医药公司档案管理办法

医药公司档案管理办法一、目的为加强公司档案管理的规范化、制度化，结合公司情况，特制定本办法。二、适用范围2.1内容档案管理范围、级别划分、管理等。2.2适用人员本办法适用于全体员工。三、权责部门人事行政部、财务部四、内容4.1档案管理范围4.1.1公司各类资质证照；4.1.2与经营活动有关的合同、协议等文件资料；4.1.3管理机关颁发的属于公司业务，执行的文件及与其他相关单位往来文件；4.1.4公司成立、合并、撤销、名称变更、启用印鉴及其组织章程、人员编制等文件资料；4.1.5人员聘用、定级、调资、奖惩、合同、考核记载、培训、晋升等人事文件资料；4.1.6自行编印的信息、简报，内部刊物的定稿和印本；4.1.7财产、物资凭证、台账等资料；4.1.8汇总形成的各类的统计报表、统计分析、审计文件等资料；4.1.9财务报表、凭证、帐簿等会计文件资料；4.1.10有保存价值的剪报、声像、证书、实物等资料；4.1.11其他应归为档案的文件、材料。4.2档案级别划分4.2.1常规档案：非涉密的往来文件、会议纪要、公司管理文件、实物及其他应归档的文件资料；4.2.2重要档案：公司资质证照，项目文件资料，合同、协议类文件资料，普发周知的人事文件制度等；4.2.3涉密档案：分为秘密、机密、绝密，指一定时间、范围、职务内知悉的文件材料。4.2.3.1秘密档案：指公司一般需保密的文件。公司人事档案、合同、协议、员工薪资发放及分配方案，已掌握的尚未进入市场或尚未公开的信息资料。4.2.3.2机密档案：指公司比较重要的保密文件。公司内部的经营情况、实施的和尚未实施的规划及相关策略方案、各类财务报表、统计资料、重要会议记录、重大决策等。4.2.3.3绝密档案：指公司最重要的保密文件。公司经营发展中，直接影响公司权益的重要文件资料、特别重要的信息等。4.3档案管理4.3.1档案管理权责4.3.1.1公司级档案室由人事行政部负责管理，除财务部外实行统一管理（如公司档案的递交、整理及归档工作等）；4.3.1.2各部门设置档案管理人员进行对接，即对本部门涉及的档案信息定期进行提报；4.3.1.3财务部自行负责与本部门有关的财务档案管理，对档案进行妥善保管并严格保守机密；4.3.1.4实行电子文档和其文字档案统一的归档机制；4.3.1.5保证档案资料的完整和真实，防止其损坏，保持其有效性。4.3.2档案管理员的异动4.3.2.1具有公司档案室职能的管理员异动，经部门经理及主管副总经理批准后办理相关手续；4.3.2.2部门档案管理员发生工作异动时将经办的文件、资料交接清楚（在交接工作单中注明），不得擅自带走或销毁，并退还所借档案，经部门经理审批、主管副总核准后方可调离。4.3.3档案移交、整理及归档4.3.3.1人事行政部负责对各公司应归档的文件、资料进行收集、分类、归档、登记目录、办理借阅等工作；各部门档案管理人员按照档案管理范围进行档案移交，填写《档案移接登记表》；4.3.3.2涉密文件单独立档及存放；4.3.3.3电子与纸质档案对照建档，并根据其性质选择光盘刻录或硬盘拷贝加密，做好版本升级、内容变更管理；4.3.3.4照片、图片、实物、电子等档案应分别编码和填制目录，如有对应的文字档案应在编制目录时标注；4.3.3.5档案柜内应统一编号、分类、分区，档案盒分类排序摆放。4.3.4档案的借阅4.3.4.1只限公司经营业务需要，提前填写《档案借阅审批表》，经部门经理及主管副总经理审核后借阅；4.3.4.2查阅、复印、摘抄档案应在指定地点，阅后当即归还；应在申请时限内归还档案，如超出应补办续借手续；借阅者要爱护档案，不得转借、勾画、折叠、涂改、剪裁和抽换等；4.3.4.3档案归还时档案管理人员要当面检查，验收无误后注销登记。4.3.5档案保管期限4.3.5.1档案保管期限分为永久、长期、短期，即长期：16-50年，短期：15年（含）以下；4.3.5.2永久保管：反映公司主要经营活动和基本历史面貌，对工作具有长远利用价值的文件材料；4.3.5.3长期保管：反映公司日常经营活动，在较长时期内对工作有参考、利用价值的文件材料；4.3.5.4短期保管：在较短时间内有参考利用价值的文件材料。4.3.6档案的注销4.3.6.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记，并提交《档案注销申请表》，经部门经理审核、主管副总经理核准后，做好相应标记，准备销毁；4.3.6.2经批准销毁的档案，需再存放半年，经验证确无保留价值后，再行销毁，以免误毁；4.3.6.3销毁文件必须在指定地点进行，并由主管副总经理派专人监督销毁。五、注意事项5.1非档案管理人员，未经允许不得翻阅档案资料；5.2档案管理部门应随时做好防盗、防火、防潮、防尘、防光、防污染等工作，以确保档案的安全；档案室内严禁吸烟和使用明火，应配备灭火器具；5.3对于违反档案管理制度的行为，公司将参照《员工奖惩管理办法》执行。六、本办法解释及修订权属人事行政部，自生效之日起正式实施。