印章管理制度

印章管理制度第一条总则公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，加强公司各类、各种公章的管理，便于公章的刻制、使用、销毁等各环节的工作，减少和避免因公章疏于管理给公司造成的损失，特制定本管理制度。第二条公司印章的刻制一、公司印章的刻制均须报公司董事长审批。（《印章刻制申请表》）印章刻制申请表二、法定代表人个人名章、行政章、财务章、合同章，由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行，并经保定市公安局备案。三、公司各部门的专用章（合同章、技术专业章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。四、未经公司董事长批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。违者视情节按照公司《问责制》处理，并承担因此产生的一切后果。第三条公司印章的启用申请时间：申请部门：印章详称：负责人签字：申请理由：行政部意见：行政部经理签字：年月日董事长意见董事长签字：年月日一、新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。（《印章保管登记表》）印章领用保管登记表领用部门：领用日期：领用人签字：印章戳记:印章适用范围：部门负责人意见：部门负责人签字：年月日二、新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放部门和使用范围。第四条公司印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、技术专业章）、董事长（法定代表人）专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。一、公司行政章的使用范围主要为：1、公司对外销售的商品房屋购销协议及合同类文件；2、公司对外签发的文件；3、公司与相关单位联合签发的文件；4、由公司出具的证明及有关材料；5、公司对外提供的财务报告；6、公司章程、制度等正式公文；7、员工调动、员工的任免聘用等相关文书；8、协议（合同）资金担保承诺书；9、以及其他必须加盖行政章的文书与文件。二、公司合同专用章的使用范围主要为：对外投资、合资、合作协议、各类经济合同等。三、公司董事长、法定代表人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表等各类文件。四、财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。五、工程部专用章主要用于图纸变更，工程做法等，并可与外单位沟通时使用。第五条公司印章的管理职责一、公司董事长：负责行政章和合同专用章的使用审批工作。二、行政部经理：负责授权范围内的印章使用审批工作。三、各部门负责人：负责各职能部门专用章的审批工作。四、行政专人：负责印章的保管、设立印章使用登记台帐、印章使用的审核等工作。第六条公司印章的管理一、公司行政章、合同专用章由行政部安排专人负责管理。二、专项业务章（财务章、技术章等）由各部门指定专人负责管理。三、法定代表人个人名章，由公司指定财务部专人负责管理。四、各部门须将印章管理员名单报行政部备案。五、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（《印章移交登记表》）印章移交登记表移交印章名称：印章戳记：移交人签字：移交时间:接收人签字：接受时间：部门经理意见：部门经理签字：年月日六、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法定代表人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。第七条公司印章的使用一、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。行政章使用申请表年月日申请部门:经办人:报送单位:部门领导审核：印章类型:用印数量：用印事由：领导审批：一）行政章的使用：必须由使用部门负责人向董事长书面申请，批准后，使用部门负责人持书面审批到行政部加盖行政章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用部门负责人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。二）合同的签立、审批、管理规定与合同章的使用：注：销售类合同、协议除外。1、合同签订要求：1）订立合同前经办人员及所在部门应严格审查合同对方的相关情况，审查是否有营业执照、有无法定代表人资格、拟签合同标的是否符合当事人经营范围、是否具备相应的资质和许可证、履约能力、经营方式和信用等。2）经办人员应当收集其经年检的营业执照（检查其核载内容与实际相符）组织机构代码、税务登记证、法定代表人身份证及其他资质证书等复印件备查；如是代理人签订，应由其单位开具授权委托书（如是个人应收集身份证复印件）。3）经办人员在做好市场调查、资信调查的基础上，做好三至五家的询价记录，与对方就合同标的（货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款和酬金、履行期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款充分协商。4）对标的金额巨大的合同应组织专业技术、财务等相关人员组成谈判组与合同相对人谈判。5）合同经办部门应该在充分了解和审查上述1）—4）点内容的基础上，与合同对方进行谈判、磋商，拟定起草合同条款。6）拟定的合同原件须一式四份，甲乙双方各执二份。2、合同应包含的内容：1）合同各方的法定名称、地址、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名职务等。2）签约的目的和依据。3）标的。动产应表明名称、型号、规格、品种等级，不易确定无形财产、劳务、工作成果等描述要准确明确。不动产应注明名称和坐落地点，货币应注明币种。4）数量和质量。包括检测标准和方式，数量要准确，计算单位、计量方法和计量工具符合国家规定。如有多种标的的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明检测的方法，责任期限和条件，质量异议期限等。5）价款和酬金。包括付款方式，合同中应明确规定价款或报酬数额，计算标准，结算方式和程序。6）履约期限、地点和形式，履约期限、地点和形式要具体明确，交付标的的方式、劳务提供方式和结算方式应具体。7）争议解决方式。约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖。约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构名称和具体请求仲裁的事项。8）违约责任。合同应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法。9）合同变更和解决条件。10）生效日期。3、合同审核、会签流程：1）合同签订前，合同经办部门应当使用不退色的墨水笔填妥公司制定的《合同会签审批单》后，经办部门将拟定的合同文本先报财务部、后报法务部协作进行评审。2）财务部收到合同文本后应对以下内容进行评审：(1)审核合同所需资金及资金安排的可能性；(2)合同中有关价款、酬金条款；(3)支付方式和结算条款的合理性以及对公司的影响；3）法务部收到合同文本后应对以下内容进行评审：(1)合同缔约方主体、企业资质的时效性和合法性。(2)合同标的的合法性。(3)合同条款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。(4)与合同有关的其他法律问题。4）合同经办部门须汇总财务部、法务部意见，修订合同文本后，经财务部、法务部负责人复核无误后，要求经办部门负责人、财务部负责人、法务部负责人依顺序在《合同会签审批单》上签字确认。5）经办部门凭此《合同会签审批单》和修订后的合同文本报请董事长最终审核批示。4、合同章的使用：经办部门凭相关部门负责人会签完毕且董事长签字批准后的《合同会签审批单》，到行政部加盖合同章。遇特殊情况，可以微信或者短信形式请示作为依据。后要求使用部门负责人必须在7日（含节假日）内完成申请手续的补办工作。5、加盖合同章后，合同生效。（《合同签订审批单》）合同签订审批单经办人填写合同名称合同编号甲方代理人乙方代理人合同金额合同期限合同付款方式对方资信资料（附复印件）□营业执照□组织机构代码□税务登记证□法定代表人身份证复印件□授权委托书□其他合同重点内容概要备注说明经办人签字：本部门审核意见；年月日财务部审核意见：年月日法务人员审核意见：年月日董事长审核意见：年月日合同章管理员盖章签字：年月日6、合同的管理：1）公司内部保留文本合同正本原件两份，留行政部门存档原件一份；财务部门存档原件一份，经办部门存档复印件一份。2）各部门应健全合同档案的管理工作。7、财务部门负责合同纳税工作，监督合同执行过程和情况，负责合同印花税的粘贴，负责合同款项支付控制和信息反馈。三）公司法定代表人个人名章使用：由法定代表人签字或被授权人签字后方可使用。四）财务专用章、发票专用章由财务部门按岗位职责权限使用。二、印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（《印章使用登记表》）印章使用登记表序号使用时间用途用章数量使用人审核人三、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。1、行政章与合同章如因工作需要须带出公司使用，填写《携带印章外出申请表》，按规定程序审批后，必须由印章保管员一同前往，由印章保管员将印章用于申请事由。2、若因工作需要，确须将公司印章（含行政章与合同章）由非行政部专人的其他人员带出使用，需填写《携带印章外出申请表》后，由分管领导及董事长签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（《携带印章外出申请表》）携带印章外出申请表申请部门:用章人:监督使用人:使用时间：印章名称：使用理由和使用范围：使用权限：部门经理审核：行政经理审核：董事长审批：注：印章必须在使用期限内归还。移交人签字:接收人签字：日期：借出:归还：四、以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，须严格按照规定程序审批后，方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）五、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，须严格按照规定程序审批后，方可盖章。明细项目六、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。七、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，按规定程序审批后，方可盖章。八、上述须董事长进行审批的使用手续，在极特殊急需用章且董事长不能及时现场审批情况下，可用短信申请方式执行，董事长短信回复同意后，在《申请单》上注明申请、同意回复时间，即可执行。但要求在印章使用后七日（含各类节假日）内必须由使用部门负责人完成书面审批的后补手续。九、上述规定内容，如有违反，视情节按照公司《问责制》处理，公司拥有追诉责任人因违规造成的其他不良后果的权利。第八条公司印章的保管一、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。二、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。三、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。四、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。五、印章应及时维护、确保其清晰、端正。六、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政部经理报告，并备案，配合查处。第九条公司印章的停用一、有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动。2、印章使用损坏。3、印章遗失或被窃，声明作废。二、印章停用时须经董事长批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。（《印章停用申请表》）印章停用申请表申请部门：印章戳记：停用原因部门经理:日期：停用印章处理意见：□封存，移交行政部保管。封存日期：，期满后交相关人员办理销毁手续。□销毁，交行政部相关人员办理销毁手续。行政部经理:日期：董事长:日期：注：印章办理销毁手续后，把销毁回执原件交行政部。第十条本规定自公布之日起正式执行，自生效之日起，凡不符合本制度的相关规定即行废止或重新修订。