第二章 采购组织管理

第二章采购组织管理本章学习目标掌握采购部门在组织中的地位的决定因素；熟悉采购部门的职责；了解采购组织的设计原则；掌握采购组织的基本类型；了解采购经理的职责；掌握供应链背景下对于采购人员提出的新要求；熟悉采购部门与企业中其他部门之间的配合关系；了解未来采购组织的特征。第一节采购组织概述采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供应。因此，一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同规范，参照实际需要，建立整体关系，并作适当的管理，以期能发挥整体的作用。一、采购部门在组织中地位影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：（1）货物和服务的总价值（2）公司采购的原料，当下市场供应情况（3）公司的财务状况（4）管理层自身的知识和认识水平二、采购部门的职责评估和选择供应商审查采购计划和材料规格作为主要联络对象和供应商进行联系制定授予采购合同的方法三、采购部门的组织架构采购部门的基本职能采购业务管理跟单管理票据处理档案管理废料处理运输管理采购经理档案部跟单部票据部采购部运输部残料部研究部价格表产品目录档案记录采购记录程序研究市场研究价值分析办公设备制造设备普通物料各种燃料包装材料化学原料金属材料其他物料五金原料图2-1大型企业采购部门组织架构采购科行政科运输科物料组原料组零件组设备组订货组价格发票组文书组追踪组运输督察组包装运输组运输事务组图2-2中型企业采购部门组织架构总经理行政部业务部生产部仓储生产控制采购制造产品管理图2-3采购部门隶属生产部门关系图四、采购部门在企业中的隶属关需总经理行政部业务部生产部仓储生产控制制造产品管理采购外事活动后勤服务图2-4采购部门隶属行政部门关系图总经理行政部业务部生产部人事部采购部图2-5采购部门隶属总经理关系图资财部业务部生产部人事部采购部行政部总经理图2-6采购部门隶属资财部门关系图第二节采购组织的基本类型采购组织是指完成采购任务的机构。采购组织的设计与规划与企业对采购职能的看法有关。若企业将采购看作是业务活动时，采购组织在企业中将会处于较低的地位。若企业将采购视为一个重要的竞争因素，并且对企业具有重要的战略意义，那么采购组织就处于较高的地位。一、采购组织设计原则精简的原则责、权、利相结合的原则统一的原则高效的原则二、分权型采购组织分权型采购组织特点分权型采购组织指的是与采购相关的职责和工作分别由不同的部门来执行。例如，物料或商品需求计划可能由制造部门或者销售部门来拟定；采购工作可能由制造部门或者销售部门来掌管；库存责任则可能将成品归属销售部门、将制品归属制造部门；原料或零件归属于物料或仓储部门。分权型采购优缺点分权型采购优点速度和回应理解特殊的操作性需求产品开发支持所有权问题分权型采购缺点各部门之间有重叠的工作项目权责不清，由于整个物料管理的功能细分化，工作显得零乱复杂，个别部门之间的职责也变得不明确沟通不畅，相互冲突总经理办公室部门A部门B部门C采购生产市场/销售采购生产市场/销售采购生产市场/销售图2-7分权型采购组织架构示意图分权型采购适用范围分权型采购组织对于拥有经营单位结构的跨行业企业特别有吸引力，每一个经营单位采购的产品都是唯一的，并且与其他经营单位所采购的产品有显著的不同。在这种情况下规模经济只能会提供有限的优势或方便。三、集权型采购组织集权型采购组织特点将采购相关的职责或工作集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。这个体系称为物料管理部门或资财部，其主要工作包括生产控制（生产计划、物料控制）、采购（包括采购事务及跟踪和催货）及仓储（收发料、进出货、仓储、运送）等。集权型采购的优缺点集权型采购的优点协调采购量减少重复性的采购工作协调采购计划和战略协调和管理整个公司的采购系统开拓专业技能配合企业财务状况，建立广泛的供需关系集权型采购的缺点常有推诿，无法全面有效配合现象发生请购程序太过复杂，常因审批人不在场而影响工作，遇有紧急采购时无法机动配合有些物料因受场地的限制而不利于集中工厂是分散布置时，集中采购后再分运，对仓储管理不便总经理采购部办公室部门A部门B部门C生产市场/销售生产市场/销售生产市场/销售图2-8集权型采购组织架构图集权型采购适用范围：这种结构适合于几个经营单位购买相同产品，同时该产品对于其具有重要战略意义的情况。四、混合型采购组织（一）混合型采购主要特点在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。（二）混合型采购优缺点中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究结构。另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但它并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。企业在推行集中采购时，可将部分作业合理、分散执行，例如一些小额采购、地区性采购等，要给予下属工厂较大的执行权，不但可以提高采购效率，而且还可以降低采购成本。总经理采购部办公室部门A部门B部门C采购生产营销采购生产营销图2-9混合型采购组织架构图五、采购管理组织设立步骤（一）考虑采购管理职能（二）考虑采购任务量（三）确定采购管理组织机构（四）设计管理作业流程（五）设定岗位（六）为各个岗位配备合适的人考虑采购管理职能考虑采购任务量确定采购管理组织机构设计管理作业流程设定岗位为各个岗位配备合适的人图2-10采购组织设立流程第三节采购人员职责一、采购员的职责遵纪守法、遵章守纪采购人员要努力成为采购、谈判和品质管理方法的多面手，同时要了解企业的产品、生产流程、物料的技术要求，充分运用其创造力、想象力及机智，出色地完成采购业务。采购人员要洁身自好、廉洁奉公，自觉地抵制任何损害企业利益，或违反法律的不当行为。采购人员要努力学习，善于总结，不断提高自身的政治素养和业务能力。采购人员素质的良莠，对采购任务的影响重大。因此，必须有高度的道德标准加以维持，否则，企业无法获得久远的效益。采购人员在与供应商打交道的过程中，要注意技巧。二、采购经理的职责（一）基本职责1.制定采购谈判的策略和方案并加以实施。2.处理质量问题，以及退货方案的实施。3.同公司内部其他各功能部门建立并维持良好的关系。4.对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议。5.运用一些战术性的方法，如供应商伙伴关系、供应链6.处理供应商的问讯、异议及要求。7.实施对新供应商的开发和扶植工程。（二）核心职责1.保证本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作。2.不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量。3.控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本。4.建立可靠、最优的供应配套体系。5.利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发。6.建立并维护本企业、本公司的良好形象。7.管理、控制好与采购相关的文件及信息。（三）其他职责从采购管理的角度讲，其他职责包括制定并实施采购的方针、策略、流程、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我评估，建立培养稳定并有创造性的专业采购队伍等。三、首席采购官的职责1.主持采购部全面工作，提出物资采购计划，确保各项采购任务完成。2.调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。3.审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。4.要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。5.监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。6.按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。7.认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8.在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。9.每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。10.督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿、不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。第四节采购部门与其他部门的关系采购部门与企业中其他部门的关系：随着采购工作在企业经营中的战略地位的加强，企业所进行的采购工作不再仅是采购部门一个部门的工作，也不能由采购部门单独来完成，采购部门和企业中其他部门之间的联系越来越紧密。只有理解了采购部门与其他部门间的关系，才能更积极地推动采购团队的组建和各部门之间的信息交互，才能更好地提升采购部门的绩效。采购物流销售财务品管设计制造供应商信息流资金流与物流图2-11采购部门与其他部门的关系第五节未来组织的建立表2-2未来采购组织的预期设计特征指定某些特别人员专门负责管理与供应商的关系5.06将采购人员与主要内部客户安排在同一地点工作4.78成立进行集中协调的商品小组来制定全公司供应战略4.62包括采购代表的新产品开发小组4.61主要购买者管理非商品产品或服务4.61将采购人员和技术人员安排在同一地点工作4.53首席采购官向总裁或首席执行官定期汇报工作或绩效审核报告4.50有供应商作为成员或参与者的新产品开发小组4.49具有采购和供应相关头衔的高级首席采购官4.46在业务单元之间进行的正式的采购和供应链战略的协调和审核4.42管理某些或全部采购和供应流程的跨部门小组4.27分数：1=预计企业不依赖此设计结构，4=有些依赖，7=很依赖。表2-3采购人员与部分内部客户之间的信息交流运营部工程部营销部得到的信息有得到的信息有得到的信息有供应商绩效物流规格需求计划要求对成本、质量、交货和订单周期的内部要求不断发展的产品和工艺流程技术要求有关新产品的创意生产能力需求、物料和服务需求对新产品的需求促销和计划的需求改变本章小结进入21世纪之后，信息技术的进步、新型的商业模式不断出现以及市场竞争的加剧，对中国企业本来就不成熟的采购组织形成了挑战。正如恰当的员工、系统和绩效考核对采购成功非常关键一样，一个合适的组织设计对成功同样至关重要。更多关注结构及交流、劳动分工、协调、控制、权利和职责的正是体系的评估和选择将增加实现供应管理目标的可能性。毫无疑问，企业所选择的组织设计特征种类往往与企业规模有关。大型公司和小型公司在范围大小、复杂程度及可获得资源等方面都有所不同。大型公司往往在世界各地都有业务（范围），覆盖更广业务范围和生产线的更多组织层级（复杂型），以及支持采用某种设计特征的资源。随着公司规模的扩大，很多组织设计特征都被用来帮助协调、整合全球多样化的大型企业。无论公司规模有多大，有先进意识的供应经理都应认识到组织设计和采购效率之间的重要关系。在此背景下，本章探究与采购组织相关的话题：采购部在组织结构中的地位；采购功能部门的组织结构；采购组织的基本类型；采购人员的职责；采购部门与其他部门之间的关系；未来组织的建立。思考与讨论1.简述采购部门在组织中的地位。2.简述采购部门的职责。3.简述采购组织的设计原则。4.简述采购组织的基本类型。5.简述采购经理的职责。6.供应链背景下对采购人员提出了哪些新要求？7.简述采购部门和企业中其他相关部门的配合。8.未来采购组织的主要特征是什么？9.当考虑供应商是否应用参与新产品开发时，最重要的标准是什么？10.讨论当我们说“企业从整体供应链角度考虑，建立了组织结构”时，意味着什么。11.讨论有一家在全球各地都有生产和采购基地的公司，假设你是该公司的首席采购