Office-2010基础介绍

第二章Office2010基础知识学习目标为了提高个人的工作效率，用户首先需要对OFFICE2010功能组件进行掌握，熟悉OFFICE2010的工作环境。OFFICE2010的界面也更加图形化，使广大用户更容易接受，实用范围更广，熟悉功能区和工具按钮，能够提高学习和工作效率。本章重点安装OFFICE2010启动与退出OFFICE2010自定义工作环境设置文档位置及自动保存OFFICE2010帮助系统2.1Office2010简介OFFICE2010是为了方便用户在日常办公、处理文档、编辑文本、创建各种表格、对编辑好的文件进行排版处理等进行多种操作，是目前使用广泛的办公软件系统。OFFICE2010是一个软件包，其中常用办公软件有WORD2010、EXCEL2010和POWERPOINT2010。除此之外，OFFICE2010还包括ONENOTE2010、ACCESS2010、INFOPATH2010、PUBLISHER2010、OUTLOOK2010等其他组件，这些组件都包含了不少新特性，在其相应领域都有很重要的作用。2.2安装与卸载Office2010对于办公人员而言，安装与卸载OFFICE2010是必备的技能之一。下面就具体介绍一下安装与卸载OFFICE2010的操作方法。2.2.1安装Office2010将OFFICE2010光盘放入光驱中，系统将自动弹出，在界面中输入产品密钥，再单击“继续”按钮。按照安装提示进行安装，即可完成软件的安装。2.2.2添加或删除Office组件打开“控制面板”窗口，单击“程序-卸载程序”命令，打开“卸载或更改程序”对话框，选择相应软件单击“更改”按钮。在弹出的对话框中选中“添加或删除功能”单选按钮，单击“继续”进入下一步的操作，即可添加或删除组件。2.3启动与退出Office2010如果要应用OFFICE2010中的相应程序，必须先启动该程序，使用后再退出程序。本节将以WORD2010为例，介绍如何启动和退出OFFICE2010的几种方法。2.3.1启动Office2010单击“开始”按钮，然后选择“所有程序/MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeWord2010”命令，选择所需的软件，即可启动软件。2.3.2退出Office2010通常情况下，用户对文件处理完成后，将会退出该程序。退出Office2010的常用方法有如下3种。单击标题栏中的“关闭”按钮，快速退出应用程序。选择“文件”标签，在左侧的菜单中选择“退出”命令，即可退出该程序。按下Alt+F4组合键即可退出程序。2.4自定义工作环境在Office2010工作进程中，使用最多的组件就是快速访问工具栏和功能区，完成了绝大多数的操作和使用。因此，通常把工具栏和功能区设置个人使用习惯的样式，可以方便了用户的操作，有助于提高工作效率，下面以Word2010为例，介绍Office2010自定义工作环境的操作方法。2.4.1设置快速访问工具栏按钮单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具”按钮，从下拉菜单中选择“其他命令”命令，弹出“Word选项”对话框。选择“Word选项”对话框左侧的“快速访问工具栏”选项，单击“从下列位置选择命令”下拉按钮，从中选择要添加的命令，单击“添加”按钮，即可将该命令添加到右侧列表。2.4.2设置快速访问工具栏位置在功能区或者快速访问工具栏区域单击右键，选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”命令，快速访问工具栏被将移动到功能区的下方。2.4.3添加命令右键单击功能区中需要添加的命令按钮。例如，选择“开始”标签，右键单击“字体”选项组中的“加粗”按钮，从弹出的菜单中选择“添加到快速访问工具栏”命令，在快速访问工具栏中将显示添加的“加粗”按钮。2.5设置文档位置及自动保存在Office2010操作过程中，经常需要打开对以前文件继续编辑及修改。通常在Office2010中打开文件时有默认的位置，用户可以根据个人的使用需要，将默认打开文件的位置设置到经常使用的文件夹下。另外，为了防止意外数据发生错误，用户可以根据个人需要设置不同的自动保存时间，从而避免数据的丢失。下面以Word2010为例介绍文档位置及自动保存设置的操作。2.5.1设置默认打开文档的位置选择“文件”标签，在左侧的菜单中单击“选项”命令，打开“Word选项”对话框，选择“保存”选项，单击“默认文件位置”右侧的“浏览”按钮。在打开“修改位置”对话框中单击“查找范围”下拉按钮，可以在里面选择打开文档的默认位置，设置好后单击“确定”按钮，即可修改默认打开文档的位置。2.5.1设置默认打开文档的位置2.5.2设置文档自动保存时间选择“文件”标签，在左侧菜单选择“选项”命令，弹出“Word选项”对话框。对话框中选择“保存”选项，在右侧选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，在其右侧调整框中输入时间值，如“8”，确定后，将每隔8分钟，自动保存文档。2.5.3设置自动恢复文档的位置选择“Word选项”对话框左侧的“保存”选项，单击“自动恢复文件位置”右侧的“浏览”按钮。（自动保存的临时文件存放路径）在打开的“修改位置”对话框中选择好位置后单击“确定”按钮，即可修改自动恢复文件的位置。2.5.3设置自动恢复文档的位置2.5.4设置默认保存文档格式选择“Word选项”对话框左侧“保存”选项，单击“将文档保存为此格式”右侧的三角形按钮，在打开的下拉菜单中选择一种默认的文件保存格式。单击“确定”按钮，关闭该对话框，返回Word编辑窗口。选择“文件”标签，在左侧菜单中选择“另存为”命令，打开“另存为”对话框，可以在“保存类型”列表框中看到设置的默认文件格式。2.5.4设置默认保存文档格式2.6语法检查和自动更正在Office2010操作过程中，可以对编辑的文本进行拼写和语法检查，很大程度的确保了语法正确性，还提供了对文本的格式进行自动更正功能，节省了设置格式的时间。下面以Word2010为例，介绍语法检查和自动更正的操作。2.6.1设置自动更正选项打开“Word选项”对话框，选择“Word选项”对话框左侧的“校对”选项，单击右侧的“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框。通过设置自动更正选项，在编辑文本时按照设置好的选项进行自动更正，提高了工作效率。2.6.2设置拼写选择“Word选项”对话框左侧“校对”选项，在右侧的“在MicrosoftOffice程序中更正拼写时”选项组和“在Word中更正拼写和语法时”选项组中即可设置自动拼写和语法检查内容。2.7自定义快捷键打开“Word选项”对话框，选择“自定义功能区”选项，并在右侧窗口中单击“自定义”按钮。打开“自定义键盘”对话框，在“类别”中，单击要为其指定快捷键的命令类别；在“命令”中单击要为其指定键盘快捷键的命令名称；在“请按新快捷键”中输入指定的键击组合；单击“将更改保存在”下拉菜单中的“新建MicrosoftWord文档.docx”，然后单击“指定”按钮。2.7自定义快捷键2.8使用键盘操作功能区命令用户可以选择个人擅长的键盘操作，通过按多个访问键快速使用命令。功能区程序中的每个命令都可以使用2~4个键击操作的访问键进行访问。按下Alt键，在当前视图中每个可用功能上方都将显示键提示。默认情况下，Word文档显示比例为100%，可根据需要调整显示比例。选择“视图”选项卡，单击“显示比例”组中的“显示比例”按钮。在该对话框中选择需要的比例，或通过“百分比”进行设置。2.9设置文档的显示比例2.10设置最近使用的文档的数目“文件”选项卡下的“最近使用文件”界面中显示了最近使用过的20个文档，用户也可更改显示的文档个数。在“Word选项”对话框中，切换到“高级”选项卡，在“显示”组中，通过“显示此数目‘最近使用的文档’”设置文档数目。若设置为0，则不再显示最近使用过的文档。2.11使用Office2010帮助在启动的Word2010中，单击功能区右侧的“帮助”按钮，或者按下F1键，可以打开“Word帮助”窗口，在“搜索”框中输入需要帮助的关键词，单击“搜索”按钮，即可选择需要帮助的内容进行查看。