施工单位收发文制度

XXX项目部收发文管理制度第一节总则一、为适应公司全方位规范科学管理，做好项目部文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、项目部文件是传达、贯穿和记录项目工程有关的各种信息，发布上次主管部门、监理单位、建设单位和公司规章制度、指令、协商和回复问题、指导洽商工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此必须认真做好文件的管理工作，有效的为项目工程顺利开展服务。三、项目部全部人员都应深入细致、结合实际、实事求是和认真负责的工作风，努力提高文件质量和处理效率，因此，信息文件管理尽可能使用计算机处理。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。项目部文件有项目部资料员统一发放、传递、保管和立卷归档；特殊情况时由项目经理临时指定一名项目部人员管理。第二节发文一、发文一律使用项目部发文登记表。二、发文程序如下：资料员整理文件相关责任人核查打印项目经理审核（修改后）相关责任人、项目经理签字(盖章)发文接收人确认签收。三、所发文件编号、标题应准确，符合规范要求。四、文件内容要求实事求是、观点明确、条理清晰、文字精炼、用于准备。五、文件签发须及时。第三节收文一、收文均有资料员专人收文，根据文件属性及时分类安要求及时登记。二、所有收文必须注明年、月、日。三、收文必须及时处理，收文必须及时告知相关责任人；如责任人不在场，收文件应该及时报告项目经理，由项目经理指令专人处理。第四节其它一、所有文件需按类别归入档案盒内。二、文件查阅后及时按其原顺序编号归入档案盒内。三、查阅文件时要保证文件的完整性、不得损坏文件。四、文件未经资料员、项目经理同时许可不得外借，经许可外借的资料应有资料员按规定时间完整收回。五、对未能按时归还或损坏的资料要及时报告项目经理处理。