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任务二采购组织架构•★重点掌握•●集中与分散组织的比较;•●采购部门的职责;•●对采购人员的要求;•▲一般掌握•●采购组织的设计方法;•●采购组织的几种常见类型2.采购组织的设计•2.1.1企业采购管理组织•1.采购管理组织的含义•采购管理组织是指为了完成企业的采购任务,实现保证生产经营活动顺利进行,由采购人员按照一定的规则,组建的一种采购团队。一、商品采购部的职能和决策权•(一)商品采购部职能•1、日常采购业务•2、新产品开发与滞销品淘汰•3、市场调查与分析•4、促销计划•(二)商品采购部决策二、采购管理组织机构的设计采购管理组织机构的设计(一)采购管理组织机构的设计原则1、目标可行原则组织目标应具备如下特征:①社会性;②共同性;③清晰性;④层次性;⑤参与性。2.高效原则采购工作要高效开展,必须有一套高效运转的组织机构,在建立采购管理组织时,应合理确定管理的层次及每一层次的人员安排。采购组织结构的设计3、统一指挥的原则统一的原则基本上包括三个方面内容:⑴目标统一⑵命令要统一⑶规章制度要统一采购组织结构的设计4、责、权、利相结合的原则责、权、利相结合,才能充分调动采购队伍的积极性,发挥他们的聪明才智。5、精简的原则精兵简政最早是在解放区的政府建设中提出的,在企业采购管理组织设计中同样有效,这个“精”指人员精干;“简”是机构简化,只有人员精干机构才能简化;如果人员素质差而过分强调简化机构,应该开展的工作开展不起来,应该完成的工作完成不了,同样是不可取的。采购组织结构的设计三、建立采购组织的步骤(1、明确采购组织的职能(2、考虑采购管理组织的任务量(3、确定采购管理组织机构(4、设计管理作业流程(5、设定岗位(6、为每个岗位配备合适的人员采购管理组织设立步骤考虑采购管理职能考虑采购任务量确定采购管理组织机构设计管理作业流程设定岗位为各个岗位配备合适的人采购管理组织的功能凝聚功能协调功能制约功能激励功能采购组织结构的设计采购管理组织的功能1、凝聚功能①明确采购目标及任务;③良好的人际关系与群体意识;③采购组织中领导的导向作用。2、协调功能一是组织内部的纵向、横向关系的协调,使之密切协作,和谐一致;二是组织与环境关系的协调,采购组织能够依据采购环境的变化,调整采购策略,以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。采购组织结构的设计3、制约功能采购组织是由一定的采购人员构成的,每一成员承担的职能,有相应的权利、义务和责任,通过这种权利、义务、责任组成的结构系统,对组织的每一成员的行为都有制约作用。4、激励功能采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中,应该创造一种良好的环境,充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。213.采购组织结构设计的影响因素企业规模经营范围市场供应状况供应点的分布情况市场供求态势信息传递形式与速度采购人员素质企业内部各部门的配合程度其他因素2.2采购组织的类型•2.2.1分散型组织•1.基本概念•各预算单位自行开展采购活动的一种采购实施形式。•2.优缺点比较•见下页•分散型采购组织公司总部职能部门职能部门子公司A子公司C子公司B公司总部职能部门职能部门子公司A公司总部职能部门职能部门子公司B子公司A公司总部职能部门职能部门子公司C子公司B子公司A公司总部职能部门职能部门分散采购组织的优缺点优点缺点自主性、灵活性、多样性在本地采购,受当地欢迎交叉交易有利于部门间竞争有利于员工互换造成供应商分散和混乱技术人员短缺,成本上升重复采购,分支间缺乏沟通缺乏财务控制过量地方采购适用条件•小批量采购•采购价值较低•市场资源有保证•距离总部较远(如异地异国供应)•硬性实验物品的采购•2.2.2集中型组织•1.基本概念•由一个部门统一组织本部门、本系统的采购活动的采购实施模式。•2.优缺点:•见下页•集中型采购组织公司总部职能部门采购总部子公司C子公司B子公司A•优缺点比较:优点缺点规模效应标准化,有利于采购战略的实施有利于财务管理有利于评估,有利于监督有利于采用信息技术与系统有利于换工轮换上下级之间的抱怨对系统的反抗丧失机会过高的管理费用对市场的反应较慢适用条件大宗和批量物品的采购价格较高的物品关键的零部件保密性强的物品易出现问题的物品•2.1.3混合型采购组织公司总部子公司C子公司B职能部门子公司A采购总部采购生产销售采购生产销售采购生产销售•公司采购部门通常处理与采购程序和方针相关的问题•公司采购部门定期对下层经营单位的采购工作进行审计•公司采购部门对战略采购品进行详细的供应市场研究,经营单位的采购部门可参考使用•公司采购部门协调、解决部门或经营单位之间的采购工作•公司采购部门不进行战术采购活动,完全由部门或经营单位的采购组织实施•公司采购部门可能对各经营单位采购部门的人力资源进行管理2.2.4跨职能采购小组•基本概念及特点•采购中的一种比较新颖的组织形式,以IBM为例介绍。采购组织结构的设计四、采购管理机构的组织结构形式(一)直线制的采购组织结构直线制是由一个上级主管直接管理多个下级的一种组织结构形式,例如,由一个采购经理直接管理多个采购员。直线制采购组织的优势在于“直接指挥”,可以做到:①加强管理控制的力度;②实现有效沟通,使管理符合实际;③实现个性化管理。这种结构适合于中小型企业的采购管理。第一节采购组织结构的设计(二)直线职能制的采购组织结构这种组织形式是在直线制的基础上,再加上相应的职能管理部门,帮助采购经理决策,承担管理的职能。职能部门对采购部门没有直接管理权,采购部门接受采购经理的直接管理。采购组织结构的设计(三)采购事业部制事业部制又称分权结构或部门化结构,首创于美国通用汽车公司,由通用汽车公司副总裁斯隆研究设计。事业部一般按“地区”或“产品类别”,对公司赋予的任务负全面责任。采购事业部组织结构适用于采购规模大及多品种、需求复杂、市场多变的企业采购。采购组织结构的设计(四)矩阵制采购组织结构矩阵制是为了完成指定任务(项目)由各个方面的人员组成临时的一个组织机构。当任务完成后,人员各自回原单位工作。这种组织结构突破了一名采购人员只受一个主管领导的管理原则,而是同时接受两个部门的领导。主要适合于生产工序复杂的企业,由于新产品多,需要采购多种物料,优点是采购的目的性强,组织具有柔性化的特点,能够提高企业的采购效率,降低采购成本。缺点是双重领导容易导致职能部门之间意见的不一致,影响业务活动的正常进行。采购组织结构的设计•五、采购部门的组建•(一)采购部门的建立方式采购部经理采购科科长稽催科科长管理科科长研究科科长采购组织结构的设计1、按物品类别划分按物品的类别将采购部门划分为不同的采购小组,每一小组承担某一物品采购的计划制定、询价、招标、比价、签订合同、货款结算等一系列采购业务,这种采购部门的建立方式,可使采购人员对其经办的项目非常专业,比较能够发挥“熟能生巧”以及“触类旁通”的效果,也是最常用的采购部门建立方式,适合于采购物品品种繁杂的企业采用。具体形式,如图所示。采购部门金属材料非金属材料机电产品标准件采购组织结构的设计2、按业务过程划分按照采购业务过程,将采购计划的制定、询价、比价、签订合同、催货、提货、货款结算等工作交给不同人员办理。这种组织形式要求部门内各成员密切配合,适合采购量大、采购物品品种较少、作业过程复杂,交货期长以及采购人员众多的企业采用,具体形式,如图所示。采购部门采采购计划组询价招标组议价签约组提货验收组货款结算组3、按物品类别设计采购部采购一部采购二部采购三部采购一部采购一部办公用品电子零件4、按采购物料价值或重要性物品价值不同,负责人也不同物品价值次数承办人员A70%10%经理B20%30%主管C10%60%职员采购组织结构的设计按采购物品的价值划分为加强对物品的管理,一般将采购的对象按其价值和品种分为A、B、C三类,A类物品采购次数少、物品价值高,属重要物品,其采购质量如何将直接影响到企业经营的风险和成本,一般应由采购部门主管负责。而将采购次数繁多,但价值不高的B、C类,物品,交给基层采购人员负责。采购组织结构的设计按照物品价值建立部门的方式,主要是保障主管对重大的采购项目能够集中精力加以处理,达到降低成本以及确保来源的目的。此外,让主管有更多的时间,对采购部门的人员与工作绩效加以管理。另外,可以依据产品对企业的重要性,将策略性项目(利润影响度高,供应风险大)的决定权交给高级主管(例如主管采购的行政副总经理),将瓶颈项目(利润影响程度低,供应风险高)交给基层主管(例如采购科长),将非紧要项目(利润影响程度低,供应风险低)交给采购人员;具体如图所示。采购部门A类物品C类物品B类物品5、项目不同,负责人也不同类别因素利润影响供应风险采购承办人策略性项目高高总监瓶颈项目低高经理杠杆项目高低主管非紧要项目低低职员6、按采购功能设计•采购总部开发来源议价招标比价议标决标签约稽催履约7、混合式设计•采购部经理生鲜品日用品电子产品计划计划采购采购计划采购采购组织结构的设计混合式组织形式不同企业有不同的特点,在许多稍微具有规模的企业或机构中,通常会兼有以物品、地区、价值、业务等为基础来建立采购部门的内部组织,可以形成不同的混合式组织形式。如图2一10所示,先以地区划分为外购科及内购科,分设科长掌管。然后再按物品类别,交由不同的采购人员承办。同时,也以价值为基础,另外没立原料科,由副总经理兼任科长来掌管。因主要原料约占整个部门采购金额的70%,故由采购经理直接洽商决定,交由原料科人员办理有关交易的手续。采购部门外购科原料科标准件机器零件主要零件助剂染料包装材料塑料制品机器仪器五金及其他采购组织结构的设计8、按采购地区划分企业采购的货源来自不同的地区。按照采购地区的不同,分别设立部门。此种分工方式,主要是基于国内、国外采购的手续及交易对象有显著的差异,因而对于采购人员的工作条件亦有不同的要求。由于国内、国外采购作业方式的不同,因此分别设立采购部门有利于管理。同时上级主管部门必须就所购买的物品比较国内、国外采购的忧劣,判定采购事务应交给哪个部门承办,才能事半功倍。具体形式如图所示。2.2.3采购部门的建立•按采购地区设计采购总部国际采购国内采购东北地区华东地区华南地区欧洲地区美洲地区亚洲地区补充:采购组织结构的设计采购部门在企业组织中的地位(一)采购部门隶属于生产部副总经理总经理行政副总经理生产副总经理业务副总经理产品管理制造采购生产管制仓储采购组织结构的设计(二)采购部门隶属于行政部副总经理总经理行政副总经理业务副总经理生产副总经理采购财务人事生产管制制造品管仓储第一节采购组织结构的设计(三)采购部门直接隶属于总经理总经理人事副总经理业务副总经理生产副总经理行政副总经理采购副总经理第一节采购组织结构的设计(四)采购部门隶属于资材部总经理资料部副总经理业务副总经理生产副总经理生产副总经理采购部长第一节采购组织结构的设计(二)采购部门组织方式优劣比较1、连贯作业的组织形式。⑴优点①一位采购人员可以综合管理全部采购过程,权责明确,以防出现扯皮现象。②符合规模经济的原则。③采购人员应与供应商建立良好的合作关系,以便于今后开展工作。④由于对供应商有取舍的权利,因此可以增强及时交货及改善品质的管理效能。第一节采购组织结构的设计⑵缺点①采购人员负责采购全过程的各项作业,工作复杂,无法做到非常专业,影响工作效率。②全部采购过程由一人承担,若没有良好的监督系统,会使采购人员权力过大,在与供应商的合作中,相互选用,损害企业的利益,如一些素质不高的采购人员会为私利收取供应商的贿赂,从供应商那里拿取回扣,采购一些质量差、价格高的物品或过多采购物品,加大库存,给企业带来损失。第一节采购组织结构的设计2.分段作业的组织形式。⑴优点①每位采购人员只负责采购过程中的一部分,分工更细,便于熟能生巧,提高工作效率,减少失误。②一项采购任务由几个人共同完成,起互相监督、互相牵制的作用,使采购工作更合理,使采购的价格、质量等有保证。③采购过程每一阶段均由专业人员负责,可以大大提升采购作
本文标题:采购组织设计管理2
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