采购与协力厂商的管理(2)

1VMTA健峰管理技术研修中心﹕林甘霖2前言﹕一个企业无法百分百的材料都自己生产﹐因而必须通过交易行为﹐使企业达到目的与需求﹐因此采购与供应商的相互关系﹐即形成不可分割的亲密关系﹐然而每个公司多少都会抱怨供应商配合度﹑质量﹑成本从不检讨自己﹐只怪供应商﹐而供应商做不到也不会反应﹐也是怪他人﹐所以一个企业就在你抱怨我抱怨中﹐有人成长﹐有人关门﹐因此今天我们一起来探讨﹕采购与供应商的管理﹐如何才能达到双赢。3采购的天职①满足生产单位的需求②降低成本制造业采购最大的压力——断料、缺货、使生产单位产能停摆。当“采购”这份工作要把断料、缺货当作是奇耻大辱。.并要有舍我其为的精神。4采购三大流程请购——订单——验收采购工作是技术也是艺术。采购者的敌人是“供应商”，但对供应商不可怀有敌意，但要有敌情。要给供应商“一线生机，机会无穷”。不要让供应商有“陪标”的感觉。5采购的三把刷子①说”理”的技巧②劝之于情”争取人家的同情,并取得信任③绳之于法.6一﹑身為采購人員﹐您知道下列這三個數字嗎?A﹑910B﹑955C﹑982二﹑在企业里﹐采购部门的重要,有那些因素呢?1.物料成本最少占总成本的50%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那么会影响公司的经营﹐如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场﹐反之购的单价偏低其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。72.采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压..ppt周轉率例子.doc3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.4.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期.85.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长.6.采购部门在与供應商谈判单价或任何条件﹐都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼知已才能百战百胜﹐所以要谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。7.在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用任何技巧与智慧才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策.9三﹑采购的含义狭义的采购(purchase)﹐系指限于以”购买”(buying)的方式﹐由买方支付对等的代价﹐向卖方换取物品的行为过程﹐亦即所谓的”一手交钱﹐一手交货”或”银货两讫”。换句话说﹐在狭义的解释之下﹐买方交”银钱”转让给”卖方”﹐而卖方将”货品”转移给”买方”﹐在买卖双方的交易过程中﹐一定会发生”所有权”(ownership)的转移及占有。10广义的采购﹕租赁﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品的使用权。借贷﹕即一方以无需支付任何代价的方式﹐取得他人物品的使用权。交换﹕在货币经济尚未兴起之前﹐人类之间的交易行为﹐多以“交换”(barer)方式来进行，所以交换应该是最古老的采购途径。征收﹕這是政府以有償或無償的方式﹐取得民間物品的使用權或所有權。11四﹑采購的范圍所謂采購的范圍﹐指采購的對象或標的﹐含蓋了所有的物品及勞務。物品指原料﹑物料﹑機具及設備﹑模具﹑事務用品等…….。勞務是指技朮﹑服務(售前﹑售后﹑專業服務)﹑工程發包…….。12五、采购的组织结构与职能1.采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚.2.采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范.3.采购部门所有人员应具备采購相关知識﹐以及要反應快與成本的概念等﹐所以不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.134.采購組織(參考)圖﹕采購經理原材類經理助理五金類包材類塑膠類采購課長14六﹑采購作業流程采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先就采购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。15采购程序：一、接件分发：请购单各栏填写是否清楚接分配原则分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门撤销请购单应先送办理16二、询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门。充分了解请购材料的品名、规格。急件或需用日期接近者应优先办理。向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。同规格产品有几家供应宜均询价。有否其他较有利的代用品或对抗品。17三、比价与议价：厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认。是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商．其他经销商价格是否较低．经成本分析后，没定议价目标．是否有必要向厂商索取型录比较．价格上涨下跌有何因素．是否有必要开发其它厂商或转外购．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标．18四、呈核：请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。买卖惯例需超交者应注明。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因。按核决权限呈核。19五、订购：开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立。要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先。开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或Ｅ－mail给相关供应商。所开立的订购单依规定送给相关部门做收料、付款等依据。20六、催交：约交日期前应确认交货期。无法于约交日期交货时，联络请购部门列入交货期异常控制表内催办。已逾约交货日期尚未到货者催交。21七、整理付款：发票抬头及内容是否相符。发票金额与请购单价格是相符。有否预付款或暂借款应处理。是否需要扣款。需要办退税的请购单转告退税部门。需要请购单、采购单（要第一联的）、检收单、送货单、发票等。22七﹑采购预算与数量管理一、采购预算（PurchasingBudget)：预算：系将计划或活动以金额来表示之，传统上对采购预算之编制，系将“本期应购数量”（订购数量）乘以各该物料的购人单价；或按照物料需求计划（ＭＲＰ）的请购数量乘以标准成本，即可获得采购金额（预算）．23物料预算可分为三类：1、以时间分类：年度预算月份预算专案预算2、以用料性质分类：资本用料预算营业用料预算3、以功能分类：用料预算购料预算：采购数量的预算采购财务的预算24二、数量管理采购数量的确定，是由企业生产计划、库存计划、财务计划等综合决定的。25八、供应商管理1.采购部门的组织结构职能都完成后﹐接着要找寻供應商﹐而好的供應商是公司的好伙伴﹐不好的供應商是公司的要害﹐所以要如何要选对供應商是重要的工作.2.我们选择供應商有什么重要的意义﹕供應商对公司﹑对采购﹑工作者是一项非常重要的工作﹐它有如“女人嫁错郎﹐男人入錯行”一但嫁错﹑一輩子叫苦連天﹐一但入错行一生事業暗淡無光﹐相同的供應商选对平步青云可以大展鸿图﹐选择错供應商即叫苦连天﹐所以我们选择供應商的重要意义.26供應商供应物料的顺畅﹕才不會造成停工待料进料品质的稳定:才可以提高成品的品質與交期以及市場的競爭力。交货数量的符合﹕才不會造成公司尾數與短裝交期的准确﹕可以保障公司對客戶的承諾合理的成本:可提高產品的竟爭力各项工作的协调﹕可使雙方配合工作順利273.一个好的供应商应包括哪几项主体?好的供应商﹐应有下列几项主体﹕优秀的企业领导人:企业才能稳定成长高素质的管理干部:企业才会有效率与活力稳定的员工群体:才有良好的品质良好的机器设备:品质更可以保正良好技朮:才能使产品品质更有保障与成本降低良好的管理制度:才会激励员工士气良好的互动:可以使双方更紧密的配合284.寻找和评估供应商4.1.为提升公司生产效率和减少停工待料﹐采购部必须以实际需要寻求供應商。4.2.采购部在寻找供應商中﹐必须要了解该公司的设备﹑制造能力﹑配合度……等。4.3.当采购确定新的供應商可以与公司配合后﹐必须会同品质部﹑技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴。294.4.该厂商评鉴中必须依据公司供應商评审考查表进行考核﹐经相关主管判定合格或不合格。供应商工厂评审考查表（案例）4.5.供應商判定不合格者﹐给予通知限期改善不合格项目﹐改善后通知重新评审要求﹐收到评审要求后另行约定时间重审.4.6.判定合格的供應商﹐采购部列入合格供應商名录﹐下单开始列入供應商管理办法。4.7.采购部必须随时寻求新的供應商﹐以利于公司的运作以降低公司的成本。（供应商问卷调查）304.8.供应商评估主要有哪些控制要点﹕a.供应商的选擇条件b.供应商的品质保证能力C.供应商的样品品质鉴定d.供应商评估内容及步骤的确定e.供应商评估结论的审核与批准f.合格供应商的批准g.合格供应商档案的建立h.合格供应商的供货情况﹐并要定期監督與考核i.根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导j.监督以及发现问题的处置314.9.供应商的控制方法主要有哪些﹕a.驻厂b.定期或不定期到工廠進行檢查c.設監督點對特殊的工序進行檢查d.要求供應商及時報告生產狀況f.組織管理技朮人員對供應商進行輔導g.進料檢查h.要供應商提供生產日報表與檢驗日報表﹐在5分鐘內傳真到采購部.325﹑供應商管理办法﹕5.1.供應商必须依公司下达的采购任务﹐保质﹑保量﹑准时的送货.5.2.供應商的绩效考核评分.5.3.供應商每满一年必须重新评审一次﹐不合格者经限期修改合格后依然可与配合﹐重审不合格者终止合作。5.4.经评审合格的供應商﹐必须先行打样确认合格后才能正式成为供應商。335.5.供應商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。5.6.供應商的考核﹕交期占30%﹑品质占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。5.7.供應商每月的考核由品质部负责评估﹐成本由采购部评估。346.报价﹑比价﹑议价6.1.新品(旧品)材料﹑配件都须经过供應商的报价后﹐再议价。6.2.任何报价都须三家供應商以上﹐才不会吃亏.6.3.每家供應商报价单上﹐应要求成本分析﹐未能分析者﹐我们必须给予说明﹐尔后可依照我们的思路完成﹐那么应给予单价与质量﹐双方都能有保障与共识.6.4.当各供應商报价﹐采购部必须进行比价﹐议价.356.5.要比价﹑议价除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确﹐否则要议价谈判成功是有困难的.6.6.所以在议价中﹐采购人员无法达到指定目标﹐或者已达标﹐但还有空间﹐可以用緩兵之计﹐请示上级再确定﹐或先把信息带回给主管﹐老板请示后再给信息﹐相信对我们较有保障.6.7.但有些供应的材料﹐必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多﹐这种状况的事项﹐必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.366.8.在议价谈判中的技巧有那些﹕以下提供參考﹕6.8.1.带一点疯狂酌量情势；6.8.2.高目标达成要求；6.8.3.装得小气一点让步要慢；6.8.4.不以『大权在握』的口吻进行谈判；6.8.5.不要轻易亮出底牌；6.8.6.运用竞争的力量；376.8.7.伺机喊『暂停』；6.8.8.当心快速成交谈判进行太快；6.8.9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；6.8.10.兵临城下的大胆做法，进行相逼；6.8.11.柔性哀情战略；6.8.12.积砂成塔，小利也是利；386.8.13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；6.8.14.不要逼对方走投无路，总要留点余地；6.8.15.到供應商要降價﹐不要立即說降價的事﹔6.8.16.大幅的降價最好到供應商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上上策﹐除非不得已.6.8.17.要降價時男老板由女采購員先上陣﹐老板娘由男采購員上陣﹔6.8.18.不能王見王﹔6.8.19.要有退一步進二步的談判技巧.397.供應商確認為合格后﹐還要那些事項7.1.應給予圖紙或現階樣品做打樣確認.7.2.再確認評估是否真正有實力﹐有能力﹐可承做公司質量要求.7.3.確認打樣答應的時間是否准時.7.4.打樣送來的物件﹐必須