采购管理

采购管理关于采购系统采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。采购管理系统的主要特点包括：灵活的业务流程处理严密的业务控制丰富的采购管理信息良好的扩展性灵活的业务流程处理采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在：系统预置现购、赊购两种采购处理流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理；提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程；采购流程清晰，单据可拆分，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务；单据之间联系紧密，设置了关联、钩稽等多种联系，以满足用户不同的业务需要；严密的业务控制采购管理系统提供采购价格资料、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强而有力的执行。对于采购价格，系统在物料属性中提供物料基本采购价格，还通过采购价格资料提供复杂采购价格管理，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段；系统通过采购价格资料提供物料与供应商对应代码和名称的设置，实现基本供货信息管理，从而使得供应商的管理更加科学合理。丰富的采购管理信息一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存、可用库存、采购价格、历史采购价格等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员准确掌握的业务信息；另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供多种分析报表，如采购价格分析等，主要辅助决策人员进行决策。良好的扩展性小企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是小企业竞争力形成的一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。采购管理系统考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、流程灵活应用、套打自定义、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。采购与其他系统的接口与仓存系统的接口采购系统的采购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。与存货核算系统的接口采购系统中的采购入库单是进行入库核算的原始依据之一，入库核算之后的入库成本将反填到采购入库单的单价中，核算完成的采购入库单将根据凭证模板生成相应的凭证；采购系统的采购发票也将作为确认采购结算的原始依据之一，可以按照凭证模板生成相应的应付或现购支付凭证。采购业务模式及应用系统将采购管理分为现购、赊购业务类型。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。现购业务流程说明现购是指在采购时一手交钱、一手交货的采购业务，这种业务适用于面向企业的现金交易采购业务，下面的内容是介绍现购的业务操作步骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依据采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。业务员可以根据实际情况进行订单变更或手工关闭订单。采购部采购业务人员2仓管人员收货并直接填写采购入库单，仓管人员也可以依据采购订单、采购发票生成采购入库单。仓库仓管人员3会计收到已经审核的采购入库单，按照采购入库单开票和付款，现购的采购发票同采购入库单确认之后就表示付款完成。财务部会计4采购过程中发生的费用，在制作采购发票时，可以选择计入成本费用或不计入成本费用，计入成本费用的最终入库核算时作为入库成本的一部分来算单位成本，运费中的税金可以通过运费税金列进行单独处理，入库核算时作为税金专项处理；不计入成本则不影响入库单位成本，直接计入期间费用。具体录制方式可参照单据介绍财务部会计5现购中的采购入库单和采购发票必须进行钩稽。钩稽一方面用于核对入库和开票一致性，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。财务部会计赊购业务流程说明赊购是一种最常见的采购业务，是购销双方利用商业信用进行购销交易的一种业务。在工商业企业中最常用的一种采购业务，下面介绍赊购的业务步骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依据采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况；业务人员也可以根据实际情况进行订单变更或手工关闭订单。采购部采购业务人员2仓管人员收货完毕之后，仓管人员直接填写采购入库单；仓管人员还可以依据采购订单、采购发票直接下推制作采购入库单。仓库仓管人员3会计收到已经确认的采购入库单，按照采购入库单进行开票确认应付款，之后再根据应付情况进行具体付款业务。财务部会计4采购过程中发生的费用，在制作采购发票时，可以选择计入成本费用或不计入成本费用，计入成本费用的最终入库核算时作为入库成本的一部分来算单位成本，运费中的税金可以通过运费税金列进行单独处理，入库核算时作为税金专项处理；不计入成本则不影响入库单位成本，直接计入期间费用。财务部会计5赊购中的采购入库单和采购发票必须进行钩稽。钩稽一方面用于核对入库和开票一致，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。财务部会计退购业务流程说明企业会因为物料的质量问题、交期、运输损坏、发运错误等原因，需要将物料直接退还跟供应商，退货一般包括退料申请、退料出库和退票几个业务环节，下面说明退货的流程。序号处理说明责任部门责任人1仓管人员可以依据采购订单、原蓝字采购入库单、红字采购发票关联生成红字采购入库单，也可以直接编制红字采购入库单。仓库仓管人员2如果原来采购过程中货物已经入库并且开具了采购发票，则会计需要根据红字采购入库单开具红字采购发票。红字采购发票还可以依据采购订单和原蓝字采购发票生成。财务部会计3如果采购过程中货物已经入库并且开具了采购发票，则可以红字采购入库单、红字采购发票进行钩稽核对，也可以蓝字采购入库单、蓝字采购发票一起钩稽；如果采购过程中货物已经入库，并且根据蓝字采购发票开具了红字采购发票，则蓝字采购入库单、蓝字采购发票、红字采购发票进行钩稽核对。财务部会计4如果原来的采购过程中货物已经入库但没有开具采购发票，则会计需要将红字采购入库单和原来蓝字采购入库单进行对等核销。如果是部分退料，则需要先将蓝字采购入库单拆单，然后再进行对等核销。财务部会计5如果原来的采购过程中只开具了采购发票，但是货物没有入库，则会计需要将红字采购发票和原来的蓝字采购发票进行对等核销。如果只是部分退料则需要将原来的蓝字采购发票进行拆单，然后再将红字采购发票和拆单后的蓝字采购发票进行对等核销。财务部会计采购单据通用操作说明业务系统中包括很多单据，这些单据的许多信息是相同的，现将各个单据中通用的信息说明综合起来，形成这个章节，一来可以帮助初次使用者快速综合了解单据的各项基本编制原则以及操作说明，二来在对具体单据进行说明时，可以着重强调各单据的关键性信息的说明，增强单据信息的可读性。采购单据编制的通用说明单据日期的输入新增单据时系统的默认日期取当前系统日期，如下图所示。当账套期间与系统日期不一致时，会出现以下三种情况：1选择此项，在新增单据时，单据日期取系统日期，如：当系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-03-06。2没有选择此选项时，当系统日期大于账套期间最后一天，则系统取账套期间的最后一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-02-28即账套期间的最后一天。3没有选择此选项时，当系统日期小于账套期间第一天，则不管选不选择该选项，默认日期为账套期间的第一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套期间为第四期，则新增单据的单据日期显示为2004-04-01即账套期间的第一天。注：当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为2007-03-06，账套期间也为2007年第三期，则无论选不选择该选项，新增单据时都取系统日期为单据日期。此外用户也可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。单据编号的输入每张单据都有独立的编号，系统根据在〖基础设置〗—〖单据设置〗中的编码规则自动生成每张单据的编号，如果用户选中“允许手工录入”，那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号，反之用户不能修改单据编号。选择供应商或客户在采购和销售系统的各个业务单据中，均需要选择供应商或客户单位名称，可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表，通过列表分类查找；也可以输入供应商或客户的部分代码，系统会自动弹出浮动窗口，窗口中显示与代码相近的所有供应商或客户名称，即可进行模糊查询，更方便用户使用。如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增往来单位。选择源单类型和选单号在采购系统中，采购入库单和采购发票这两张单据均有这两项内容，销售系统中，销售订单、销售出库单和销售发票这三张单据均有这两项内容，换句话说，只要是可以同其他单据建立关联的单据，均有这两项内容。下面就这两项内容作详细介绍。选择“源单类型”同可关联单据相关，比如采购发票可以同订单或入库单关联，入库单可以同订单和采购发票关联，销售订单可以同销售报价单关联，销售出库单可以同销售订单、销售发票、产品入库、外购入库关联，销售发票可以同销售订单、销售出库关联，也因此可关联的单据都可以在源单类型中看到。在制作单据时，如果此单需要同其他单据建立关联，那就选择源单类型，然后选择选单号，系统会将所有符合源单类型的单据以列表窗口形式显示，用户可以快速查找相关联的源单，建立两单据之间的关联，在选定一个单号后双击，系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中，方便快速录单，当然，如果用户想快速查找关联源单，可以先选择好供应商，然后系统会过滤此供应商的所有源单，进一步缩小查找范围，进一步加快录单速度。选择物料在所有业务单据中，均需要输入物料，可以选择输入物料代码或物料名称，系统会根据已输入的部分物料代码或者物料名称进行过滤筛选，并以浮动窗口形式显示，同时显示该物料的不同规格型号，方便用户随时查找和选择。这种形式也叫做模糊查找。当然可以通过F7打开物料窗口按列表显示，方便查找。选择仓库在各个业务系统中的出入库单据中，都必须输入“仓库”，为了更好的区分仓库代表的业务类型，单据录入界面中仓库可能会冠以业务说明，比如发货仓库、收料仓库、调出仓库、调入仓库、组装件仓库、子件仓库等等。可通过F7打开仓库窗口按列表显示。列表中会依据单据支持的仓库类型来显示。输入物料单位和输入物料数量输入物料单位和物料数量要一起说明，在输入物料后，系统会自动填入基本物料单位和物料单位，基本物料单位和物料单位的关系下面说明，这里要说的是输入物料数量时，系统会根据物料单位直接换算填写基本单位数量，如果物料数量不是按照当前显示的物料单位作为单位统计的数量，那可以在录单界面修改物料单位，系统也会根据物料单位和数量自动换算基本物料单位和数量的。基本单位名称、基本单位数量、单位和数量之间的关系关于这四项内容的关系要从物料的基本资料介绍开始，在下图中，选择物料所属的计量单位组，同时确定此物料的基本计量单位以及采购、销售、仓库的计量单位，在所有涉及到物料的单据体中，根据所属系统确定以哪种计量单位作为数量输入单位，举例说明，假如采购系统的计量单位不是基本计量单位，那么在采购系统中的单据里