采购计划管理和预算编制

采购计划和预算编制★重点掌握●采购调查的意义及调查的主要内容●采购计划的编制●采购预算的编制●物料需求计划的原理及编制过程★一般掌握●采购计划的目的和内容●采购计划和预算的影响因素第一节采购调查•采购调查是为了更好地制定采购计划而进行的信息收集、分析工作。这是采购活动的第一步。•采购调查一般包括:•价值分析物料需求调查（商品调查)供应商调查采购系统调查一、价值分析所谓价值分析就是指将所购物料所体现的功能与其成本相比较,力求找到成本更低的替代品，从而获得最大的投入产出比。•价值分析的内容是什么呢?（1）投资回收分析处理方法(包括再循环)、渠道及技术以确定什么可以为企业创造最大利润。（2）租借或采购。（3）自制或外购以及继续自制或外购。（4）包装方式。（5）产品规格。（6）标准化。（7）替代品。（8）现有供应商。二、物料调查物料调查有助于对一个主要的采购物料未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理的基础,并且为最高管理部门提供了有关这些物料未来供应与价格的相对完整的信息。•物料调查所需要分析的内容①企业作为采购方现在及未来的状况②生产过程的替代性③该物料的用途④需求⑤供应⑥价格⑦削减成本和(或)确保供应的战略•三、供应商调查供应商调查可以分成两种，第一种是初步供应商调查,第二种是深入供应商调查。•(一)初步供应商调查所谓初步供应商调查，是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品，能提供多少，价格如何，质量如何，市场份额有多大、运输进货条件如何。初步供应商调查的目的了解供应商的一般情况初步供应商调查的特点一是调查内容浅，只要了解一些简单的、基本的情况;二是调查面广，最好能够对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解,从而能够掌握资源市场的基本状况初步供应商调查的方法采用访问调查法，通过访问有关人员而获得信息。•(二)深入供应商调查深入供应商调查,是指对经过初步调查后,准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。•四、采购系统调查二、采购市场调查方法2.2.1询问法•询问法的具体类型•市场调查过程的控制询问法的具体类型•面谈调查•邮寄调查•电话调查•留置问卷调查面谈调查的优缺点•面谈调查的_优点最具弹性回收率高有利于沟通•面谈调查的_缺点成本高受地域影响比较明显受访者无法对问题进行过多的思考容易被访问员诱导邮寄调查的优缺点•邮寄调查的-优点空间范围广费用低廉有利于受访者思考后回答问题•邮寄调查的-缺点回收率低时间长问卷回答质量差电话调查的优缺点•电话调查的-优点时间短受访问员影响小•电话调查的-缺点无法展示产品不能深入访问不易取得受访者的合作电话调查的发展•电话普及率达到40%以上,电话调查就是有效的•随着生活与居住方式的变化,电话调查显得更为重要•电话调查的方式传统电话调查电脑辅助电话访谈全自动电话访谈电脑柜调研•电话号码的选择•受访者确定•替代样本的确定电话调查的发展（1996年）国家电话调查(%)邮寄调查(%)面谈调查(%)丹麦532424德国441144卢森堡77023挪威641719俄罗斯17377瑞士631522英国372535瑞典58339欧洲平均351648中国内地2.373.2留置问卷调查的优缺点•留置问卷调查的-优点回收率高有利于受访者独立思考回答问题•留置问卷调查的-缺点费用高空间范围小2.2.2观察法•观察法的优缺点•观察法的运用•市场调查过程的控制观察法的优缺点•观察法的-优点具有较高的准确性简便易行客观不存在沟通的障碍•观察法的-缺点不够深入、具体费用高、时间长A文案调查法•优点•成本低•节省时间•指明实际调查的问题•协助鉴定调查资料的准确性•缺点•不能对市场现状进行分析，资料有遗漏二、采购需求分析传统的方法：部门各自确定采购物料的方法并不是科学的采购，各部门容易从本位出发，只考虑短期的需求，无形增加采购成本，并且这种方法提供了腐败滋生的温床，层层上报的体系使得采购需求的汇总较为费时和困难。•现在，采购人员使用合适的需求分析法对企业的整个生产流程中所需要的物料进行分析，确定物料的需求并使用经济的订货方法采购。•需求分析法•1、统计分析法•通常以月为单位编制采购计划，目前多数企业采用的方法。这种方法的优点是采购需求容易确定，采购任务容易完成；缺点是市场响应不灵敏，库存负担重，风险大。1.采购申请单汇总统计要求下属各个单位每月提交一份物料请购单，提出每个单位自己下月的采购品种和数量。然后采购部门对这些表进行统计汇总，统计出下月总的采购任务表，再根据此表制定下个月的采购计划。优点（1）操作简单。（2）容易完成采购任务。缺点（1）市场响应不灵敏。（2）库存负担重，风险大。2.单位销售日报表统计•每天的销售就是用户对企业物资的需求。•物料需求规律有两种表示方法：•一种是时间函数法；一种是有序数列法。•2、推导分析法(MRP)将产品结构分解至最底层，根据生产计划确定物料需求。根据此方法确定的就是物料需求计划。1.制定主产品生产计划（1）主产品的生产计划在订货制生产企业，这个计划主要是根据社会对主产品的订货计划生成的，在库存制生产企业，这个主生产计划靠预测和经营计划而生成。（2）零部件的生产计划在制造企业中，零部件的生产有两个用途：一是用于装配主产品；二是用于提供社会维修企业，对社会上处于使用状态的主产品进行维修保养。这里的零部件生产计划，主要是指社会维修企业所提出的零部件的订货计划。2.制定主产品的结构文件主产品的结构文件根据装配主产品需要的零件、部件、原材料等，哪些要自制，哪些要外购，自制件在制造过程中又要采购什么零件、部件、原材料等，逐层求出主产品的结构层次。每一个层次的每一个零部件都要标出需要数量、是自制还是外购以及生产提前期或采购提前期。所有自制件都要分解到最后的原材料层次，这些原材料层一般是最底层，一般都是需要采购的。•由这个主产品结构文件可以统计得出：为了在某个时间生产出一个主产品需要分别提前多长时间，采购一些什么样的原材料、零件、部件，需要采购多少等资料。把这些资料汇总成一个表，就是主产品零部件生产采购一览表。3.制定库存文件采购人员从仓库保管员处了解主产品零部件生产采购一览表中所有各个部件、零件、原材料的现有库存量以及消耗速率。经过整理得到一个主产品零部件库存一览表。例：•某企业的主产品A由两个B和两个C组成。而一个B由一个D、三个E组成。一个D又由一个F加工得到，而C、E、F都是通过外购取得。主产品的结构文件，如图3—2所示。图中，A、B、C、D、E、F为产品名，括弧内的数字表示一个上级产品中所包含的本产品的件数，而LT表示提前期，单位为天。由主产品结构文件可以得到主产品零部件生产采购一览表，如下表所示。•主产品的结构文件图•主产品A零部件生产采购一览表3、ＡＢＣ分类为管理的方便，企业经常将采购物品进行ABC分类：Ａ类Ｂ类Ｃ类累计采购数量（种类）累计采购金额采购物品的ＡＢＣ分类类别物资特点品种采购量管理类别A价值高，很重要，品种少10％70％重点管理B价值中，重要程度居中，品种中20％20％可重点，也可一般C价值低，重要程度低，品种多70％10％一般管理ABC分析法的局限性ABC分析法只根据一种标准把项目划分为A、B、C三类，明显地忽视了其他的重要标准。运用ABC分析只能了解某一商对财务状况的相对重要性程度，并不能真正了解该商品对企业的重要性程度。4、模块分类法（1）分类依据采购品对本公司的重要性：对生产、质量、成本、产成品市场的供应风险供应保障能力、供应商数量（２）分类集中采购品(集中竞价)战略采购品(伙伴关系)正常采购品(系统采购)瓶颈采购品(确保供应)重要性供应风险试对上图进行解释，并举例说明。战略采购品:指价值比例高、产品要求高，同时又只能靠个别供应商供应或者供应难以确保的物品。如：汽车的发动机、电视机的显像管、计算机的CUP等。瓶颈采购品：价值比例虽然不高、但供应保障不力的物品。如：食品厂的某种添加剂、汽车的某种专用零配件集中采购品：价值比例较高，但很容易从不同的供应商处购得的物品。如：基本的原材料、制成品、紧固件和涂料正常采购品：价值低，有大量供应商的物品。如：办公用品（3）分类的采购策略战略采购品：找到可靠的供应商并发展同他们的伙伴关系，通过双方的共同努力去改进产品质量，提高交货可靠性，降低成本并组织供应商早期参与本公司的产品开发。集中采购品：降低采购成本，追求最低价格。集中采购统一同供应商谈判；采用招标的方式竞价。瓶颈采购品：确保供应，必要的时候可提高一些价格，通过风险分析制订应急计划，与供应商改善关系以确保供应。正常采购品：提高行政效率，采用程序化、规范化、系统化的工作作业方式，提高工作的准确性和效率。分类的采购策略表品名战略采购品集中采购品瓶颈采购品正常采购品策略伙伴关系集中竞价确保供应系统化采购目的建立长期的合作关系获取最低价格保证供应维持生产连续减少供应商，提高工作效率和标准化程度做法准确预测需求进行供应风险分析谨慎选择供应商分析综合成本滚动采购订单有效控制订单变化对供应商进行考评提高对商品、市场的认识寻找备选产品或供应商在供应商间调整订购量设定目标价格开展联合集中采购准确预测未来需求进行供应商风险分析排出供应商优先次序；准备应急措施与方案；寻找备选产品或供应商建立适当库存开展联合集中采购按产品大类采购产品标准化制订有效的作业程序采用计算机系统采购网上采购方式•采购方式的选择:定量采购模型和定期采购模型的比较特征QP定量采购模型定期采购模型采购量固定的（每次采购量相同）变化的（每次采购量不同）何时订购在库存量降低到再订购点时在盘点期到来时库存记录每次出库都做记录只在盘点期做记录库存大小较小较大作业所需时间由于记录持续，所需时间较长简单记录，所需时间较短物资类型昂贵、关键或重要资源品种数量大的一般物资二、商品采购预测采购市场预测：就是指在采购市场调查所取得的各种信息的基础上，经过分析研究，运用科学的方法和手段，对未来一定时期内采购市场的变化趋势和影响因素所做的估计和推断。采购市场预测的主要作用•1、作为企业采购决策的前提。•2、为企业编制采购计划提供依据。•3、提高企业竞争能力和经营管理水平。•采购预测的程序预测问题与目标输入数据设计数据收集数据分析处理预测技术应用判断输出预测结果图6-1采购预测程序•采购预测的方法主要方法优缺点定性预测方法（1）类推法（2）特尔斐法（3）用户调查法（4）经验判断法优点是比较简单迅速，费用较省；缺点是主观性强，容易出现误差。定量预测方法（1）算术平均法(2)移动平均法（3）加权移动平均法（4）指数平滑法（5）回归分析法优点是可以准确描述变化的程度，受主观因素影响较少；缺点是比较机械，不易灵活掌握，对信息资料质量要求较高。•市场价格变化趋势预测•主要内容：1、价格总水平预测包括国内和国际市场两个方面的价格预测。2、单项商品价格变化预测从以下四个方面考虑：供求关系的变化，商品成本变化，商品生命周期的发展和价格弹性的变化。3、价格体系变化趋势和国家价格政策变化问卷调查设计•以工商学院大学生消费情况为主题，设计一份问卷。问卷题型，问卷结构自己自由设计。任务2采购数量确定•1．定期订货法•2．定量订货法•3．双堆法订货•4．MRP采购数量确定法确定采购需求数量•定量订货模型•1、定量订货法定义–定量订货法是指当库存量下降到预定的最低库存量（订货点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行订货补充的一种库存控制方法。时间RSQ库存水平图4-3定量订货模型图2、基本经济订货批量（EconomicOrderQuantity，EOQ）•R=LT×D/365式中：–R是订货点的库存量；–LT是交纳周期，即从发出订单至该批货物入库间隔的时间；–D是该商品的年需求量。•但在实际工作中，常常会遇到各种波动的情况，如需要量发生变化，交纳周期因某种原因而延长等，这时必须要设置安全库存S，这时订货点则应用下式确定：•R＝LT×D／365+S（公式4-7）•式中