连锁超市退货管理规范(2013版)

1/71连锁超市退货管理规范一、目的退货实物、退货单据相符；退货数量、单价、金额相符；痕迹管理、有源可溯；高价到低价批次依次退出；超市、供应商均清楚明晰工作要求，合作运行通畅。二、适用范围：物流中心、各连锁门店、合同约定可退货之供货商。三、名词解释：1、退货：是指超市库存商品达到供应商和超市约定的退货条款的、发生质量问题的、商品生产和经营违反政府相关产品法规的三方面任一情况，需要调整或不可销售而退出超市给供应商的过程。2、直送：供应商依据订货方订货单，通过自身物流或第三方物流把货物配送到订货方连锁零售门店的方式。3、配送：供应商依据订货方订货单（直送订单或配送订单），通过自身物流或第三方物流把货物配送到订货方物流配送中心的方式。本规范的配送含义非严格意义上的配送，供应商所持订绝单大多数均为直送订单，但货物只配送到订货方物流中心，物流中心代门店收验货物、制收验货单。4、临期商品：本规范特指门店库存商品的有效保质期临近本规范规定退货时限的商品，而非指商品包装上载明的保质期到期临近情形。5、报损商品：指商品无法继续销售，但有一定使用价值或无使用价值的，门店或公司承担损失的不可销售的商品。四、职责2/721、门店理货员、物流配送中心人员负责退货商品的整理、分拣、打包，确认清楚供货商，进行明确标示；2、门店主管、物流中心退货人员负责退货商品的检验、单据流转，与供货商办理退货；3、门店防损员、物流中心主管负责退货的检查，确认退货是否已录入系统。4、门店主管、物流中心退货人员制退货清单，通知供货商及时来办理退货手续。5、供应商负责按约定时限收回退货。五、退货原则1、准确原则：所有退货必须准确。供应商编码、名称，商品编码、名称，退货数量、成本价实行100%复查。2、时限原则：所有已确认的退货，必须通知供货商在规定的时限（发通知时计算：6天内）内办理退货。3、财务确认原则：所有退货在交货前必须得到财务确认（核实退货金额是否＞应结货款－积欠款），以免造成供货商欠款无法收回。不能退给供货商的货物一律不退。4、高价先出原则：按进价从高到低批次依次进行清退。5、先退后进原则：有退货的供应商先行办理退货，而后办理进货手续。六、退货的标准（一）质量问题3/731、质量瑕疵、包装损坏、影响二次销售的商品；2、临近或过保质期商品；3、销售过程，非订货方责任原因，内外在质量发生变化，影响销售的、不能销售的商品。（二）违法超标问题1、违反政府部门产品生产、经营法律法规的商品；2、政府部门检查出有质量问题或不符合国家标准的商品。（三）双方约定的退货条款1、滞销平销、促销和季节尾货、价格和毛利不适、明显库存结构不良商品；2、符合《商品采购合同》约定的其他退货情形的商品。七、退货时限规定整件商品如一个月未动销，整件返物流中心或直接退给供应商，非整件商品退货规定（特价商品、与供应商另有约定的除外）。1、干性食品类商品（含日化类商品）保质期限退货时限24个月以上离保质到期8个月前退货18—24个月离保质到期6个月前退货12—18个月离保质到期3个月前退货10—12个月离保质到期3个月前退货06—10个月离保质到期2个月前退货03—06个月离保质到期1个月前退货4/7445—90天离保质到期20天前退货01—45天无退货时限，到期前及时退货2、水性食品类商品保质期限退货时限24个月以上离保质到期8个月前退货18—24个月离保质到期6个月前退货12—18个月离保质到期3个月前退货06—12个月离保质到期2个月前退货03—06个月离保质到期1个月前退货45—90天离保质到期20天前退货01—45天无退货时限，到期前及时退货八、门店或物流中心退货整理工作要点：1、退货商品需按供应商整理分装，内装退货清单，并在封装单上标注供应商名称、地址、联系电话、联系人。2、食品与非食品商品、固体与液体商品严禁混装，必须分别整理装箱。3、严禁倒置不允许倒置商品，特别是液体商品装箱时必须按商品性质装箱并明显标注、固定牢实；约定可以退货的液体破漏商品需清洗液物留包装或封闭漏液点后方可装箱。4、瓷器、玻璃制品、塑料制品等易碎、易损商品装箱时，必须进行必要的保护处理并特别标注“易碎商品”，保证运输安全，避免商品损失。5/755、采购主管审核后的门店或物流中心退货审批单，发现审核数量与实物数不相符，必须及时联系采购主管处理。6、门店或物流中心打印出商品退货单（一式两联），供应商联装箱、扣款联统一汇交物流中心单据管理人员处。7、商品退货单门店或物流中心审核后，商品已经退出公司系统库存，门店或物流中心在整理退货时，单据与实物必相符，严禁有单无货、有货无单情形存在。8、供应商业务人员送货门店或物流中心若遇有退货，供应商业务人员与门店或物流中心签字确认退货，商品当时即直接退给供应商运走，做退货申请单时必须备注“商品实物已退”。9、商品退货申请单必须备注退货原因，无退货原因备注申请单，采购主管可以拒接审核。九、采购主管退货管理要点1、工作日每天10:00前、17:00前对门店或物流中心的“退货申请单”进行审核，按管理部类各自审核；遇有特别情况及时审核。2、审核不予退货的商品要回复或注明原因，并提出解决措施，从审批单中删除该部分单品。a、申请退货商品保质有效期达标，仅库存量过大，而其它门店可以销售的，回复门店或物流中心走调拨程序调往可销售门店进行销售。b、申请退货商品保质有效期达标，仅库存量过大，可通过与供应商协商给予促销政策，整个连锁系统做促销降库存。c、不可退货商品：调剂或集中实施促销、变价处理。6/76d、报损商品走报损程序。十、物流中心退货工作要点1、门店退货商品配送车辆运到物流中心汇合后，物流中心退货人员不再对退供应商和店间调拨商品进行清理、核对；门店退货商品退货人员负责分供应商归集摆放；通知供应商办理退货手续。店间调拨商品按调往门店归集摆放等待送货。2、物流中心退货人员负责对调拨到物流中心的破损、影响销售的商品需报损或可退货进行清理，可退货的走退货流程，需报损的走报损流程报公司分管副总批准处理。3、负责通知可来交接退货供应商来运走退货；办理第三方物流退货到供应商手续。4、供应商或第三方物流来退货时，需登记供应商编码、供应商名称、退货单号，供应商或第三方物流的业务员签名及时间。5、对供应商履行《商品采购合同》退货条款情况进行记录，每季度提交采购部经理和报公司分管副总经理。本规范于修改完毕之日起执行，要求相关部门和人员认真学习、理解和落实、执行。2013年8月9日星期五修改完毕附件：退货流程图7/77门店理货员按规范整理需退货商品待领班审验门店领班审验报店长审批后录入系统退货申请单退货申请单汇总审核（采购每天审核各自管理类别别）是否同意退货（采购审批）退货审批单审核退货审批单系统传回门店生成退货单按审批的退货单所列录入退货数据门店或物流中心审核退货单门店打印退货单（一式两联，供应商联装箱、扣款联传回物流中心单据管理人员处）门店员工按供应商装箱并加贴封箱清单门店已整理退货退供应商（登记信息资料，供应商签字）扣款联传回物流中心单据管理处待取门店已整理退货运回物流中心通知供应商运回物流中心按供应商分拣摆放，办理退货手续，退货单登记信息资料，供应商或第三方物流签字领取货物物流中心主管审验放行退货单数据与实物数是否相符防损确认后放行否是门店继续销售建议店面报损促销特价处理否清理不相符单品和数据的实物按批复方式操作录入与实物相符的单品和数据是配送直送采购主管协调处理（争取供应商支持）门店之间调拨