客户抱怨处理程序

江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码1/6客户抱怨处理流程1.目的确立客户抱怨处理流程和职责，采取有效的纠正与预防措施，及时消除和处理产品不合格或产品失效对客户造成的影响，防止不合格再次发生，确保公司的产品质量和服务信誉，赢得客户满意。2.范围适用于与本公司有签约和/或有业务往来客户的抱怨处理。3.参考文件无。4.定义4.1.客户抱怨是指由于产品设计、制造之缺陷，影响产品外观、技能及性能引发的客户投诉。4.2.COMPLAINT客户抱怨但须改善来关于内部问题处理事项顾客的改善要求及内容。4.3.客户抱怨的处理客户抱怨的接受、措施、解释、解决对策措施及实施检讨等。4.4.顾客抱怨的改善对策统称CAR（CORRECTIVEACTIONREPORT）根据客户的要求做成《矫正预防措施报告》。江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码2/6客户抱怨处理流程5.职责5.1.品质部：负责质量方面的客户抱怨接受、调查和回复。5.2.业务部：负责非质量方面的客户抱怨接受、调查和回复。5.3.相关责任部门：a.客户抱怨之原因分析；b.纠正与预防措施拟定、执行；c.客户抱怨之纠正与预防措施效果确认。6.工作内容6.1.客户抱怨处理流程图（见附件一）6.2.客户抱怨的接收6.2.1.当客户的抱怨以信函、传真、邮寄、拜访或由相关人员携带的方式或客户退货之产品以邮寄、快递、空运或由相关人员携带的方式到达公司时，由品质部/业务部接受，并将其统一汇总登记。6.3.客户抱怨的调查6.3.1.经调查和分析，如客户抱怨为客户本身造成的责任，则由品质部/业务部根据调查和分析的结果直接记录回复说明，经与上级审查核准后，直接由品质部/业务部回复客户说明。6.3.2.经调查和分析，如客户抱怨为公司内部造成，则由品质部/业务部通知相关责任部门，必要时，以品质部/业务部为主导召集缺失责任部门召开客户抱怨检讨会。6.4.客户抱怨之原因分析江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码3/6客户抱怨处理流程6.4.1.由相关责任部门为主导利用品管各种手法将有可能造成客户抱怨的所有原因均列出来，并根据缺失的主要原因与次要原因再作分析，同时将主要原因列入管制重点。6.5.客户抱怨的纠正与预防措施6.5.1.相关责任部门根据客户抱怨的主要原因拟定纠正与预防措施，以防止类似事件的再次发生。6.6.纠正与预防措施或改善对策之核准及回复6.6.1.品质部/业务部根据相关责任部门拟定的纠正与预防措施进行汇整后，经上级审查核准后，由品质部/业务部转达客户。6.6.2.如果相关责任部门拟定的纠正与预防措施未能被上级审查核准的，则由相关责任部门重新对其进行原因分析和重新拟定纠正与预防措施，直至此问题得到有效处理和解决。6.6.3.品质部/业务部接受到的客户抱怨必须在3个工作日（含）内将其回复给客户，如因调查和/或分析原因而导致回复时间延误者，品质部/业务部必须事先跟客户联络，并征得客户同意。a.24小时内快速反应b.2天内计划和实施(根本原因分析，确认行动计划并提交客户)c.3天内核实和改进（实施行动，核实结果，标准化并推广）6.7.纠正与预防措施或改善对策之执行及效果确认江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码4/6客户抱怨处理流程6.7.1.相关责任部门根据审查核准后的纠正与预防措施执行其改善对策，品质部/业务部根据其执行状况作效果追踪和确认。6.7.2.对确认有效的，并能达到预期目的的，由品质部/业务部将有效统计数据提供给技术部或相关责任部门，要求其修订或重新制订相关的有关标准。6.7.3.对确认无效的，由品质部/业务部要求相关责任部门重新进行原因分析和重新拟定纠正与预防措施，直到其得到有效的处理和解决。6.8.结案/标准化6.8.1.技术部或相关责任部门根据品质部/业务部提供的有效统计数据修改或重新制定相关标准，并审查核准后，进行发行、回收、列管等作业，并销毁旧版文件。6.8.2.个相关责任部门根据新的标准进行作业，必要时，品质部/业务部根据其需要作不定期检查。6.8.3.当此客户抱怨之纠正与预防措施得到有效管制时，则此案宣告结束。6.9.针对每月的客户抱怨（投诉）和客户退货产品的状况由品质部/业务部将其统计汇整，以作为公司级数据和资料的分析和使用的资料和信息。6.10.客户抱怨的次数及处理情况由品质部/业务部在公司的管理审查会议上进行提报/评审，以便让公司高阶管理层和相关部门了解客户的对公司产品质量、交付和/或服务的状况及需求。江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码5/6客户抱怨处理流程6.11.客户要求时，客户抱怨的回复应按客户规定的表单与之沟通。6.12.与客户抱怨有关的质量记录之存档，由品质部/业务部进行作业。7.记录表单《矫正预防措施报告》江苏****有限公司文件编号制定日期版本修订日制定部门页码6/6客户抱怨处理流程附件一:客户抱怨处理流程图责任部门：客户抱怨客户接收抱怨品质部/业务部调查抱怨品质部/业务部NO责任判定品质部/业务部回复说明YES品质部/业务部原因分析相关责任部门拟定改善措施相关责任部门YESNO核准品质部抱怨回复品质部/业务部改善措施执行相关责任部门客户品质部/业务部效果确认品质部/业务部结案/标准化技术部资料归档品质部/业务部