应用文写作

应用文写作综合办张媛媛2011年9月15日目录第一章应用文写作基础知识第二章公文基础知识第三章常用公文写作目录第一章应用文写作基础知识第一章一、写作是一种复杂的行为过程，这种行为过程的特征就是“双重转化”。“双重转化”暨：物—意—文（客观事物）（意识感情）（语言文章）二、应用文写作的特点：实用性、真实性、单一性、模式性、时效性、群体性（本质特点）三、如何学好应用文？1、认真学习掌握理论知识；2、多读优秀的典型的应用文范文；3、亲自动手多写多练；4、重视修改。第一章四、应用文的表达方式叙述、议论、说明五、应用文的语言特点准确严密、庄重得体、平实直白、简洁明了、用语规范、恰当使用模糊语言、重点后置。六、应用文的文面1、什么是文面？文面就是文章的外表，读者最直观的第一印章。2、文面的重要性：尊重读者，方便阅读；有助于文章内容的准确表达；是一个人文字素养和严谨作风的具体表现。第一章3、文面的基本要求：（1）行款格式规范①图文区要上留天（天头），下留地（地角），左边留出装订线（订口），右边留出空白边（翻口）。究竟空白区留多大，并没有硬性规定，要根据具体情况来定，一般是上边和左边稍宽一些，下边和右边稍窄一些。切不可顶天立地，横贯左右，满纸满页全是字，使读者阅读时非常不舒服，产生一种压抑感。②标题一般文章的标题上下各空一行，万字以上文章的标题上下可空两行或三行，字数更多的学术论文的的标题，可以用开头第一页纸写标题。标题位置要居中，使左右两侧的空格数尽量相等。副标题要写在主标题的下一行，一般紧贴主标题中间不必空行，前面加破折号，位置较主标题第一个字缩两格，有时可也写在正中，两侧空格尽量相等。第一章一个字的标题要写在正中间，两个字的标题，两字中间可空1-2格，三个字以上的标题不必空格，可以连着写。如果标题字数过多，就要转行书写，要注意保持词或词组意思表达完整，不要把一个词或词组拆开分写在上下两行，同时注意上下两行字数排列也要尽量保持居中位置。③署名一般要写在标题的正下方或右下侧，上下各空一行，如果名字是两个字，两字中间要空一格。有时署名时需要标示作者单位，此时应先写单位，空一行后再写作者姓名。④书写端正、工整是书写的最低标准，最高原则是规范。第一章⑤提行每一段落的开始都应空两格书写，需注意：既不要整页整页的一大段，也不要三句两句话频繁地分段。⑥引文指在自己的文章中引用其他文章或书籍中的语句。引文不分长短，不是很重要的或特别要加以强调的一般都写在段中，叫段中引文；凡是很重要或者要特别加以强调的，要提行自成一段，目的是引起读者注意，叫提行引文，为使提行引文区别与正文，缩写时全部引文段都要比正文缩两格。⑦附注是附于文章正文的注解，是对正文的某些内容需要进行解释或补充说明的文字。可分为：段中注、页下注、章节注和尾注，但要注意附注不可太多，否则不便于读者阅读。第一章⑧序码社会科学论著系列，除篇、章、节以外，一般可采用五档标示：第一档：一、二、三……第二档：(一)（二）（三）……第三档：1、2、3、……第四档：（1）、（2）、（3）、……第五档：①、②、③、……自然科学论著系列为：第一档：1、2、3、……第二档：1.1；1.2；1.3；……第二档：1.1.1；1.1.2；1.1.3；……第二档：1.1.1.1；1.1.1.2；1.1.1.3；……第一章序码前边一律空出两格。如果文章层次少，可以跳档使用，如仅有两个层次的，可用“（一）”和“1”类。凡是涉及统一全篇文稿的数目、序数时，需要改动时应逐页改正或注明。⑨页码写作时，稿纸超过一页时，写文章的第一笔都必须首先标注页码，以防串页。页码的位置习惯上在稿纸右下角紧贴框线处。数字一般都用阿拉伯数字从1开始。（2）标点符号使用正确①种类我国目前通用的标点符号共有十六种，分为点号和标号两大类，点号主要表示说话时的停顿和语气，有句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号；标号主要标明语句的性质和作用，有引号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。第一章②标点符号的书写位置句号等七种点号，在书写时各占一格的位置，注意不能标在一行的开头。引号、括号、书名号，标在文字的前后，各占一格，下引号、下括号、下书名号不能标在一行的开头，应紧随字后标在上行的末尾；上引号、上括号、上书名号则不能标在一行的末尾，应紧随一字标在下行的开头。省略号为六个实心圆点，破折号为一长横线，各占两格，不能分开写在上下两行。（详见附件1中华人民共和国标点符号用法）第一章七、应用文的修改1、修改的重要性好文章不是写出来的，而是改出来的。如曹雪芹写《红楼梦》“批阅十载、增删五次”；托尔斯泰写《战争与和平》改了七次；鲁迅说：“作品写完后要至少看两遍，竭力将可有可无的字、词、句删去。”2、修改的方法增删、调整（包括词序的调整）、更换（包括更换标点符号）、分合。3、修改的方式“热处理”（适用于临时性的时效性要求很强的文章）、“冷处理”（时效性较强的长篇文章）、求助法、读改法。第一章小知识：1、甲骨卜辞是我国公务应用文的“鼻祖”；2、《尚书》是我国最早的应用文汇编总集，可视为我国古代行政公务形成的标志；3、《文心雕龙》是应用文写作理论研究的开山之作；4、我国古代最早的报纸“邸报”出现在唐朝；目录第二章公文基础知识第二章一、概述1、概念公文是一种特殊的应用文，是机关企事业单位在日常工作中经常使用的专用文书，有严格的写作要求，政治性要求很强，因其通常有套红印刷的版头，故又称“红头文件”。2、特点工具性、权威性（发文机关才是公文的法定作者）、程序性、规范性（执行GB/19704-1999,见附件2）、时效性。3、作用领导指导、行为规范、宣传教育、沟通联系、依据凭证、历史档案4、分类（1）从行文方向：上行文、平行文、下行文；（2）从制发和接收：发文和收文第二章（3）从使用范围：通用公文和专用公文；（4）从涉密程度：绝密、机密、秘密、普通公文；（5）从办理时间的要求：特急、急办、常规；（6）从特点和作用：指挥性（命令、决定）、知照性（通知、通告）、报请性（请示、报告）、记录性（会议纪要）。5、行文规则（1）严格控制发文数量；（2）明确公文的行文权限；（3）坚持党政分开原则；（4）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；（5）切实注意公文的行文对象，正确确定公文的主送机关和抄送机关；（6）正确选择公文文种；（7）如果部门之间意见不一致，不得各自行文。第二章二、公文格式1、眉首置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上（含红色反线）的各要素统称眉首，又称文头或版头，眉首包括如下6项：（1）公文份数序号简称份号，保证同一份公文不重号，用阿拉伯数码顶格标识在眉首部分左上角第一行。（2）秘密等级和保密期限密级一般分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。标识密级用3号黑体字，顶格标识在眉首部分右上角第一行，两字之间空一字，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（3）紧急程度第二章分为“特急”“急件”。用3号黑体字标识在眉首部分右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在第一行，紧急程度顶格标识在第二行。（详见附件3）（4）发文机关标识发文机关名称必须是全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易引起误解的情况。推荐使用小标宋题字，字号一般应小于22mm×15mm，除“国务院文件”用此字号外，其他各级机关行政公文的机关标识，字号均应小于“国务院文件”的字号，以显示国务院作为国家最高行政机关的地位。几个机关联合行文，主办机关应排在前面，其他机关依次在下方整齐对应排列，“文件”二字居于发文机关名称右侧，上下居中，不管联合行文的机关有多少，必须保证“文件”二字排列在各联合行文机关右侧中央。第二章（5）发文字号简称文号，由发文机关代字+年份+序号三部分组成。其中，年份用阿拉伯数字写全，不能缩写，加6角括号。除“命令（令）”外，其他公务序号前不加“第”字。发文字号位置在红色间隔线正上方，发文机关标识正下方，机关内部使用的公文可省去版头，如果公文没有版头，此时发文字号应位于公文标题正下方。（6）签发人上行文应注明签发人，签发人标注位置在红色反线居右空一字，此时发文字号不再居中，要居左空一字，与签发人在同一行。2、主体（1）公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。第二章（2）主送机关俗称“抬头”、“上款”，位于公文标题下方，顶格写清主送机关的全称或规范化简称，不同类型、非并列的机关之间用逗号隔开；同类型的、相并列的机关之间用顿号间隔，最后用冒号。如“各省、自治区人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。（3）正文一般包括开头、主体、结尾三个部分，要求一文一事。（4）附件说明是对公文内容起说明和补充作用的其他公文或有文字材料的名称、序号及件数。（5）发文机关署名俗称落款，要使用全称或规范化简称。若公文标题中已有发文机关名称则可以省略。第二章（6）成文时间以机关领导人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。用汉字小写，年、月、日要写全，其中“零”要写作“O”。（7）印章《国家行政机关公文处理办法》中明确规定了“公文除了会议纪要外，应当加盖公章。”位置要覆盖落款和成文日期中的年份和月份，上大下小，俗称“骑年压月”。（8）附件附件是公文的重要组成部分，如果没有其他说明，其效用与公文正件相同。（9）附注公文如有需要和说明，如公文的发至范围，可否登报等，要用圆括号注明。第二章3、版记（1）主题词是为了适应办公自动化的需要，方便计算机输入、存储及查询。主题词位置在版记部分横线上，从左至右一次标注，首先写上“主题词”，后加冒号，然后标注主题词，词与词之间空一格，中间不用任何标点符号，一般不超过5个。（2）抄送机关也称次要收文者。指除主送机关外的其他只需要了解公文内容而不需要承担主办或答复、处理责任的机关。在标注时，对上级机关习惯用“抄报”；对同级或不相隶属机关用“抄送”。（3）印发说明包括印发机关、印发日期、印发数量等。是对公文印制、发出情况的说明，便于受文者必要时与印发机关联系。目录第三章常用公文写作第三章一、决定1、适用范围适用于对重要事项或重要问题做出安排或处理。是经机关领导和有关会议研究通过，要求所属部门以及下级机关单位贯彻执行的一种常用指挥性公文。2、种类（1）政策性、法规性的：《国务院关于大力发展职业教育的决定》；（2）安排重大活动的：《中共中央关于整党的决定》；（3）处理重大问题的：《国务院关于大兴安岭特大火灾事故的处理决定》；（4）重要机构设置的：《国务院关于成立国家能源领导小组的决定》；（5）表彰奖励或处分的：《关于对徐州华气新能源有限公司等六家进行通报批评的决定》。第三章3、决定的写作（1）标题由发文机关、事由、文种组成，有时可省略发文机关，但标题绝不能只写“决定”两字。题注：经过会议形成的决定，应在标题下用括号注明通过决定的时间和会议的名称。（2）主送机关一种在新闻媒体上公开发表的决定，不写主送机关；另一种是作为“红头文件”下发的决定，要写主送机关，如“各省、自治区、直辖市人民政府：”（3）正文一般写成“前言-主体-结尾”三部分。前言：应写明决定的背景、原因、目的以及法律、政策依据等，这部分结第三章尾处常用“现作如下决定”“特决定如下”等惯用语引出决定的内容。主体部分：可直接写明决定的具体事项，若内容较多，宜采用分条立项的写法。结尾：可提出希望、要求，发出号召。政策性、法规性决定，结尾常写明决定的生效日期，如“本决定自2011年7月1日起执行。”（4）落款新闻媒体上发表的决定不写落款，日期标在题注中；作为“红头文件”下发的决定，落款写明发文机关和成文日期。4、决定的拟写要求首先，决定的事项应符号党的政策和国家的法律法规，符合客观实际需要；其次，应是会议通过的，或领导决策机构取得的一致意见；第三，观点要鲜明，措施要恰当可行，语气要肯定。最后，语言要庄重、简练。第三章二、通知与通报（一）通知1、适用范围（1）批转下级机关的公文；（2）