OA系统的发展及其意义探析

OA系统的发展及其意义探析摘要：综述了OA系统的发展过程和当前国内外OA的应用情况，综合分析了OA系统的特点，以及对提高企业管理水平和效益、提升管理信息化程度的重大意义。关键词：OA系统；发展；意义中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：1672-3198（2011）10-0244-02信息化越来越深刻地影响着当今的社会生产和生活，尤其是企业和部门的信息化，已经成为制约企业发展和规模化的一个重要因素，而办公自动化是整个企业信息化的重要组成部分，成功有效地建立和使用OA系统，对提高企业或部门的效益具有很大的实际意义。1OA系统的发展过程办公自动化（OA:OFFICEAUTOMATION）就是采用Internet/Intranet技术，并基于工作流概念，让企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。OA系统改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的采集信息、处理信息，为企业的管理和决策提供及时科学的依据。OA系统经历了以下三个发展阶段：（1）起步阶段（1985年―1993年）：以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，在日常办公中运用IT技术，以提高文件资料的管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理，如文件管理、档案管理等，但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持以及文档资料的综合处理等，导致应用效果不很理想。（2）应用阶段（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织愈来愈希望打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率。同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术巨大进步，它为OA系统的应用提供了基础支持，这个阶段OA系统的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了目录服务、电子邮件、文档管理、群组协同等基础保证，实现了制度管理、公文流转、会议管理、流程审批等众多实用的功能，极大地方便了工作流程，规范了组织管理，提高了运营效率。典型的解决方案是LotusNotes，该产品通过内置的文档型数据库系统，有效地解决了组织中大量非结构化数据的处理及安全控制，并借助强大的工作流平台和Email系统等实现协作性应用，最大程度地提高了网络平台的使用价值，使OA系统真正进入实用化阶段。（3）发展阶段（2002年至今）：OA系统软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的单纯行政办公信息服务，逐步扩大到组织内部的各项管理活动，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时由于市场和竞争环境的快速变化，要求办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户也更加关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协作配合、内外各种资源的有效组合。2当前国内外OA系统的应用情况2.1国内情况在国内OA应用已经进入到协同办公阶段，知识管理（KM）也已经在一些企业中得到部署。就湖北通信移动公司为例，该公司在国际商业机器公司（IBM）的帮助下，先后实施了E-learning、项目协作、文档管理、Blog、专家地图等功能模块，甚至还为一些部门专门开发了一些知识管理的应用模块，整体投入达到了1，000万元人民币。但是这个堪称完美的系统，最后只有E-learning发挥了应有的价值，其他多数模块都处于闲置状态。最基本的原因是：人们不愿意把知识贡献出来。知识管理不是简单的技术问题，涉及的是企业管理问题。从我们目前的应用看，这些技术作用有些被高估了，因为企业内管理没有理顺，市场就很难培育起来。即便是信息周刊2005年“商业科技100强”的上榜企业中，企业的管理层认为在过去的12个月对提高公司的生产力最有效的部署中，选择知识管理的比例只达到24%。2.2国外发展情况国外公司目前似乎不关注OA产品。这几年大批专家撰文，大量OA厂商涌现，联想、中软、东软等软件开发商有OA，用友、金蝶等软件产品厂商有OA，蓝凌、泛微、红帆等专业OA厂商就更不例外，但奇怪的是国外厂家并不专门做OA产品的，对此，笔者认为有以下几个原因：对OA的发展，国内外存在分歧。如果像大多数人说的哪样“第三代OA是以知识管理为核心的OA”，市场需求又那么大，国外是纯市场经济的，怎么可能没有公司投入这个领域，所以说现在应该还不到知识管理的OA阶段。国外比较倾向的是门户和平台的概念，这就涉及到整合，把OA和ERP、PDM、CRM、SCM等系统互相整合，每一个都是大系统，平台和数据库也不一定相同，不解决整合何来数据的积累汇聚共享，国外的做法是先把专门的系统建好，然后整合，最后上升到知识管理的高度。OA是柔性的系统，不像ERP、CRM等刚性的东西容易出产品。随着中国经济的发展，中国巨大的市场前景引起了全世界的关注，特别是与发达国家差距不大的IT行业，ERP行业的速达被Quikbooks和Intel风险资金的注入就是很好的例子。3发展OA系统的现实意义虽然诸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息交流、工作协调与相互合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，同时不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，分布在全球上每个角落，甚至工作时间都不一样的工作人群。办公自动化可以同一个企业的业务结合得非常紧密，甚至是定制的，因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大的方便了企业的管理和决策。办公自动化还是一个企业与整个世界联系的桥梁，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品服务等信息。随办公自动化的普及，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，因此这种网上交流的潜力非常巨大。OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家，迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。推行OA，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰：企业经营和管理方式不规范、不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势，一种更好的企业办公方式。很多中国企业早在20世纪80年代初就着手建立企业的管理信息系统（MIS）。近20年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。过去做MIS，更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别，不会有管理方式与理念的根本变革。而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据：结构化的、非结构化的、多媒体的等等；OA所直指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。当然，过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础，也就是说OA的确很重要，同时实现OA也并非遥不可及。综上所述，研究如何成功和有效的实施OA系统，对提高我国企业管理水平和效益、提升管理信息化程度具有很大的现实意义。参考文献［1］?@蔡云.信息化与OA系统［M］.北京：机械工业出版社，2006［2］?@周晓英.基于信息理解的信息构建［M］.北京：中国人民大学出版社，2005：22-48［3］?@李成永.OA发展趋势――协同办公与知识管理［M］.北京：清华大学出版社，2003：2-27［4］?@云倩.软件质量工程师手册――基于ISO9000的软件质量管理［M］.北京：中国标准出版社，2005：51-78