权或滥权，但是若派人来抽样稽查，又将被视为不被信任，反而带来更大的负面效果。采用电脑信息技术，及时以统计资料进行分析，任何相关业务人员都可以由电脑系统中提取信息差异、例外分析等资料，从而即时采取对策进行处理。经由这种方式，被充分授权者也不敢再任意滥用权力。采购物流与企业物流系统的关系采购是企业物流系统的重要组成部分采购物流是生产物流、销售物流的前提和基础生产物流和销售物流是采购物流实现的途径采购制度集中化采购定义：由企业的采购部门全权负责企业采购工作。优点：降低采购费用、利于规范化和标准化、利于控制、降低库存缺点：时效性差、非共同性物料采购难有折扣、采购绩效较差条件：存在规模效应、地缘便利、管控目的集权式采购组织的流程采购制度分散化采购定义：按照需要由各单位自行设立采购部门负责采购工作，以满足部门生产需要。优点：弥补集中制采购的不足、采购绩效较好、时效性好、占用资金和占用库存空间较小。缺点：不利于降低采购费用、不利于规范化和标准化、不利于控制条件：大型的生产或流通企业分权式采购组织的流程采购制度混合制采购定义：由集中制采购和分散制采购组合成的一种新型采购制度。优点：集中了两种采购制度的优点。实施：集中采购：需求量大、价值高、进口货物分散采购：需求量小、价值低、临时性需求采购制度案例P8采购方式采购方式：企业在采购中运用的方法和形式的总称。招标采购比价采购议价采购采购方式招标采购概念：招标采购是一种使用越来越广泛的采购方法。已经受到人们越来越多的关注。为此介绍关于招标采购的一些基本做法。所谓标，就是标书，就是任务计划书、任务目标。招标，就是招收完成给定任务计划的人（或企业）。所谓招标采购，就是通过招标方式寻找最好的供应商进行采购的采购方法。适用条件：需求量大且标准化的产品，或技术含量高的产品采购方式招标采购优点：体现公开、公正和公平体现竞争，利于形成合理价格体现优化，利于改进采购物品的品质有利于建立供应商资源库缺点：采购费用高可能造成抢标采购程序复杂，应变性差采购物品规格不一衍生其他问题采购方式比价采购概念：比价又称为限定厂商公开招标，是指在买方市场条件下，在选定两家以上供应商的基础上，由供应商公开报价，最后选择报价最低的为企业供应商的一种采购方式。适用条件：企业对采购物品的供应来源相当清楚，对物品的品质要求远胜于价格因素，或者急需，或者机密性物品的采购。采购方式比价采购优点：节省时间及费用比较公平有一定的公开性和透明性，可以减少弊端缺点：可能造成供应商合谋可能造成抢标采购物品规格不一采购方式议价采购概念：是指买卖双方直接讨价还价实现交易的一种采购行为。不公开采购，供应商固定适用条件：需要量大、质量稳定、定期供应的大宗物资的采购。程序：询价、报价选择供应商并签订采购合同采购方式议价采购优点：节省时间及费用减少失误，增加弹性可以与供应商发展互惠关系缺点：价格偏高缺乏公开性，信息不对称容易形成不公平竞争易滋生弊端讨论采购作业的流程是怎样的？采购程序确认需求需求说明与编制采购计划选择供应商商务谈判订单安排订单跟踪接收与入库不符与退货处理核对发票与结算结案与档案管理采购程序——思考需求由谁提出？包含哪些内容？供应商的信誉、质量、交货期不好，会给采购工作与企业的生产造成哪些影响？采购谈判、采购合同的内容有哪些？订单的要素有哪些？为什么需要跟踪订单？接收与入库是一回事吗？为什么？由谁接收？不符与退货处理由谁说了算？发票重要吗？结算的基本凭据有哪些？采购档案怎样管理以方便查阅？采购管理概述采购管理的概念采购管理（PurchasingManagement）是指为保障整个企业物资供应而对企业采购进货活动进行的管理活动，是整个物流活动的重要组成部分。采购管理概述采购管理与采购的区别于联系采购采购管理区别具体的采购业务活动，是作业活动只涉及采购员个人只能调动采购科长分配的有限资源对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动，是管理活动面向整个企业可以调动整个企业的资源联系采购本身也有具体管理工作，它属于采购管理。采购管理本身，由可以直接管到具体的采购业务的每一个步骤、每一个环节、每一个采购员。采购管理概述采购管理的目标：5R合适的供应商(RightSupplier)合适的质量(RightQuality)合适的时间(RightTime)合适的数量(RightQuantity)合适的价格(RightPrice)采购管理概述采购管理的作用实现最有效率的采购反馈市场变化，支持企业产品策略及生产策略的制定与供应商建立友好的关系，帮助企业实现供应链管理的目标采购管理的内容与过程需求分析采购管理组织选择供应商制定订货策略制定进货策略商务谈判支付、善后处理进货实施验收入库采购评价资源市场分析采购监控实施订货计划制定订货计划采购基础工作采购管理与库存库存控制库存控制的定义：对库存量的控制，亦即在保障供应的前提下，使库存物品的数量最小所进行的有效管理的技术经济措施。库存的类别：生产企业：原材料库存、在制品库存、产成品库存流通企业：流通库存周转库存的特点：暂时存放、衔接供需库存的弊端：积压自己、增加管理费用和成本最佳库存水平——库存控制工作库存控制方法传统：ABC分类管理法、订货点法现代：MRP、ERP、JIT、QR、ECR、VMI周转库存采购管理的趋势跨国采购中心电子采购化实训课堂练习：1．某食品公司的采购流程分析。小组项目：2．调查企业组织架构与销售和采购规模，了解采购部门的归属。3．索取企业的采购申请单、采购物品目录表、采购计划表、采购订单（均为空白表单），了解企业采购流程并制作采购流程图。