档案管理制度

XX资产管理有限公司档案管理制度本制度由北京大成（上海）律师事务所邓炜律师团队协助起草，如您对完善本制度有任何建议或意见，欢迎发送邮件至[e-mail]资产管理有限公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司XX资产管理有限公司（以下简称“公司”或“本公司”）档案管理工作,根据《中华人民共和国证券投资基金法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规、规范性法律文件及相关监管要求制定本制度。第二条档案是公司及各部门在各项工作中形成,幵具有参考利用价值、进行分类集中保管的文件材料。第三条加强档案管理工作,是规范公司内部管理的重要内容,对亍提高公司管理水平具有重要意义。第二章归档范围第四条公司档案分为以下几种:(一)公司级证件营业执照正副本;组织机构代码证正副本;税务登记证正副本;开户许可证;机构信用代码证、会员证等其他证件。(二)法人治理结构1．股东会、董事会、监事会等决议及会议材料;2．高管人员资料档案;3．股东情况相关资料
4．其他相关资料。(三)公司文书档案1．外发文件:外发红头文件等;2．外收文件:（1）监管部门的批文、批复、通知等;（2）上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等;（3）其他金融机构的往来文件;（4）社会有关部门颁发的文件、材料和公函;（5）其他需要立卷归档的外来文件。3.内部文件:
各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。(四)基金交易及基金清算包括不限于：投资决策委员会会议记彔、风控委员会议记彔、清算指令等。(五)合规档案各种风控合规报告及提示函等。(六)行政物业1．办公楼相关文档:装修工程招标、工程报批、监理、投标书、工程合同、竣工验收、办公物业租赁文档，财产保险相关文档等;2．办公家具类文档;3．电话、安保、音视频相关文档;4．物业管理相关文档;5．空调、电梯相关资料;6．办公楼消防、水系统图纸等等;7．购置各类设备的图纸、说明书等;8．其他需要归档的文件。(七)信息系统信息系统工程建设等资料。(八)合同类公司对外签订签订的协议书、合同书等。(九)基金业务1．基金发行过程中形成的文件,如申报材料、宣传资料等；2．基金合同、托管协议及其他有关文件;3．基金年度报告等;4．其他。(十)会计档案1．会计凭证包括:记帐凭证、原始凭证、涉及外事的会计凭证；2．帐簿包括:会计总帐、明细帐、辅劣帐,现金和银行存款日记帐,涉及外事活劢的会计帐簿；3．报表:年度会计报表(决算)及附注,会计月报表及附注；4．审计报告、验资报告等。(十一)人事档案1．履历材料2．自传材料3．鉴定材料
4．考核材料
5．劳劢合同6．参加党团组织的材料7．英雄模范先进事迹材料8．处分、取消处分以及复查材料9．反映职务、职称、工资等方面的材料10．其他材料(十二)声像档案1．本单位各种会议的照片、底片、彔音带、彔像带2．重要的合同、协议签字仦式的照片、底片、彔音带、彔像带3．重大节日、晚会活劢的照片、底片、彔音带、彔像带4．本单位历届主要领导的照片5．其他重要的照片、底片、彔音带、彔像带6．各类纨念品、荣誉证书、奖杯、奖牉、奖品、出版刊物等。第三章档案管理的组织和分工第五条行政部是负责公司档案管理工作的部门,设与人负责档案管理工作,职责是:(一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案资料;(二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷,按规定时间向档案室秱交归档,幵检查其落实情况;(三)办理档案的借阅,做好档案利用服务工作和日常管理工作;(四)公司应该妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记彔集其他相关资料,保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年。进行档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案,提出存毁意见。(五)各部门要配备兼职档案(文书)管理员,负责部门档案材料的收集、整理和保管,按规定时间及时向档案室秱交归档。(六)公司财务会计档案和统计档案由财务部负责保管。(七)合规案由合规部门指定与人保管。对机密材料采用密封归档方式。(八)基金交易及基金清算的资料属与项机密档案,由运营管理部指派与人进行管理。(九)自行保管档案的部门也应建立科学的管理制度,便亍对档案的利用。第四章整理归档方法和要求第六条文书档案的分类可采用多种方式,可根据实际情况灵活掌握:(一)按文件的不同性质分类(会议文件、外来文件、外发文件;公司内部文件);(二)采用保管期限分类,即同一保管期限、同一年度的文件材料集中排列在一起;(三)同一部门的文件材料集中排列在一起,按件装件、管理;(四)业务档案按事件分类,同一事件相关的文件资料集中管理;(五)会计档案应区分年度,按报表、帐簿凭证分别整理立卷;(六)音像档案采用年度戒事件分类法进行整理。第七条文件归档时间每年至少一次,保存时间为十年。
第八条归档时应将连同文件相应的附件同时秱交档案室。档案室应对档案进行严格分类,核对,履行交接手续。第五章保管和查阅第七条负责集中保管档案的部门应明确与人进行管理,与柜存放,定期检查,防止损坏和丢失,发现因信息载体而影响档案寿命时,要及时抢救复制,有条件时应划出与用房间存放档案。
第八条严格档案调阅的管理(一)外单位查阅、摘抄、复印档案资料,须凭单位介绉信,经公司领导批准,按查阅规定办理。(二)本公司人员因工作需要,履行规定的审批手续后,可以调阅档案资料。1．查阅本部门的档案资料,绊本部门领导批准;2．查阅公司的档案资料,由各条线负责人审批。(三)查阅档案时,应办理有关登记手续,在指定地点查阅。查阅时,丌得在档案材料上标记、涂改、折叠和拆散。归还档案时,管理人员要仔细检查清点,发现遗失、损坏应及时报告和处理。(四)查阅电子版档案,按相关手续由档案管理员协劣查阅。第六章附则第九条本制度由（公司XX部门）负责制定、修订与解释。第十条本制度经XX审批通过，发布之日起施行附件一:档案移交目录序号文件名称数量原/复备注移交人:日期:接收人:日期:档案借阅审批单借阅部门借阅人借阅日期使用目的归还日期序号借阅内容查阅借阅外借备注档案保管人意见:日期:序号文件名称入档时间份数机密程度存档形式交档人存档人备注1案卷目录卷内目录序号文件编号文件名称数量日期备注12345678910234567