采购部

康万佳食品有限公司企业设计--采购部计划部门定位采购部门不再是单纯负责购买货物，还必须能够创造价值并推动企业经营战略的实施！！！部门职能1.负责采购部作业手则及相关规程的制定和执行2.采购管理1）原物料采购计划的编制和执行；2）采购合同的签订和采购定单下达；3）原物料到货跟催、入库和报帐4）采购物资质量等问题处理事务；3.采购物资行情信息处理1）建立相关信息的搜集渠道；2）定期对信息进行汇总分析；3）根据行情的变化提出相关采购意见。部门职能4.供应商管理1）根据公司的需要开发新的供应商；2）定期对供应商进行评估；3）建立完整的供应商档案库。5.负责合同、定单等记录的档案管理6.为其它部门提供相关性支持；7．其它事务性考核管理。v采购部架构采购经理供应商主管采购合同主管采购质量主管采购结算主管采购成本控制主管采购绩效主管计划专员预算专员供应商关系维护专员合同管理专员采购检验专员采购结算专员采购成本分析专员采购绩效专员采购主管采购计划主管采购部岗位职责—采购经理1.规范、协调采购政策和行为，确保公司利益；2.研究并改进工作流程和操作规范，完善单证管理；3.代表公司制定采购制度；4.审核采购定单；5.预算并控制采购费用；6.分析市场，组织对供应商的选择、评估、管理等活动；采购部岗位职责—采购主管1.新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；2.对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期|技术、品质等）的评估及认证；3.负责与供应商的谈判；4.对原有供应商的审核工作；5.及时跟踪掌握市场价格行情变化及品质情况；6.采购计划编排，物料之订购及交期控制；7.与供应商及其他部门的沟通协调。采购部岗位职责—采购助理1.协助采购经理/主管开展日常工作；2.分派采购员及采购文员的日常工作；3.协助采购人员与供应商的谈判；4.采购进度的追踪；5.市场行情的调查分析与统计；6.协助主管进行采购渠道信息的搜集；7.供应商评估数据的统计与分析。采购部岗位职责—采购员1.市场行情的调查；2.与供应商的谈判；3.订购单的下达；4.物料交期的控制；5.查验进料的品质与数量；6.进料品质与数量异常的处理；7.与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。采购部岗位职责—采购文员1.采购单、验收单之登记；2.订购单与合约的登记；3.交货记录及跟踪；4.供应商来访的安排与接待；5.采购事务的传达采购计划制定流程订购到付款流程采购规范流程•1.根据销售数据分析市场动向，制定单品采购目标。•2.供货厂家的筛选，幷要求其提供产品的样品及茶品信息。•3.收到样品后组织相关人员对产品的审评工作，幷给出采购意见后确定采购目标。•4.确定采购信息后封存样品，及时联系供货商下达采购数据，幷沟通好后续的结款等细节。采购规范流程•5.产品到到货后抽样与封存样品的对比，确定产品的品质。幷要求供货商提供产品的检验数据及资质资料。•6.根据公司的要求做好入库工作，把入库单与到货清单及时上交财务部入帐，并做好结帐的后续跟踪。•7.根据到货产品的实际情况作好其的分装，然后交付库房保存，跟踪对新品的上架并组织对销售人员的培训工作。•8.产品的后续跟踪，及时根据反馈的信息制定相应的策略（补货、积压处理等）采购原则RightPriceRightQualityRightTimeRightQuantityRightPlace供应商选择信用度配合度进货费用水平价格工作质量交货量交货期产品质量选择指标采购内容及市场战略数量量大价低原料战略性原料低值需求小原料重要关键原料单价采购内容及市场战略•对量大价低原料：“汇总/整合”☆竞标采购☆探寻最低价☆行业标准•对战略性原料：“结盟/伙伴”☆稳定和长期共存☆互利互惠的合作关系•低值需求小原料：☆减少行政/后勤成本上升•重要关键原料(bottle-neek)：“重新定位”☆风险分析☆供应保障☆尽可能标准化☆寻找替代品原料及辅料的采购管理•1、茶叶，应符合国家标准GB/T14456《绿茶》要求；茶叶污染物限量指标应符合GB2762的规定，农药残留限量指标应符合GB2763的规定。铅含量、铜含量、六六六、滴滴涕残留量应符合国家标准GB/T14456规定。•2、水：必须符合GB5749《生活饮用水卫生标准》和国家法律法规的相关要求；•3、其他原辅料：应符合国家标准和国家法律法规的相关要求，产品必须是食用级以上，同时还应是已获得生产许可证企业生产的产品；•4、不得采购发霉、变质的茶叶；原料及辅料的采购管理•5、消毒剂：应是食用级以上的试剂,并符合相关标准和国家相关法律法规的要求；•6、购入的原料不得含有非茶类夹杂物，不着色，无任何添加剂，不含有毒、有害物，也不应受其污染；•7、提供小麦粉质量必须符合行业标准要求，不得有掺假、变质、变味、过期等现象出现，严禁伪劣、假冒、无证不合格产品•8、所采购的物资均应有生产厂名、厂址、品名、规格、数量、批号或生产日期、质量等级、检验报告或合格证、生产许可证复印件。包装材料的采购管理•1、采购的产品应经过国家具有相应检测资质的检验部门检测并合格。•2、所采购的产品应符合有关食品卫生包装材料标准的要求。•3、所有包材资料文件一律传递给包材采购组组长，储运部跟单员在传递包材资料文件时，必须在文件名中清楚显示客户号和订单号；对没有客户号或者订单号的，必须注明跟单员的姓名和事项。•4、文件资料传递后，储运跟单员须以手机信息方式告知包材采购组长，包材采购组长在收到信息后，须在4小时工作时间内，以邮件或者QQ联系方式确认收到，并回复所收到的资料是否可行。采购物资的验收—面粉•(1)看:精度高的富强粉,色泽白净；标准粉稍带淡黄的白色,质量差的面粉则色泽较深。•(2)闻:质量好的面粉略带香味；有霉味、酸苦味等气味的为劣质面粉。•(3)捏:抓一把面粉使劲一捏,松开手后,面粉随之散开的是含水分正常的面粉,反之则是含水分大的面粉。•(4)捻:捻搓面粉,如有绵软感觉的,是质量好的；若感觉过分光滑,则是质量差的采购物资的验收—茶叶•外形主要从茶叶的条索、嫩度、色泽、净度几方面鉴别。•条索：条形茶的外形叫条索。经紧细、圆直、匀齐、重实为好；•嫩度：茶叶的嫩度主要看芽头多少、叶质老嫩和条索的光润度。此外，还要看峰苗（用嫩叶制成的细而有尖峰的条索）的比例。一般红茶以芽头多、有峰苗、叶质细嫩为好；绿茶的炒青以峰苗多、叶质细嫩、重实为好；烘青则以芽毫多、叶质细嫩为好。•色泽：看茶叶的颜色和光泽。红茶的色泽有乌润、褐润和灰枯的不同；绿茶的色泽有嫩绿或翠绿、洋绿、青绿、青黄，以及光润和干枯的不同。红茶以乌润为好，绿茶以嫩绿、光润为好。•净度：主要看茶叶中是否含梗、末或者其它非茶类的杂质，以无梗、末和杂质的为好。此外，还可以嗅嗅茶叶的香气是否正常，有无烟、焦、霉、馊、酸味或其它不正常的气味。采购物资的验证1、采购物资到货后，仓库管理员应核对供方资格，对采购物资的清单、送货单、数量、规格包装及实物外观进行入库验收，并填写《报检单》向品管部报检。2、品管部接到《报检单》后，检验员按进货物资的相应质量标准和检验方法进行符合性检验。具体应按《过程和产品的监视与测量控制程序》的规定进行检验和验证。3、经品管部检验后和的采购物资，方可办理入库并规范储存。4、经品管部检验确定为不合格的采购物资，按《不合格品控制程序》处理。5、采购部作好采购合同执行情况的跟踪检查，检查结果纳入供方评定的内容。6、应有原料验收制度，建立相关的采购档案，使原料来源有可追溯性。原料及辅料不合理处理•在采购中出现不合格品应及时将信息反馈给采购人员，不合格品的处理程序根据本制度和厂质量管理文件《不合格管理制度》等有关规定进行处理包装材料不良处置•1.凡包装材料须重新下单进行二次采购者，采购员必须填写《包材异常采购单》，经包材组组长分析原因并签字确认，然后转相应副总以上人员签字确认后才能进行，否则，承担因此而产生的所有费用。•2.导致包材异常采购的原因如属客户或者贸易本身原因的，由市场副总签字确认；如属生产系统方面原因的，由生产副总签字确认；副总签字确认时，注明清楚责任人和责任承担金额。•3.所有送到仓库发现批量不良的标贴和说明书，原则上，均由仓库采取就地销毁的原则进行处理。如果物料已经入库，仓库马上开出《退库单》交采购员处理；如果物料是在检验过程中发现的不良，则开出《进料退回单》交采购员处理包装材料不良处置•4、因自身原因开出的《退料单》或者《进料退回单》，均要求采购员同供应商协商，按照供应商材料成本价格（参考70%原供货价格），由采购员在单据中注明单价后交还给供应商，并随同副总签字确认好的《包材异常采购单》一同交给财务，以此作为财务对相关责任人进行处罚扣款和同厂家核对产值的依据。绩效考核1、采购不按有关规定进行采购，造成不合格品进厂的，给予采购人员一次50元罚款，违反三次作下岗处理；2、产品验证人员不按规定进行进货验证造成不合格品的，给予相关验证人员一次50元罚款，三次下岗处理；3、在采购过程中不按规定对原材料进行运输、贮存造成物资污染和损失的每次扣相关人员50元，并按损失的50%赔偿。采购计划表为了保证生产正常，不积压物资、资金、不断档，根据厂实际，应制定采购计划。1．采购人员应随时注意市场行情变化，收信相关信息，及时反映给领导，以便作出相应的决策，收到较好的经济效果。2．采购计划应根据厂的销售计划、结合厂的物资库存量和市场行情，会同厂各职能部门制定采购计划。3．采购计划的内容应包括：采购物资名称、采购数量、规格型号、质量等级、物资供应者、日期、运输方式、计划制定者、批准人。4．采购计划制定后，应报厂有关领导进行批准实施，一般生产用设备配件在5000元以内由生产部负责人直接审批采购，原材料、包装物等大批物资由厂总经理进行审批后实施。采购计划表材料名称库存量采购批次使用期限订货数量单价（元）金额（元）订货日期提前期到货日期供货商备注用途：采购人：制表日期：年月日制表人：批准：发货单位发货时间车船号品名件数标重到站备注表一：原料发货预告单表二：原料采购计划表品名上月耗用期末库存销售增长率％本月预计耗用量期望库存本月总计划量上旬计划量中旬计划量下旬计划量品名单位行情报价执行价格备注行情分析及建议表四：计划执行情况表表三：原料市场信息表品名本月计划株大／湖大发货单位合同数量株大／湖大价格元／吨执行时间已发货株大／湖大已到货株大／湖大已完成计划百分比备注谢谢！