工程档案管理办法

湖北能源光谷热力有限公司建设工程档案管理办法湖北能源光谷热力有限公司建设项目档案管理办法第一章总则第一条为加强光谷热力公司建设项目档案管理工作，确保热力公司建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《湖北能源光谷热力有限公司档案工作管理办法(试行)》特制定本办法。第二条建设项目(以下简称项目)采用规范性引用文件《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的规定，《建筑基地基础技术规范》(GB/T50328-2001)的规定。第三条项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产试运行到竣工验收全过程形成的，具有保存价值的，文字、图表、声像等形式的全部文件。第四条项目档案是公司档案的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收，第二章档案管理要求和权限第五条列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提前请城建管理机构对工程档案进行预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。第六条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程验收。建设行政主管部门在办理竣工备案时，应当查验工程档案认可文件。第七条建设工程竣工后，城建档案馆在有关部门组织竣工验收时，负责审核建设工程竣工档案，对不符合要求者限期修改完善。第三章工作职责第八条建设单位职责(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收合格之日起3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程资料。各单位对其工程竣工资料负责，建设单位见档案馆回执认可。(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。第九条监理单位职责(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。(4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB／T503—2008)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。第十条施工单位职责(1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门(专人)负责收集和整理。(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。第十一条设计、勘察单位职责(1)应按合同和规范要求提供勘察、设计文件。(2)对需设计单位签认的工程施工文件签署意见。(3)参加建设工程的基础、结构等工程验收，并出具工程质量检查报告。第四章竣工项目验收标准第十二条竣工资料按照热力公司建设竣工资料内容（见附表）进行收集、整理、组卷，组卷厚度不得超过3cm。正式竣工验收前，施工单位必须移交工程资料，工程资料移交完毕才能办理工程竣工验收。第十三条建设项目档案验收申报条件（一）建设工程全部完工。（二）各专项验收获得通过。（三）工程档案材料收集齐全，内容完整、准确，并经建设、监理、施工单位自审合格。（四）工程档案齐全、系统、完整，能反映建设的全过程和结果；建设工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；建设工程档案已整理立卷，立卷符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的规定；第十五条建设工程项目文件材料齐全、准确，竣工图符合国家规定，签证手续完备，案卷整理符合国家质量要求，达到档案验收标准的项目予以通过验收；第十六条建设工程项目文件材料基本齐全、准确，竣工图编制、分类整理和案卷基本符合国家规定要求，但尚存在一些问题的项目，在指出存在的问题后，建设、施工单位已落实并在限期内整改完善的也应予以通过验收；第十七条对建设工程项目尚有一些主要文件材料收集不齐，签证手续不完备，不按规定编制竣工图的或案卷质量差的，要通过整改，进行复查补验至合格后，方可通过验收；建设工程档案不完整、不准确，没有编制竣工图的不能通过验收。第十八条竣工资料要求（一）完成工程设计和合同约定的各项内容；（二）有完整的技术档案和施工管理资料；（三）有工程使用的主要建材、构配件和设备的进场试验报告；（四）有设计、施工、监理等单位签署的质量合格文件；（五）有施工单位签署的工程保修书；（六）有重要分部（子分部）中间验收证书；（七）建设单位已按合同支付工程款；（八）初验时设计、建设、监理单位提出的责令整改内容已全部整改完毕；（九）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。第五章竣工资料的编制标准第十九条竣工资料的整理与质量要求：（一）如竣工资料需要移交档案馆，竣工资料一般六～八份（档案馆、质监站、建设单位、监理单位、施工单位）各1份。如竣工资料由热力公司组织验收，竣工资料一般四～五份（质监站、建设单位、监理单位、施工单位）。交给建设单位的资料为一式两份，原件一份、复印件一份，必须保证竣工资料的原始性和真实性。（二）竣工资料必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护和改扩建需要；完整是指各种文件原件齐全，签字手续完备，准确是指技术数据必须准确，保持各个部分之间的有机联系，系统是指分类科学、组卷合理。（三）竣工资料中所用计量单位、符号、文字以及打印、书写符合国家档案管理有关规定。（四）竣工资料中纸质材料必须宜于长期保存，做到字迹清楚，图面整洁，不褪色，工程名称应一致。（五）手工签署姓名、日期、鉴定验收意见时，字体必须工整，不得潦草。第二十条竣工资料外封面右上角要加盖文件“正本”和“副本”红色印章（见下图）。外封面采用统一规格的档案专用无酸牛皮纸，重量至少170克以上。正本、副本章图样（30mm×15mm）正本副本第二十一条竣工资料均应采用国标A4纸张(297×210毫米)，其纸张质量至少达到70g/m2。第二十二条图纸的折叠应符合GB/10609.3—1989《技术用图——复制图折叠办法》，即折叠成“手风琴”式4号图纸规格(297×210毫米)，图面在里,标题栏露在外右下角。竣工图不装订，折叠成A4纸型，用卷夹固定后装盒。第二十三条竣工资料装订前应拆除金属物，修补或裱糊破损文件。凡装订的案卷应按外封面——内封面——卷内目录——文字资料页——图页——卷内备考表的顺序排列。装订时一律采用无线胶印，卷的左侧与右侧不一样厚时，左侧需夹硬纸条。装订好的卷（册）应做到牢固、整齐、美观，卷内文件无错页、倒页、压字，便于保管与利用。第二十四条竣工资料手写部分必须用黑色不易褪色笔书写。第二十五条竣工资料中的页面材料，严禁出现复写或传真纸页面。凡为易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等），应附一份复印件（复印件不再单独占一页码）。第二十六条所有在施工过程中形成的时限性资料(须施工现场填写的)均必须手工填写。手工签署姓名、日期、鉴定或验收意见时，字体必须工整，不得潦草。其他非时限性资料(不须施工现场填写的)必须打印。所有文件资料有电子文档的，须提供电子文档，以只读光盘形式提交。第二十七条竣工资料的编制组卷格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T1182-2000)、《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328-2001)、《建筑基地基础技术规范》(GB／T503328-2001)的有关规定。第六章竣工图编制要求第二十八条竣工图是工程建设最终情况的真实反映，是项目工程建成后投产运行、维护、保养必不可少的凭证和依据，是竣工档案的重要组成部分，记录了地下、地上建(构)筑物、设备、工艺管线、仪表、通讯设备等建筑、安装工程实际情况，必须齐全、准确，做到竣工图与设计变更资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。竣工图应包括所有的施工图，其中属于国家和行业的标准图、通用图，可在目录中注明，不作为竣工图编制。第二十九条竣工图的编制原则：（一）编制竣工图时对施工图的变异1.凡隐蔽工程、重要设备、管道、等，施工与原施工图的差异超过规范许可限度的，必须一律改在竣工图上。2为减少竣工图的工作量，凡在地面上易于辨认的非原则性的变异，一律不在原施工图上修改（二）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。（三）由于设计及施工原因造成的重大修改以及图面修改超过30％以上时，必须重新绘制出图；重新绘制的竣工图必须经施工、设计、监理等单位与工程实际核准、确认后，方可组卷。（四）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料等变更、施工及质检记录相符合。（五）若设计变更或施工变更通知单涉及多图，并且图纸不在同一卷（册），应将变更单复印件附在有关卷（册）中，或在卷内备考表中说明。第三十条竣工图编制分工（一）施工单位全面负责竣工图的编制立卷工作，监理、项目部负责审核竣工图，工程技术部负责最终审定并进行档案专项验收。（二）竣工图编制过程中，监理应督促和协助各施工、设计单位其竣工图的编制情况，发现不准确或短缺要及时修改和补齐。第三十一条竣工图专用章的使用竣工图专用章模板如下：竣工图专用章竣工图专用章内容、尺寸（50mm×80mm）（三）竣工图专用章中的内容应手签，填写整齐、清楚，不得代签。竣工图专用章应使用不褪色红色印油。第三十二条竣工图的电子文件施工图未进行修改直接生成的竣工图以及重新绘制的竣工图，在提交纸质版竣工图的同时，必须提交与纸质版卷、册、分册内容完全一致的电子版DVD光盘，提交二套，格式为CAD。纸质版竣工图一律为蓝图，不能复印。纸质版与电子版竣工图中每一份图纸的签署者、日期应相一致。每一案卷的电子文件与相应的纸质文件的案卷题名保持一致。第七章附则附件1、竣工档案案卷系列表样2、湖北能源光谷热力公司项目竣工资料内容和组卷说明3、竣工资料申请表4、竣工资料验收单5、湖北能源光谷热力公司蒸汽管网竣工验收表格汇总附件1：竣工档案案卷外封面、内封面卷内目录、卷内备考表标准表样(案卷外封面)××××××工程单项工程名称+单位工程名称（案卷题名）建设单位设计单