行政人事部工作事项一览表(4)

序号工作事项责任人流程需配合人员1负责行政人事部全面工作行政人事部经理工作安排、分工-下属人员实施具体工作-工作指导部门员工2组织、主持公司的重大活动行政人事部经理活动目的-策划-实施过程-实施结果部门员工3处理公司与当地政府机关、事业单位之间事务性工作行政人事部经理明确工作目的-对要达到的某种目的及结果开展工作4与法律顾问沟通及跟进诉讼事宜行政人事部经理5研究和初步拟制公司总体人力资源规划、开发，人力资源的基本方针、政策行政人事部经理根据总经理的要求以及公司发展战略的调整-拟制人力资源规划方案公司领导层、部门相关人员6设计、调整组织结构、岗位编制行政人事部经理部门设置情况-人员配置-岗位编制-岗位说明7组织制定、修订行政管理及人事方面的制度、流程行政人事部经理根据公司领导发出的指令/目前的制度不符合公司的发展现状-制度修改方案-安排下属进行制度调整公司领导层、部门相关人员8劳动关系管理行政人事部经理9公司及部门会议组织及主持行政人事部经理规定会议时间-参会人员-会议主持参会人员10证照年审行政主管资料准备-指定地点办理资料员11办公用品的购置行政主管定期统计办公用品数量-制定购买计划-物品购买前台文员行政人事部各岗位工作事项一览表12印章刻制行政主管印章刻制说明-行政部-总经理审批-审批同意-刻制用章部门或人员车辆调度及司机管理行政主管用车申请人前台预约登记-前台交行政主管派车-司机出车用车人、前台文员、司机14固定资产管理行政主管固定资产变动（购买或报废）-更新固定资产清单财务、固定资产使用人、资料员15办公环境及设施管理行政主管每天固定时间检查办公室环境卫生-卫生不合格的情况下及时让保洁人员清扫保洁员16组织员工活动行政主管活动主题确定-活动策划-获得批准-活动组织部门内部人员及全体员工17协助会议组织及会议记录行政主管会议前期准备-开会前通知参会人员-会议中做好会议记录-会后总结会议内容及目的参会人员18网站的维护行政主管19协助相关行政制度的制定、调整及监督执行行政主管随时监督全体员工20电话、网络的开通、报停及缴费行政主管电话、网络开通或报亭需求-资料准备-制定地点办理相关部门、财务部21过节购物卡或礼品的购买行政主管节日前一周内做好计划并提交-审批同意后-购买礼品或购物卡部门相关人员22起草通知、公告等文书行政主管通知、公告内容确定-起草-审批-发布全体员工23制定招聘制度及流程并具体组织实施人事主管用人部门提交用人申请-总经理审批-人事主管发布招聘信息-简历筛选-用人部门查看简历确定面试人员名单-人事主管安排面试时间用人部门负责人24拟定培训计划并实施、评估人事主管根据公司需求-拟定培训计划-计划通过-组织实施参加培训人员25协助制定绩效管理办法并组织实施人事主管实施过程中的问题及时跟进全体员工26员工人事档案的建立、健全人事主管员工入职前行政部发出入职通知及相关入职材料-员工携带相关证件办理入职手续全体员工27办理员工入职、转正、离职、任命、调动、起薪、停薪等相关手续人事主管当事人填写相关表格-人事主管-人事主管按照人事管理规定按照流程办理相关手续当事人28社保增减员的确定人事主管每月10日提交社保增减名单-财务部-财务人员在地税网站上操作财务部29劳动合同签订及解除人事主管员工入职一个月内-准备合同-签订合同-盖章-员工签收签订或解除劳动合同当事人30组织年终先进个人及单位的评选人事主管评选办法制定-审核通过评选办法-组织实施全体员工31处罚通知单及通报批评、警告的具体执行人事主管行政部发布处罚、批评、警告通知单-部门经理-处罚者本人部门负责人、违反规定当事人32劳动安全保护的宣传教育人事主管劳动安全保护方案的制定-审批同意-组织员工学习全体员工、相关人员33工伤的处理人事主管现场施工人员：工程部提供购买意外险名单-行政部在规定的时间内为其购买意外险部门负责人、当事人、34劳动纠纷的处理人事主管部门负责人35请假、加班、调休申请单的确认人事主管申请人提交申请表-部门负责人批准-行政部-总经理（请假2天以上者，包含2天）部门负责人、当事人36审核考勤统计表人事主管前台文员统计-制作考勤表-人事主管审核前台文员37了解员工心态及想法人事主管随时沟通全体员工38考勤异常登记前台文员核对检查打卡记录-发现异常-发出考勤异常通知单-确认-收回单据当事人及当事人部门负责人39考勤统计前台文员每月1日统计考勤-制作考勤表-提交人事主管40电话接听前台文员41资料复印前台文员先登记再复印需复印资料人42资料打印前台文员将电子版或纸质版文件递交前台文员-输入及排版-打印-登记-将打印好的资料交回需打印人员需打印资料人43资料扫描前台文员送交文件-扫描-交还文件需扫描资料人44设备维护前台文员确认问题或故障-填写设备检修单-审核-选择确定维修商-送修-检查修理结果-登记台账行政主管、司机45办公用品计划前台文员根据库存及使用情况制订申购计划表-审核-采购实施行政主管、各部门负责人46办公用品发放前台文员提出申请-核实上次领用时间及数量-发放用品（以旧换新）-领用签名领用人47来访客人接待前台文员迎接-登记-通知接访人-引领安排入座-倒茶水--送客48名片印制前台文员填写申请单-审核-交单-核对内容及版式-选择确定合作单位-印制申请人、申请人部门负责人49会议室使用预约登记前台文员明确时间-预约-登记使用人50传真、邮件、快递的收发前台文员收发邮件-核对姓名地址-签收、邮寄邮寄邮寄、签收人51通讯录的制作及更新前台文员员工发生变动-更改通讯录-发布当事人52门禁卡的授权前台文员提供入职登记表及门禁卡-授权办理门禁当事人53胸卡制作前台文员制作胸卡者提交照片-前台文员制作工卡-资料员盖章-完成胸卡制作者、资料员54车辆费用台账登记前台文员司机填单-前台录入及核对-交行政主管审核司机55前台及会议室花木的养护前台文员56盖章资料员需要盖章资料交给资料员-资料员盖章-资料盖章后登记用章人或部门57资料档案管理资料员资料借阅流程：借阅登记-资料员处领取资料-用完及时归还-登记归还日期资料使用人58车辆保险购买资料员咨询保险费用-行政部审批-购买资料员59图纸晒印资料员需要图纸晒人部门或人员申请-审批-负责晒印工程部、总工室60固定资产登记资料员固定资产变动（购买或报废）-更新固定资产清单固定资产使用人、部门61内部文件发送资料员随时全体员工62公司证照复印件领用登记资料员登记用途-资料员领取复印件领用人63人员接送汽车驾驶员公司派出-指定地点接送-用车后返回公司停放车辆接送人64物料运输汽车驾驶员派送部门申请用车-前台文员登记-行政主管审批同意-派车物料派送部门65车辆年审汽车驾驶员资料准备-自定地点办理资料员66车辆保养汽车驾驶员67车辆清洁汽车驾驶员每天68出车记录登记汽车驾驶员保安、用车人、前台文员涉及表格完成时间工作标准具体事务实施过程中需要用到的表格具体事务的时间节点充分调动部门员工积极性，充分发挥部门职能具体活动安排的时间细致周到得体有序视各项事务的复杂情况而定及时、得体规避法律风险，争取最大权益要适合公司现状及发展规划高效精干，适合公司现状及发展规划。规范、严密，执行性强，适合公司的现状，能调动员工积极性，随时关注员工动向、了解员工想法与诉求并给予帮助和解决劳资关系融洽每周一公司例会应公司或公司领导要求有计划有目的有序组织召开会议，会议要简短，少说套话空话，要形成决议。根据地方行政机关发布的表格为准所有证照必须在地方行政机关规定的时间范围内办理年审及换证，不得延误及时办公物品库存表办公用品购买计划批准后一周内及时，节约行政人事部各岗位工作事项一览表总经理审批同意后一周内规范，符合相关要求用车申请单申请单提交后20分钟内合理高效固定资产台账固定资产发生变更后一个工作日内要对固定资产清单更新每个季度盘点一次固定资产，做到账实相符，对于不能继续使用的固定资产要及时报废当办公设备出现故障时要在5个工作日内解决问题。保持办公环境舒适整洁，办公设备正常运作。活动的策划以及获得批准的时间要在确定活动日期前5个工作日完成每月员工生日组织、定期举办的活动，做到费用预算清晰明确会议开始前一个工作日做好前期准备工作对会议内容及形成的决议要扼要记录形成会议纪要。网站域名到期前一周内做好域名续签工作保持公司网络及电话的畅通，出现问题及时解决对不按照工作制度执行的人员及时纠正错误制度严密，执行性强，适合公司的现状；贯彻执行要严，要经常性检查监督。开通、报亭及时不能延误电话及网络费用严格把控，减少不必要的支出节日前2-3个工作日完成按照每年的标准购买礼品或购物卡，不能超出预算标准各类通知、公告、文书按照相对应的公文书写格式起草各类通知、公告要在执行前3个工作日发布各类通知、通告内容简单、明确、事件描述清晰。文书按照正规的文本格式起草用人申请表2-4周内完成每周五下午17点前汇总一周招聘情况及相关信息交行政人事经理审核员工培训履历表按照具体培训实施计划有序进行入职培训需在员工入职当天进行考核评分表定期严密，执行性强，适合公司的现状，能调动积极性，能实现奖勤罚懒的目的员工入职登记表、员工培训履历表、员工背景调查表、薪资审核单员工入职后一个工作日员工人事档案完整入职、离职、转正、晋升、调薪等相关表格信息变动后一个工作日员工入职当天办理入职手续，转正前一周办理转正手续，离职前一天办理离职交接手续网上申报电子表每月10日及时为转正员工购买社保、离职人员及时办理社保转移。劳动合同签收表员工入职、离职、解除一个月内员工入职一个月内签订劳动合同、续签及解除劳动合同需提前一个月发出书面通知到当事人先进个人事迹介绍表评选活动3个工作日前完成前期准备工作每年1月组织上年年终先进个人评选活动奖惩表处罚方案确定后一个工作日对于处罚、通报批评、警告的员工及时发出通知单并执行具体奖惩措施按照方案实施计划有序进行组织员工定期开展劳动安全保护教育行政机关发布的相关工伤认定的表格按照地方行政机关要求办理的时间范围内完成一旦发生工伤事件，及时报保险部门做工伤鉴定，工伤员工的情绪安抚工作及后续事宜处理严格按照国家相关法律法规执行，避免劳动纠纷的产生请假、加班、调休申请单提交后1个工作日（由总经理审批的除外，要视总经理的时间而定）审核员工提交的请假、加班、调休表并确认考勤异常通知单、请假、加班、调休表等每月4日前及时准确全面随时及时客观考勤异常通知单每天上午10点前公正客观，无错漏考勤异常通知单、请假、加班、调休表等每月3日前及时准确随时热情礼貌，音量适中，电话铃响三声内接：“您好，华益集团，有什么可以帮到您吗？”资料复印、打印登记表30张以内5分钟内完成；大量的视具体情况而定。快速准确；多页的须按源文件顺序装订好；不能破坏或弄乱源文件资料复印、打印登记表排版不复杂页数在30张内的10分钟内完成快速准确；排版合理美观扫描登记表10张以内的20分钟内完成快速清晰，文件命名合理清楚设备检修单；设备维护登记表2个工作日内快速及时，节约费用办公用品申购计划表每月5日前合理准确，不铺张浪费办公用品发放登记表5分钟内仔细核对；快速发放；不得代签名来访客人登记表随时热情、大方、礼貌，对无预约访客合理处理待人有礼，使用文明用语，例如“您好”“这边请”“请慢走”等名片印制申请单3个工作日内准确无误，美观大方会议室使用预约登记表准确记录，合理安排随时及时准确华益集团通讯录发生人员变动的1个工作日内及时准确,入职与离职员工在员工入职当天及离职当天更新通讯录并发布到公司qq群入职当天入职员工当天开通授权，员工离职后一个工作日内解除门禁授权三个工作日新员工入职三个工作日内完成工卡制作用车情况登记表、车辆行驶情况表交单当天司机填单报销时录入及核对，做到每辆车的台账与实际发生的费用相符，公里数或油耗异常情况应及时向行政主管汇报随时根据花木特性养护，及时修剪黄叶用章登记表每天盖章一次（盖章时间视公司领导时间而定）每天盖章一次，资料集中一起统一盖章，不能盖错单位或位置，不能漏盖，多页装订的文件应盖骑缝章。资料