采购及费用、存货的管理

采购及费用业务流程概要采购及费用业务流程将包括以下审计子项：供货商/承包商的选择和档案管理采购定价采购计划的订立、审批及修改采购合同的订立、审批及修改购货程序应付账款的购货付款购货的入库和退回费用的处理（费用的审批、报销和截止）本章所指采购不包括固定资产的采购（固定资产采购见《2.4.2固定资产的购置及入账》）。另由于各个企业的采购模式千差万别，本审计程序仅列出了最常见的采购及费用的审计子项。对于新的审计子项，内部审计人员可以参照本程序，考虑其和已有审计子项的关联性自行追加。调查问卷：问题回答记录1．公司有无书面的采购操作流程文本？2．公司的采购类型或方式有哪几种？3．负责采购的部门有哪些？分别负责何种类型的采购？问题回答记录4．采购部门的组织结构？是否定期进行人员轮换？5．公司一般的购货流程是如何运转的？6．公司如何选择供货商？是否有相关的政策？7．供货商档案的保管采用何种方式？有无保密措施？8．采购商品的定价如何确定，是否包括在供货商主档案中？9．供货商资格是否需定期审核？若是，请介绍一下审核的程序？10．供货商档案的授权接触控制是如何设置？a.使用系统的逻辑接触控制？b.手工管理的档案是否有相关的保密政策，并由专人管理？11．公司是否每年制订采购计划，请介绍一下制订的流程？是否依据生产和营销计划来制订采购计划？12．采购计划的变更是否经合理的批准？13．是否所有的采购都需制订合同？如不是，何种情况下一定需制订合同？14．采购合同制订的流程是怎样的？15．由谁在采购合同上签字？若非法人代表，则是否有法人代表的书面授权程序？问题回答记录16．采购合同的变更是否经合理的批准？17．公司如何确保采购合同是与有资格的供货商签订且定价是合理的？18．采购合同是否采用格式合同？格式合同是否经法律顾问审核？19．是否所有采购合同需经法律部门审核？如不是，何种情况下采购合同需经法律顾问审核？20．采购合同（采购订单）的归档和保管程序如何？是否连续编号？21．请介绍一下采购需求从提出、审批通过到采购部进行处理的过程？22．公司是否定期核对采购计划执行情况？23．超采购计划的采购需求是否经合理的批准？24．紧急采购的流程是什么？25．公司的询价程序如何进行，是否有书面的记录？26．采购部门如何与仓库、财务部门衔接？（从物流和信息流两方面）27．财务记录应付账款前是否核对合同（或订单）、入库单据、发票等资料？28．是否有控制过程来保证应付账款及其对应的存货采购记录于同一个会计期间？问题回答记录29．采购运输的方式是？(可以多选)a．公司自提？b．客户运输到公司处？c．委托承运人？30．仓库收货时是否核对采购合同（或订单）？31．收到采购产品的数量是否经过采购部和仓库的共同确认？32．是否有质量检验部门对收到的产品进行质量检验？33．客户送货大于定购数或质量不符合要求，如何处理？34．采购退回的操作程序如何？35．入库单是否事先连续编号，并有人对归档的这些单据的连续性进行检查？36．是否至少每月制作应付账款账龄分析表？37．公司如何确保使用供货商提供的现金折扣？38．公司是否有资金使用预算？应付账款的支付是否符合资金使用预算？39．公司是否有书面的费用报销程序？问题回答记录40．公司费用报销的审批是否有适当的授权？41．财务部门在支付费用前，是否合理的核对审批手续是否完整，并检查原始单据的合法性，复核费用的准确性？42．预付款的政策和控制措施是怎样的？43．是否有专人定期对费用的波动情况进行分析？44．在现在的工作中，您最担心或最关心的事是什么？供货商/承包商的选择和档案管理内部控制评价表控制目标分类控制目标风险*控制活动适用与否相应审计程序操作性合规性供货商/承包商的选择符合公司的经营目标和最大利益。产品质量问题；材料数量与供货时间无法得到保证；价格偏高；售后服务压力增加；潜在的舞弊可能；生产停顿。公司制订供应商分类标准（如长期和临时），并制订不同类别的管理方法。A公司制定选择供货商/承包商的基本选择标准（主要应考虑供货商的供货能力、原料质量及各项指针的合格情况、价格与付款条件、财务状况、管理能力、持续经营能力等），使之书面化，并经管理层审批通过。A由各相关部门（如采购部、财务部、质量管理部、企业管理部、生产技术部、实验室等）组成评选小组对供货商/承包商进行评估讨论，衡量各供货商的能力及条件，在供货商/承包商评价表中记录有关各供货商/承包商的供货质量、供货及时性、货款价格等各方面的反馈信息，各部门负责人应在供货商/承包商评价表上签字确认部门意见，选出合适的供货商。合格供货商名单经管理层审核批准后生效。B采购部应随时多渠道地收集公司潜在供货商/承包商的相关信息并建立信息档案备查；根据获取的潜在供货商/承包商信息填写供货商/承包商评审表，相关信息包括供货商/承包商的简介、主要产品及价格、竞争优势等，并由管理层审阅并签字确认。A（其它）（其它）控制目标分类控制目标风险*控制活动适用与否相应审计程序操作性合规性供货商/承包商的更新符合企业的规章制度。供货商/承包商不再符合公司要求对入库和生产过程中发现的原材料质量问题，以及随之产生的产品质量问题进行跟踪和监控；及时与供货商/承包商沟通产品质量、售后服务等问题，并予以跟进。C定期（至少一年一次）汇总材料使用情况，对供货商/承包商进行评价（材料质量、交货时间、售后服务等），形成评价报告，并经管理层审批后生效。对于不合格的供货商/承包商，应及时更新修改供货商/承包商名单。D（其它）（其它）操作性对供货商/承包商数据的修改须正确、及时、完整。供货商数据不准确；仍使用已不合要求的供货商/承包商对供货商/承包商数据的更改由专人进行，且需经适当的管理层审批；更改后的资料由独立于更改者的人员复核，确保其正确性。E（其它）（其它）操作性供应商/承包商档案保密供应商/承包商的信息的泄漏；公司遭受损失制订对供应商/承包商档案的保密政策。F使用系统的逻辑控制限制供应商信息的接触。G（其它）（其它）*各组织所面临的由于控制目标失败而产生的风险影响因具体环境因素的变化而不同。我们在此根据COSO的精神和公司的实际要求列出通用性的风险影响，以供内审人员参考。内审人员可以在实地工作中根据被审企业所处行业及经营环境自行删补。审计程序审计程序/步骤执行人、日期工作底稿索引及注释A1.与采购部经理进行访谈，了解供应商分类的标准以及选择供货商/承包商的标准和流程，包括：标准的制定方法和制定人（如质量标准由质量部门、生产技术部或试验室制定，价格标准由财务部制定等）及制定的标准（如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等）候选供货商的数量选择过程（如是否经过招标、是否先经小规模试生产、是否由各部门综合评价等等）所使用的档案（如书面政策、询价单据、评审表等）选择的标准及流程是否有改变及改变的频率符合标准但未列入最终名单的供货商/承包商是否列入潜在供货商名单1.取得公司选择供货商/承包商的书面政策，查看是否经管理层审批，并与以上了解到的程序比较是否有出入。2.根据了解到的政策下达部门，询问该部门的操作人员对政策的了解程度。B1.取得公司的供货商名单，查看是否经过管理层的审批。2.采用判断抽样的方法抽取___家供货商，查看相应的单据（如评审表等），判断是否经过公司规定的选择流程。3.采用判断抽样的方法随机抽取___张采购发票，查看是否全部从列入名单的供货商处采购。审计程序/步骤执行人、日期工作底稿索引及注释C1.对生产部门及采购部门进行访谈，了解对原料的质量问题如何监控，如是否将其记录在案并及时与供货商反馈。2.采用判断抽样的方法随机抽取___个反馈记录，查看是否及时与供货商沟通和改进情况，以及是否在对供货商的评价报告中有所反映。D1.对采购部经理进行访谈，了解更新供货商/承包商的标准和流程：对供货商/承包商的定期复核频率对供货商/承包商的复核程序与方法（如评价报告等）2.采用判断抽样的方法从供货商清单中抽取___家供货商，查看相应的评价报告，判断是否经过公司规定的定期复核流程；3.从评价报告中寻找不合格的供货商，查看是否还在最新的经管理层批准的合格供货商名单中。4.查看不合格的供应商名单及相关档案是否有所保存。E1.与采购部、IT部等相关部门进行访谈，了解供货商数据更改的政策与流程，使用的单据，审批人等。2.采用判断抽样的方法抽取___个数据更改记录，查看更改人是否经过适当的授权，更改的记录是否辅有相应的批准与审核单据，资料的更改是否及时。F1.询问采购部有无对供应商/承包商档案保密的政策，并获得书面文本，复核管理层的确认。审计程序/步骤执行人、日期工作底稿索引及注释2.访谈采购部门具体业务人员，评价供应商保密政策的执行情况。G1．访谈IT人员，了解系统中供应商档案控制的情况；2．在IT人员的帮助下，获得可以访问供应商档案人员的名单；3．了解、评估名单所列人员授权的恰当性。采购定价内部控制评价表控制目标分类控制目标风险*控制活动适用与否相应审计程序操作性合规性采购定价是合理的，并且符合公司政策。造成公司资产损失；产生舞弊的可能。采购定价经过适当的询价程序，并有书面的询价记录。A产品采购定价需经适当的管理层审批。A公司制定产品的基准采购价格，实际采购价格不应超过基准价格一定的幅度。B采购合同（或订单）签定前由专人核对价格是否与公司预先制定的价格相符。B采购合同需经适当的管理层批准后执行。B基准采购定价应定期更新，基准采购定价的更新应经管理层批准。C（其它）（其它）*各组织所面临的由于控制目标失败而产生的风险影响因具体环境因素的变化而不同。我们在此根据COSO的精神和公司的实际要求列出通用性的风险影响，以供内审人员参考。内审人员可以在实地工作中根据被审企业所处行业及经营环境自行删补。审计程序审计程序/步骤执行人、日期工作底稿索引A1．询问采购部门或其它相关部门采购定价的询价程序；2．从公司采购产品基准价格表中用判断抽样的方法抽取审计程序/步骤执行人、日期工作底稿索引_____个样本，跟踪至询价记录，检查基准价格的确定是否正确，并检查询价记录的操作人及审核人的签字，以及基准价格批准人的签字。B1．询问采购部门或其它相关部门制订采购价格的遵循程序；2．获得并查核采购基准价格的权限浮动表；3．从采购合同（或订单中）用判断抽样抽取_____份采购合同样本，检查其价格是否与基准价格相符或与公司的询价结果相符；并检查相关人员的签字及批准采购合同（或订单）人的签字。C1．询问采购部门或其它相关部门采购定价的定期更新的相关程序；2．检查公司采购产品基准价格表，检查其价格是否定期更新，是否有管理层的签字确认。采购计划的订立，审批及修改内部控制评价表控制目标分类控制目标风险*控制活动适用与否相应审计程序操作性合规性有计划的采购行为。存货资金占用过大或缺货；影响生产及销售。确定采购计划制订的依据经管理层批准。A根据批准后的制订依据设定适当的采购计划编制流程。A根据批准的年度生产计划以及存货情况，编制年度采购计划并分解，由适当的管理层批准。A定期调整采购计划，与当期生产计划相符合，由适当的管理层批准。B采购计划的变更需要有依据，并且由相关部门复核后，由管理层批准。B计划外的采购，必须由相关部门复核后，由管理层批准。B（其它）（其它）操作性采购计划符合生产需要。不能满足生产需要；影响生产及销售。采购计划应包括以下内容：采购品种、数量、价格、质量要求以及批量进度安排。A采购计划确定及变更后，应送至生产部备案。A/B采购部定期编制实际采购与计划的差异报告，详细说明存在的重大差异，由适当的管理层审阅。C（其它）（其它）操作性采购进度适应资金状况。资金无计划；资金低效率运作。采购计划中包含资金的预算，财务部参与编制过程，协调资金需求的可行性与购货紧迫性之间的关系。A控制目标分类控制目标风险*控制活动适用与否相应审计程序采购计划确定及变更后，应送至财务部备案。A/B财务部资金计划差异报告中单列采