档案分类规范

档案分类规范第一条为适应公司档案信息化发展需要，进一步规范公司档案的分类与编号,根据中国石油化工集团公司现行《企业档案分类规则》，结合公司实际情况，制定本规范。第二条公司档案分类以立档单位的全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容、形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。第三条一级类目的设置：（一）公司档案设置一级类目15个，即党群管理类、行政管理类（包括经营管理类、生产技术管理类）、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类；第四条二级及二级以下类目，按照公司部门（车间）专业管理职能和档案形成特点设置（见附件1）。设置方法如下：（一）党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目，按保管期限设置。（二）产品、科研、设备仪器类的二级类目，按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。（三）基本建设类的二级类目，按工程项目（或装置）设置。三级类目按阶段设置。（四）会计档案类的二级类目，按文件材料形式（名称）设置。三级类目按所属单项内容设置。（五）干部员工档案类的二级类目，按员工身份设置。（六）礼品类的二级类目，按制成材质设置。（七）声像类下设录像带、录音带、数字磁带（盘）二级类目，三级类目按内容设置。（八）荣誉类的二级类目，按奖品种类设置。（九）印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。（十）光盘类的二级类目，按数据类型设置。第五条全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据，是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。第六条类目标识的构成：（一）一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04……依次标识；（二）二级及二级以下类目采用阿拉伯数字01—99标识；（三）各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“·”隔开。案卷号（或件号）与其它代号之间，一律使用连接号“—”相连。第七条档号的结构：（一）档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识（见附件三），一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。（二）分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，有扩展到三级类目的，还应包括三级类目代号。第八条各类档案的档号标识方法与标识示例如下：（一）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX件号年度保管期限一级类目全宗号例：106·01·01·2015—013第13件2015年永久党群管理类公司办公室（二）产品类档案的档号结构与标识为：XXX·05·XX—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：107（04）·04·02—012第12卷石油化工产品产品类监察部（分析化验）（三）科研类档案的档号结构与标识为：XXX·05·XX—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：201（01）·05·03—002第2卷石油化工科研类生产车间（天然气制氢）（四）基本建设类档案的档号结构与标识为：XXX·06·XX·XX—XXX案卷号阶段代号项目代号基本建设类全宗号例：202（02）·06·26·43—006第6卷竣工图消防水池基本建设类动力车间（公用工程）1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号，可采用以下结构：XXX·06·XX—XXX案卷号项目代号基本建设类全宗号例：301（02）·06·12—007第7卷变配电所基本建设类机电仪车间（电气）2.技改、技措项目档案的档号，可采用以下结构：XXX·06·XX·XX—XXX案卷号技改技措次数原项目代号基本建设类全宗号例：202（01）·06·05·61—006第6卷第一次技改技措液化气球罐基本建设类动力车间（油品）3.公用工程、民用建筑等有子项（分项）的项目，其子项编号由各单位档案部门确定。（五）设备仪器类档案的档号结构与标识为：XXX·07·XX—XXX案卷号二级类目设备仪器类全宗号例：201（01）·07·01—005第5卷炉设备仪器类生产车间（天然气制氢装置）（六）会计档案类档案的档号结构与标识为：XXX·08·XX·XX.XXXX—XXX案卷号年度财务部门代号二级类目会计类全宗号其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。例：104·08·01·01·2015—016第16卷2015年财务部办公室凭证会计档案类公司财务部（七）干部员工档案类的档号结构与标识为：XX·XX·XX—XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例：106·09·01—015第15卷干部档案干部员工档案类公司办公室（八）礼品类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX件号年度二级类目一级类目全宗号例:106·13·01·2015—013第13件2015年金属礼品类公司办公室（九）声像类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XX·XXXX—XXX盘号年度三级类目二级类目一级类目全宗号例：106·14·01·01·2015—013第13盘2015年新闻录像带录像带声像类公司办公室（十）荣誉类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX件号年度二级类目一级类目全宗号例：106·15·01·2015—009第9件2015年奖杯荣誉类公司办公室（十一）印章类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX枚号年度二级类目一级类目全宗号例：106·16·01·2015—010第10枚2015年党群工作印章类公司办公室（十二）照片类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX序号年度二级类目一级类目全宗号例：106·17·01·2015—002第2张2015年党群工作照片类公司办公室（十三）光盘类档案的档号结构与标识为：XXX·XX·XX·XXXX—XXX盘号年度二级类目一级类目全宗号例：106·18·01·2015—006第6盘2015年图像光盘光盘类公司办公室第九条件号、案卷号的编制：（一）件号，是指文件的排列顺序号。党群管理类、行政管理类和教育工作类档案的“件号”，是结合二级类目和年度进行编制的，即同一大类同一保管期限和年度下的文件，按文件归档的先后顺序从“001”开始标注文件号。（二）案卷号，是指案卷的排列顺序号。产品、科研、设备、基本建设等类档案的“案卷号”，是对档案号中最小一级类目下的所有案卷依次进行排列。如：产品类档案号中最小一级类目是二级类目，则其下面的所有案卷从“001”开始排列案卷号；会计档案类档案的“案卷号”，是在二级类目下，对同一财务部门的所有案卷跨年度地从“001”开始排列；干部员工档案类的“案卷号”，是在二级类目下从“001”开始排列。（三）印章、声像、光盘、荣誉、礼品、照片等类档案的枚号（或盘号、件号和序号），按二级类目对其下面的所有档案跨年度地从“001”开始排列。第十条案卷的排架：（一）档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。（二）党群管理类、行政管理类、教育工作类档案，分别按大类、保管期限、年度排架，即把同一大类的案卷按永久、30年、10年分排，再将同一保管期限的案卷按年度排列。（三）产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。其中基本建设类的图纸案卷，按专业顺序排列（见附件2）。（四）会计档案类档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和工资奖金表分别排架。（五）干部员工档案类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类档案，分别按大类、二级类目排架。（六）底图对应其蓝图整理顺序，单独平放排列。第十一条本规范适用于临沂沂河石化有限公司、沂河集团分公司。第十二条本办法由公司办公室、财务部负责解释。第十四条本办法自下文之日起施行。附件1：公司档案分类表一、二、三级类目代号一、二、三级类目名称01党群管理类01.01永久01.0230年01.0310年02行政管理类02.01永久02.0230年02.0310年04产品类04.01石油产品04.01.01燃料04.01.02溶剂与化工原料04.01.03润滑剂04.01.04沥青04.01.05焦04.01.06其它04.02石油化工产品04.02.01基本有机化工04.02.02合成树脂与塑料04.02.03合成橡胶与合成胶乳04.02.04氮肥04.02.05其它04.03精细石化产品04.03.01催化剂04.03.02石油添加剂04.03.03合成材料助剂04.03.04表面活性剂04.03.05水处理剂04.03.06其它04.04石油化工机械产品04.05其它05科研类05.01基本理论05.02石油炼制05.03石油化工05.04精细石油化工05.05分析测试05.06仪表自动化05.07高分子材料05.08环境保护05.09树脂加工应用05.10其它06基本建设类06.项目代号二级类目项目代号由公司综合管理部统一排定。06.项目代号.阶段号三级类目阶段号及内容如下:阶段号阶段内容1前期准备阶段11工程前期文件12工程管理文件13工程设计基础资料14其它2涉外部分21合同谈判22设计审查23设备检验24外籍人员现场服务25其它3设计阶段31总体设计32初步设计33最终设计、技术设计、设计专利34施工图设计、最终版施工图35设计标准、规范36其它4竣工验收41竣工验收材料42交工文件43竣工图纸44监理文件45声像材料46其它5生产技术准备51生产技术准备52试车阶段53其它6技改技措07设备仪器类07.01炉07.01.01加热炉07.01.02转化炉07.01.03燃烧炉（硫磺）07.01.04重沸炉07.01.05热载体炉07.01.06其它07.02塔07.02.01板式塔07.02.02填料塔07.02.03焦炭塔07.02.04干燥塔07.02.05冷却塔07.02.06吸附塔07.02.07其它07.03反应设备07.04贮罐07.04.01金属贮罐07.04.02非金属贮罐07.04.03球形罐07.04.04气柜07.04.05其它07.05换热设备07.05.01管壳式换热器07.05.02套管式换热器07.05.03水浸式换热器07.05.04喷淋式换热器07.05.05回转（蛇管）式换热器07.05.06板式换热器07.05.07板翅式换热器07.05.08管翅式换热器07.05.09废热锅炉07.05.10其它07.06石油化工机械07.07橡胶与塑料机械07.08化纤机械07.09通用机械07.09.01泵07.09.02压缩机07.09.03鼓风机07.09.04冰机07.09.05阀门07.09.06减变速器07.09.07其它07.10动力设备07.10.01工业锅炉07.10.02汽轮机07.10.03蒸汽机07.10.04内燃机07.10.05电动机（100千瓦及以上）07.10.06交直流发电机07.10.07变压器（100千伏安及以上）07.10.08开关柜07.10.09其它07.11仪器、仪表07.11.01测量仪表07.11.02控制仪表07.11.03检测仪表07.11.04计算机07.11.05其它07.12机修设备07.13起重运输与施工机械07.14其它08会计档案类08.01会计凭证08.01.01原始凭证、记帐凭证、汇总凭证08.01.02公积金凭证08.01.03企业补充保险08.01.04增值税抵扣税款凭证08.01.05涉外凭证08.01.06其它08.02会计帐薄08.02.01总帐08.02.02日记帐08.02.03银行对帐单08.02.04明细帐08.02.05固定资产卡片08.02.06辅助帐薄08.02.07涉外会计帐薄08.02.08其它08.03会计报表08.03.01年度会计报表（决算）08.03.02月、季会计报表08.03.03财务快报08.03.04其它08.04工资奖金表08.04.01工资表08.04.02奖金表08.0