最新内部审核培训

最新内部审核培训联想集团高级讲师：王老师2014年6月内部审核培训第1章:目的和思路第2章:审核员第3章:审核概述第4章：内部审核第５章：实施审核第6章：不符合报告第7章:审核报告第8章：纠正措施与效果验证培训目的：通过培训，使审核员了解管理体系审核的程序，掌握审核方法和技能，作到:◆会审核文件◆会制定审核计划◆会编制检查表◆会收集客观证据◆会编写不符合报告第1章:目的和思路◆会进行总体评价◆会编写审核报告◆会跟踪纠正措施◆会主持首、末次会议学习思路：管理体系审核审什么------QMS（质量管理体系）、EMS(环境管理体系）、依据什么审------ISO9001、ISO14001如何审？第2章:审核员--作用、职责和资格要求◆审核员的作用是向委托方提供有事实根据的关于符合审核依据程度的信息◆所有的结论必须要有客观的可靠的根据◆审核组长必须自始至终对审核全面负责审核员：有能力实施审核并能胜任的人员内部管理体系审核员：具备资格，由组织聘任从事内部或第二方审核的人员。内审员的基本要求◆从事三年以上质量管理或产品检验管理工作。◆具有一定的组织管理和综合评价能力。◆需接受具有内审员培训资格机构或具有内审员培训资格的人员的培训。◆遵纪守法﹐坚持原则﹐实事求是﹐作风正派。第2章:审核员--内审员在组织内的作用●对管理体系的运行起监督作用﹔●对管理体系的保持和改进起参谋作用﹔●在管理中起领导与员工之间的渠道和纽带作用﹔●在第二、三方审核中起内外接口作用﹔●在管理体系的运行中起带头作用。●在确定的范围内进行审核并保持客观性●收集并分析与被审核的管理体系有关的，足以对其下结论的证据●对于证据中能够影响到审核结果和可能需要进行广泛审核的迹象保持警觉●能够回答如下问题----受审核方的人员是否知道、得到、理解和使用了那些所要求的描述或支持管理体系要求的程序文件或其它资料----用来描述管理体系的所有文件和其它资料是否足以满足实现所规定的质量目标的需要﹖●始终遵守审核纪律内审员的工作第2章:审核员--审核员的职责◆遵守有关的审核要求，并传达和阐明审核要求；◆执行计划和程序◆沟通和说清审核的各项要求◆参与制定审核活动计划；编制检查表；并按计划完成审核任务；◆收集并分析证据◆协助受审核方制订纠正措施，并实施跟踪审核◆保持警惕性◆将审核发现整理成书面资料，并报告审核结果；◆验证由审核结果导致的纠正措施的有效性◆支持和配合组长◆整理﹑保存与审核有关的文件◆保守机密◆遵守职业道德第2章:审核员--组长的职责●全面负责审核各阶段的工作﹔●审核组长应有管理能力和经验，有权对审核工作的开展和审核发现作最后的决定﹔●协助选择审核组成员﹔●制定审核计划﹔●代表审核组与受审核方领导接触﹔●提交审核报告。●规定对每一项审核任务的要求，包括所要求的审核员资格●遵守相应的审核要求和其它有关规定●制定审核计划、准备工作文件、给审核组成员布置工作●评审有关现行管理体系活动的文件，以确定其适宜性◆代表审核小组◆主持初始和末次会议◆确保审核按计划执行●及时向受审核方报告严重的不符合项●报告在审核过程中遇到的重大障碍●清晰、明确地报告审核意见，不无故拖延编制不符合项报告。第2章:审核员内部审核员◆有限的权力，取决于管理者支持◆缺乏管理者的承诺和支持有损于内审有效性◆对人熟悉，有助于沟通◆引导外部审核员外部审核员◆权力很大，别乱用◆所提建议对被审方非常重要，要确准发现的确是问题◆从外部看容易发现问题◆协助内部审核◆丰富知识第2章:审核员审核员的资格要求胜任能力：◆文化程度◆培训◆经验◆独立性◆理解各项工作的能力收集信息◆交谈◆副语言◆肢体语言◆文件审核◆观察◆质量手册◆程序◆作业指导书◆记录●组织运作全过程﹔●管理体系内涵﹔●管理体系评●内部管理体系审核程序﹔●ISO9001、ISO14001要求﹔●GB/T19000—2000质量管理体系—基础和术语、●与产品相关的专业知识。内审员应知：第2章:审核员对记录的抽样◆没时间全部查◆选择代表性抽样◆抽样百分比没规定◆有工作的代表性◆涵盖有关时期◆检查控制情况循迹审核◆选择一或几项工作◆从头到尾顺序检查◆选择有关的记录◆是否所有工作都完成了？◆是否按程序或计划执行的？第2章:审核员--观察◆注意观察物质的证据：◆做什么用的？◆需要校准吗？◆校准了没有？◆有记录吗？◆读数是多少？◆该读数在允许的范围内吗？◆标识？◆检验和试验状态？◆贮存位置和条件？◆产品◆设备◆仪器◆状态◆操作第2章:审核员准备对过程进行审核◆识别过程的目的◆所有权◆识别过程的输入◆识别意向的输出◆建立工作流程◆需要什么资源？◆控制点是什么？◆如何进行监控？◆职责和权限过程方式:识别和控制这些过程，它们的先后顺序和相互作用对有效进行质量管理是关键的那些过程.第2章:审核员对过程进行审核◆从头到尾按过程进行◆选择适当的记录◆是否所有活动都执行了？◆控制是否有效？◆意向的输出达到了吗？◆标识？◆测量和监控状态？◆贮存位置和条件？对体系进行审核◆钩划出体系来◆各种过程◆各种输入和输出◆各种控制◆先后顺序◆相互的作用◆编制计划质量审核是系统的、独立的、书面的获得审核证据并以其进行客观地评估的过程。以便确定既定准则被满足的程度审核的目的◆确定体系与标准的符合性◆确定有效性(体系是否得到实施与保持)◆确定否得到实施与保持◆提供改进机会◆符合法规要求◆为了认证进行审核的缘由◆新的供方◆定期对供方的评审◆合同规定的要求◆体系的更改◆增加订货量◆出现质量问题第3章:审核概述审核的范围：指“某一给定审核的深度和广度”，是通过诸如场所活动和过程等因素有关的用语对审核的深度和界限加以表述的。审核范围需考虑的因素:删减的合理性，涉及产品、过程或服务的类别，组织机构设置以及与产品相关的法律规。审核的好处◆给管理者以信心◆给顾客以信心◆观察运作方面存在的问题◆提供改进的机会◆对纠正和预防措施提供反馈充分性审核的好处◆熟悉体系◆有助于策划审核工作◆识别专业技术的需求◆发现问题◆提供填补差距的机会◆评估准备就绪程度第3章:审核概述审核分类(按审核方分)：第一方审核(内审)、第二方审核(供应商审核)、第三方审核(外审)审核的基础-总原则◆独立性－理解和可靠性的基础◆道德的行为－正直的基石◆公正的陈述－真实和确切地报告◆证据－用于合理的结论◆关心－所有事情的合理关心审核活动◆开始一个审核◆文件评审◆准备现场审核◆现场审核活动◆汇报审核◆结束审核◆审核跟踪第3章:审核概述审核必须很好加以管理审核不能搞“突然袭击”坚持提前协商好双方便利的日期第4章：内部审核--内部审核的内容a.符合性---管理体系文件/程序是否符合标准，过程是否确定，职责是否明确文件(文件审查)b有效性---管理体系文件/程序是否得到有效实施和保持(现场审查)c适合性---管理体系过程和结果是否达到既定的管理目标(管理体系评价).第4章：内部审核--内审中常用的10个术语●审核:为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。●审核方案：针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。●审核准则：用做依据的一组方针、程序或要求。●审核证据：与审核准则有关的并且能够证实的记录事实陈述或其它信息。●审核发现：将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。●审核结论：审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。●审核组：实施审核的一名或多名审核员。●认证：第三方依据审核准则对产品、过程或服务进行审核，并对符合审核准则的程度给予书面保证。●审核证据：与审核准则有关的并且能够证实的记录事实陈述或其它信息。●客观证据：支持事物存在或其真实性的数据。第4章：内部审核--内部审核策划1、汇集信息2、编制审核实施计划3、组成审核组4、准备工作文件a.陪审人员确定b.审核目的/范围/依据c.审核员任务分派（审核部门）d.日程安排（具体日期和时间）a.任命审核组组长b.审核组组长选拔审核员c.组成审核组包含内容:审核准则/方法/审核记录a.检查单b.各种表格c.标准d.指导文件5、文件审核6、通知被审核方--发出7、初始会议8、审核实施/报告9、末次会议10、纠正/纠正措施11、跟踪审核第4章：内部审核--内部审核策划◆审核计划◆时程计划◆矩阵计划◆检查单a.文件审核时机b.形式审查c.内容审查d.程序文件内容的审查e.注意事项检查单的作用：指导审核过程备忘录保持审核进度原始审核记录报告的组成部分审核体系◆规划体系◆过程◆输入和输出◆控制◆顺序◆相互作用◆准备计划第4章：内部审核安排内审应考虑◆活动的重要性◆活动的状况◆先前审核的结果◆最小化干扰◆职员都在四个阶段－时间的分配◆审核准备40%◆执行审核40%◆报告结果10%◆跟踪审核10%第4章：内部审核--各种会议◆初始会议◆末次会议◆通气会（Wash-upmeetings)◆小组联络会(Teamliaisonmeetings)◆作好准备并准时开会◆全小组出席◆记录出席人名◆被审方高层管理者(至少管理者代表)◆组长主持会议◆签到◆介绍小组成员◆介绍审核目的/范围/准则◆介绍审核方法◆解释抽样方式◆保密声明◆报告方式◆不合格分级◆不合格处理方式◆确定陪审人员◆安全要求◆征询有否问题第4章：内部审核--初始会议议程小组联络会◆确保审核进展顺利、有效◆确保审核范围全部审及◆收集审核发现的问题◆审查不合格项小组最终联络会◆末次会议的准备◆审查和收集审核发现问题◆讨论建议◆编写最终报告第4章：内部审核第4章：内部审核--末次会议目的/要求（1）（目的）＊向受审核部门领导介绍审核总体情况﹐以使他们能够清楚地了解审核的结果，并予确认。＊报告审核发现(重点不符合项)和审核结论﹔＊提出后续的工作要求(纠正措施、跟踪、监督验证等)﹔＊结束现场审核。（2）末次会议（要求）＊保持审核风格﹔＊准时开始﹑结束﹐以不超过一小时为宜﹔＊使受审核部门了解审核结论﹔＊由审核组长主持会议﹔＊最高管理者、审核员、各部门负责人参加会议。第4章：内部审核--末次会议的议程/注意事项议程①签到；②强调审核的目的/范围/准则；③强调审核的局限性；④不符合报告；⑤管理体系有效性评价；⑥宣布审核结论；⑦提出纠正措施的要求；⑧各部门领导表态，对纠正做出承诺⑨跟踪审核要求末次会议（注意事项）①末次会议重点应围绕不符合项提出纠正措施及要求；②审核结果涉及到的人员最好到会，以便实施纠正；③末次会议的召开时间在审核计划中确，应保持审核风格和良好的氛围；④末次会议应有会议记录，应包括到会人员的签到；⑤末次会议应适当肯定受审核部门取得的成功经验和好的做法﹐不要一味谈缺点；⑥宣读不符合项报告或对受审核部门不利结论时，应充分准备，选择适当措辞，防止陷入“僵局”。第4章：内部审核--跟踪审核◆再次到现场审核◆审查文件化的证据◆“关闭”不合格报告◆只限于审查纠正措施◆别全面再来一次◆各种记录◆培训的证明◆补充或修改后的程序◆照片◆录像带实施审核（技巧）◆随机抽样，要有代表性◆顺逆追踪或顺溯追踪◆规定实施结果◆产品要求确定售后服务第５章：实施审核--技巧/调查方法实施审核（调查方法）◆询问、交谈、查文件或记录◆观察现场或活动◆实际测定和效果验证◆注意倾听适当引导◆仔细观察（标识、记录、文件、设备和环境）◆作好记录（时间、地点、人物、事实、凭证材料）◆善于全面比较获取客观证据。所提问题应当：◆为收集有关信息◆不应当建议如何回答◆不应当含有感情的词或暗示◆用交谈方式提问◆避免引导性问题◆不要提会引起反感的问题◆把问题编织在一般谈话中◆别追问◆避免一问一答式的◆开放式问题◆关闭式和直截了当式问题◆澄清式问题第５章：实施审核--提问技巧要避免的坏习惯◆假的注意力集中◆成见（先入之见）◆过激反应◆打断别人讲话◆听时眼不看人◆只听我想要听的◆边听边收集想法What做“什么”Why为“什么”Where“什么”地方Who“什么”人When“什么”时候How“怎么”做第５章：实施审核--提问技