采购计划采购过程

海航集团采购管理通则主讲人：曹志亚2计划管理过程控制供应商管理概要3计划管理采购计划的必要性？效率提高成本降低海航集团集中采购项目序号项目内容集中采购采购数量（辆）立项金额（万）采购金额（万）节约费用（万）1奥迪15597547.549.52别克GL819539444953大巴车42201115434684依维柯中巴车9249202.646.45航空食品车87416311106航空客梯车8302262407柯斯达中巴车18739.5647.7691.748航空垃圾车310576.528.59传统型飞机牵引车346032413610航空电源车1342934287打包采购比分批采购，采购成本降低5%-10%,甚至更高。1152.144基本概念—定义指各产业集团上报所在产业集团的年度采购需求计划，并经海航集团采购管理部汇总、审核、统筹安排而形成的以年度为周期的采购计划。集团年度采购计划用于指导、规范、统筹安排各产业集团及所属成员企业的物资采购工作。集团年度采购计划指年度采购计划中拟采购的物资种类目录。集团采购计划中的采购目录，为集团计划采购名录；各产业集团采购计划中的采购目录，为所在产业集团计划采购名录。计划采购名录指年度采购计划外实施的采购项目。本通则中计划外的采购，是特指集团年度计划名录外的采购项目。计划外采购指与供应商签有长期供货合同或协议的采购项目，包括集团框架合同、产业集团框架合同和区域框架合同。框架合同采购项目指属于集团计划采购名录中的物资采购项目（包括特种车辆、特种设备等）。重大物资采购项目5采购计划目的宗旨特点基本概念完善集团采购管控工作的风险评估机制，加强采购的计划管理工作，做到在全集团内同类物资集中采购、重大采购项目统筹安排、生产保障型物资采购有章可循，以防范采购风险、降低采购成本、提高采购效率为工作宗旨。集中采购降低成本提高效率化零为整统筹安排批量采购成本最低效率最高6各级职责集团采购部各产业集团采购部各成员公司采购机构●制定集团采购名录●制定集团采购计划●审核各成员企业/产业集团的采购立项●组织实施集团采购计划●制定本产业集团采购名录●制定本产业集团采购计划●执行本产业采购计划●执行海航集团部分采购计划●制定本企业采购名录●制定需求计划●执行采购任务7海航集团采购计划管理流程图制定集团采购名录报批收集年度采购计划否汇总/审核年度计划制定集团年度采购计划报批立项审核匹配计划执行采购是否计划外采购批准后续是否有采购计划不执行采购是否收集计划采购立项计划内采购是是是否否采购计划管理的程序8采购计划管理的程序针对集团总部：计划采购名录文件的制定：海航集团采购管理部根据集团年度采购计划和采购物资种类的特点，制定集团计划采购名录。此名录经海航集团采购管理部批准后向各产业集团下发，各成员企业采购物资属于“海航集团年度计划采购名录”上载明的物资，应制定年度采购需求计划并报批。各级机构年度计划名录的制定9针对产业集团：各产业集团采购机构必须根据自身产业的生产特点与工作实际，制定以“资源配置合理化，产业效能最大化”为宗旨的、符合本产业集团发展需要的“年度计划采购名录”，并报备海航集团采购管理部。采购计划管理的程序针对各成员企业：目前暂无明确规定，可根据企业各自特点制定“年度计划采购名录”。10采购计划管理的程序产业集团1采购需求计划产业集团2采购需求计划产业集团3采购需求计划成员企业76需求成员企业5需求成员企业1需求成员企业3需求成员企业2需求成员企业4需求海航集团采购需求计划区域采购计划产业集团采购计划集团采购计划行业采购计划11成员企业计划收集：根据海航集团计划采购名录、产业集团计划采购名录文件规定，成员企业的使用部门或资产管理部门要结合本企业的实际上报年度采购需求计划（参考后续附件）。成员企业年度采购需求计划需报本企业负责人批准。在每年的12月31日之前提交下一年度的采购需求计划。产业集团计划收集：各产业集团采购机构审核并汇总所属成员企业（包括产业集团本部）提交的年度采购需求计划，形成产业集团年度采购需求计划。产业集团年度采购需求计划需经产业集团负责人批准后提交。各产业集团要在当年1月15日之前提交本年度的采购需求计划。属于各产业集团计划采购名录范围内的物资采购计划，由各产业集团自行组织制定，并在当年1月15日之前报备海航集团采购管理部。采购计划管理的程序12集团总部各职能部门（区域总部）及总部直管企业年度计划收集：集团总部各职能部门或直管企业的年度采购计划经内部批准后直接报海航集团采购管理部。需求计划提交时限为当年1月15日之前。海航集团计划收集：海航集团采购管理部针对各产业集团采购机构、总部各职能部门以及集团直管企业提交的年度采购需求计划进行汇总、审核，形成全集团的年度采购计划；全集团的年度采购计划须在规定时间内提交决策层领导批准，并向各产业集团下发正式文件；全集团的年度采购计划完成的时限为本年度1月31日之前（遇节假日时顺延）。采购计划管理的程序13计划内立项收集与采购实施：成提员企业（或产业集团本部）采购立项申请1)各成员企业需根据全集团的年度采购计划，在各类物资计划采购时间前完成相关物资的采购立项审批。2)未及时交采购立项的，推迟至下一批次进行采购；如本年度该类物资采购项目未纳入采购计划的，原则上不再予以安排采购。成员企业（或产业集团本部）采购立项申请审核海航集团采购管理部或各产业集团采购机构依照年度采购计划，对成员企业（或产业集团本部）的采购立项申请进行审核。集团采购管理部统一组采购项目的组织与实施织实施（部分物资授权采购）。年度计划外采购实施：原则上不予采购，如有特殊情况必须采购的，须详细说明需求理由及未申报年度计划的原因，经海航集团采购管理部审核并逐级报至决策层领导批准后方可实施采购。未在计划采购实施前批准立项的，如若后续还有实施计划，放入下批实施。如没有，单独实施。采购计划管理的程序14当集团发展战略出现重大调整、供方市场出现重大变化等情况时，海航集团采购管理部可根据具体情况组织年度计划的调整或补报工作。2010年4月份实施了一次计划的补报。采购计划管理的程序2010年海航集团年度计划采购名录2011年海航集团年度计划采购名录15采购计划管理的程序产业集团（成员企业）年度采购需求计划表2011年商业板块年度计划采购名录16采购计划管理的程序基于呈报途径的级别设定灵活的计划期间及呈报进度设置17各级成员公司编制计划计划逐级审核与调整采购计划管理的程序18采购立项在三级管控体制下自动投递，灵活授权采购计划管理的程序19计划管理过程控制供应商管理概要20基本概念—定义是指从接受采购立项到签订合同或协议、下发订单，直至付款完毕的全过程。过程该类产品采购总金额相对较大，并对集团主流核心业务开展产生重要影响的。如：航材、特种设备、集装箱、船舶、船舶配件等。战略类采购项目该类产品采购涉及集团内多个产业集团业务的开展，在各产业集团间可实现资源的有效共享。如：IT设备、机供品、厨房设备、办公用品、办公耗材、服装、清洁用品、布草、一般设备、印刷品、礼品、家具及装饰用品等。规模类采购项目各产业集团生产经营性物资。如：商业控股流通类的商品、航食的原辅料、酒店的日常用品、旅游服务类的产品等。关键类采购项目单次采购金额在3万元（不含）以下日常或零星的物资（包括低值易耗品）。一般类采购项目21基本概念过程控制目的宗旨特点进一步提高采购工作效率，控制采购风险，建立标准化、规范化的采购操作过程，避免出现采购结果被人为因素操控的风险。提高采购效率控制采购风险降低采购成本采购过程公开公平避免人为操纵结果22过程管理职责负责采购过程的组织，包括成立项目组、组织招投标、商务谈判、合同管理等。采购部门负责审核采购合同、采购招标文件，并有权选择参与采购项目操作的全过程。合规部门及审核监察部门参与采购过程，负责采购物资的价格、付款方式的审核与确认、货款的支付等。计财部门参与采购过程，负责采购物资需求符合性的审核，负责付款前的货物验收、检查合同的执行情况等。需求单位（技术部门）23控制环节签订合同履行合同采购寻源询价评选产品型号技术参数供应商前期价格摸底询比价竞价招投标谈判议价起草合同审批合同签订合同预付款收货完成款采购过程关键控制环节重要环节接受采购任务（立项批准）24重要环节之适用对象询比价竞价招投标谈判议价选择顺序市场成熟，各家产品的质量和技术标准接近，且单次采购金额较低的物资（10万），5家供应商，不足时可为3家市场成熟、竞争激烈、各家产品质量和技术标准接近的物资，通常要求5家以上参加适用于供应渠道在2家以上的物资采购，目前最主要的采购方式之一（自行招标／委托招标）市场垄断类物资（全球市场垄断、区域市场垄断物资、不允许跨区销售等）先后25重要环节之操作流程接受合格采购立项物资采购管理部实施采购是选择采购方式授权实施采购否询比价反竞拍招投标谈判议价成立项目组编制询价单发布询价单订立合同或下订单确定供应商收集报价单审批是否评定是否否审批前期调研成立项目组前期调研编制招标文件是发布招标文件收集投标文件评标进入竞拍平台合格供应商数量是竞拍确定供应商订立合同否是否是否编制招标文件确定供应商成立项目组评定发布招标文件订立合同前期调研审批收集招标文件是评定谈判结果确定谈判结果前期调研成立项目组谈判否编制谈判文件审批发布谈判文件是订立合同或下订单否评标方式的选择：综合成本最低，综合评标26评选标准综合收益率价格综合成本战略性物资一般类物资大规模物资包括：采购价格、合同订单处理成本、运输成本、仓储成本、使用中人力和物料投入成本、维护成本、待工待料成本、重置成本等计算公式：综合收益率=预期利益/综合成本综合收益率最高者为最佳选择目标同规格型号物资，取决于供应商的最终报价高标准低标准27SRM系统操作案例服务器采购项目采购合同采购说明28计划管理过程控制供应商管理概要