行政工作中各个风险点及把控措施

项目风险点讲解不当易造成信息错误，隐私泄露监控维修上报不及时易影响参观来访与场区负责人对接不及时易影响到监控画面质量水电方面检查不到位易存在安全隐患电器方面检查不到位易影响接待使用月初抄写各车辆里程慢费用总表签字慢油卡、ETC充值滞后外借车辆信息混乱审车、保险急促公文撰写风险一二三公文写作中风险点高管司机管理风险行政中心风险控制点及应对措施厂区接待管理风险点日常文字撰写风险三四公文写作中风险点后勤管理办公区/宿舍防盗办公区/宿舍水、电管理四后勤管理公文初审、对接发布管理办公区/宿舍消防安全企业邮箱管理企业邮箱安全管理水票管理水票采购、发放、结算管理公文管理总部操作间设备过多线路复杂存在火灾风险设备使用时间过长，部分设备老化分子公司视频会议终端设备缺乏管理，部分使用笔记本开会，场区视频会议终端长期闲置集团合帐可能存在其他非公司费用打印机耗材价格，消耗纸张数量落实视频会议室门窗，空调，饮水机等设备损坏猪公馆断路器损坏会议室接待用水视频会议室申请以及会议安排工作视频会议室仓库接待物品五六电话费打印机耗材报销风险控制点猪公馆及视频会议室日常管理风险点视频会议系统风险控制点1、穿着太随意，影响到公司形象2、说话及行为太随意，没有按照标准礼仪接待客人，引领时没有及时提醒台阶导致领导摔倒3、不询问事由将客人直接带入高管区4、没有提前预约要见公司高管1、来宾未登记2、来宾登记信息不全1、票据管理不得当，造成丢失2、不了解票据进度，造成混乱1、票据存在问题门禁管理风险控制点1、有许多人知道高管区密码2、在之前就有一部分普通员工已经有高管区指纹导致经常有外来人员进入3、指纹号码整理无时效性，不全面4、停电等特殊情况应对接收信件风险控制点1、快递员没通知到位，收件人没及时领取2、收件人不详的信件，如“*主任”3、有直接放置的个人快递4、对公信件记录不规范，导致信件丢失1、接听电话不清楚、不及时2、接听电话不规范3、用前台电话处理私人事务导致领导打不进来电话电话接听风险控制点七公司访客接待风险点票据管理风险点1、有外来电话直接询问高管电话，导致外来人员知道高管区电话，给领导带来不便2、遇到不能处理的问题发放报刊及杂志风险控制点1、送报不及时，领导不能及时看到相关信息2、报刊未登记或登记不完善1、会务冲突2、使用二号会议室未提前告知前台1、会议结束后未及时打扫，下场会议无法按时召开2、未及时关闭电源3、会场设备外借或损坏安全排查风险控制点1、空调及灯未关闭导致电源流失2、插销短路漏电导致火灾3、门未关闭导致东西丢失，后门没关闭导致外来人员进入4、消防器材不能使用，引起火灾时不能及时灭火打扫卫生风险控制点1、平日不易清扫的角落铺满灰尘2、地毯上落有杂物3、缺少日常使用工具（苍蝇拍、空气清新剂、）电话接听风险控制点会议室会务安排风险控制点七接待流程风险控制点接待的仪容、礼貌用语及接待的流程整体运营调度1，临时通知来客人，吃饭时间紧张2，临时增加客人，预先安排的房间不合适与厨房的沟通1，与厨房的有效沟通2，安排的菜品档次是否符合领导接待的客人3，安排的菜品是否符合领导的口味歌房KTV的管理1,歌房的开窗通风工作2，歌房的保洁工作3，歌房设备的运行卫生保洁物品的摆放，餐具的统计，桌布、椅子套的卫生，地毯的清洗八菜品的统计及时更换反馈不好的菜品，与厨师沟通推出新的菜品，介绍给客人菜单的记录与价格核算接待繁忙菜单的漏记，定期调研市场的菜价，合理制定菜单价格安全排查1、空调及灯未关闭导致电源流失2、插销短路漏电导致火灾3、门未关闭导致东西丢失，后门没关闭导致外来人员进入4、消防器材不能使用，引起火灾时不能及时灭火招待所日常防水招待所日常防火招待所日常防盗招待所消防设施管理不能盲目接待汇报不及时，造成工作流程混乱不能向来宾随意乱说影响公司形象八招待所管理九集团接待工作十不及时了解用餐的来宾造成用餐秩序混乱用餐人数较多，容易秩序混乱餐厅维修工作不及时维修会存在安全隐患餐厅的采购环节购买菜品不符合要求会造成浪费资源派用车辆管理车辆里程管理下班期间车辆派用安排车控部日常管理风险点十一十接待用餐工作应对措施在讲解时严格按照公司网站及对外公布信息，如果是不了解的可以请客人查阅公司网站或咨询相关部门负责人，不随便对其进行解答。每天对监控设施进行检查，发现问题及时报修。每次接到参观通知时第一时间与场区负责人联系，对于监控画面模糊，猪舍卫生差的及时告知其进行擦拭、清理。与后勤维修人员配合好，经常对水电进行排查，发现问题及时上报维修。经常对电器，例如空调、笔记本、投影仪、功放机、ＬＥＤ等进行检查，看是否能够正常使用，尤其是接到来访通知时，如不能，及时上报维修。每月1号及时电话通知司机需要抄写里程，让司机做好准备1、及时督促司机签字2、及时对接前台找领导签字及时有效同司机沟通遇到没有申请表的外借部门，联系借车部门人员补办手续，及时沟通司机把公里数传过来及时跟司机沟通，遇到需要申报或保险到期提前做好盖章、行车证复印等工作各个公文提前准备好模板，和检查点。在正式出稿前，再由别人检查一下（检查点包含，标题，开头，落款，日期及正文中错别字）行政中心风险控制点及应对措施日常通知、行程类文字，要提前攥写，同时注意检查点的检查，在最终确认信息后，再出稿。1.加强对办公区/宿舍门窗、门锁的维护、巡查。及时对出现问题的进行维修。2.办公区/宿舍后备钥匙管理，不随意向非本办公室/宿舍人员提供后备钥匙，如有需要，钥匙保管员需同实际使用人员核实后方可领取。3.协同安保部门做好巡逻，发现异常情况及时上报。夜间主要针对办公室/宿舍门窗未上锁情况进行巡查并通知相关办公室/宿舍使用人员。如无法及时通知，需上报相关部门领导或直属领导。谨防财物失窃。4.及时核查办公区/宿舍使用情况，做好使用登记、退宿登记、及时与人资部门同事核查人员变动信息，确保人员变动时收回所属办公室/宿舍钥匙。5.对外来临时使用办公区/宿舍人员进行登记。与接待部门确认来访人员身份后方可发放钥匙，并明确住宿时间。必要时可扣押来访人员证件。1.及时对办公区/宿舍水、电进行巡查、维护，及时协同物业部门对水、电进行检修，确保职工用水、用电安全。2.对办公区主线路进行排查维护，确保主电缆无破损、无脱皮、无松动、垂落现象。及时与物业对接了解变电盒、配置器使用情况，并给与检修。3.办公区/宿舍公共设施用水，用电{公共洗手间、烧水茶炉、公共洗衣机）对设备定期进行维护。上下水管道，电源插头，供电系统例行监测，防止出现因漏水、漏电产生事故的现象发生。4.办公区/宿舍应急灯维护，防止因为突然断电导致应急灯无法正常工作的现象。5.办公区/宿舍消防措施的维护，为确保突发情况下安全设施能正常运转。确保员工安全1.检查办公区/宿舍消防通道是否畅通，有无杂物堆放或影响消防安全通行的情况存在。并知会当事人限期清理。2.安全灭火器的放置，根据安全部门要求在办公区/宿舍放置灭火器，应对突发情况发生。协同安全生产办公室及时对灭火器及消防栓进行检查。确保设备正常运作。1.妥善保管企业邮箱密码，邮箱资料。时常修改密码及邮箱资料，提高安全性2.企业邮箱查看，无效文件销毁处理，有效文件及时转达相关部门并回执1.月初对上月水票水票发放进行汇总，了解水票供需清况，制定本月水票采购计划。2.水票发放应根据集团OA提出申请进行发放，10天对所发放水票进行汇总，确保水票发放核对无误。对以报备部门进行登记汇总。3.每月核对税票采购费用，结算金额、剩余款项、用水明细核对清楚。4.餐厅用水、视频会议用水、前台用水有专人负责提报。并于与发放。1.接到各部门发文后，根据格式要求进行初审并给与回执。2.积极与发文部门对接，信息传递准确，发文流程合规，签批手续齐全才可发文3.着重审阅文件格式、字体格式、标点符号运用、上下抄送一致、日期与最终领导签批日期一致。4.签批程序合规，签批文件及原件送至我处方可发文5.发文后与发文部门对接，确保发文准确无误，并知会其到溯源部同事处签字确认1.定时更换灭火器；2.做好断电工作，每次锁门前要把总闸关闭；3.做好防鼠灭鼠工作，防止老鼠撕咬线路。1.每周检查测试会议室设备；2.做好设备日常维护。1.确认场区及分子公司设备负责人；2.不定期到场区及分子公司抽查视频设备；3.督促部门使用笔记本分子公司尽快更换设备；4.损坏的设备及时报销。1.报销必须经信息中心经理，中心副总签字；2.对报销内容进行核实，对打印机耗材价格，消耗纸张数量进行落实。视频会议室设备、设施日常维护以及更换工作认真负责，下班前视频会议室检查一次，发现问题及时处理。定期检查，对于损坏的断路器及时联系毛师傅更换，确保用电安全。定期更换饮水机上饮用水，在没有会议室及时关闭，防止干烧。每日登陆集团OA查看视频会议室申请并对接申请部门安排接待项目，对于会议室的使用我做出了详细记录，不漏记，不重记。对视频会议室仓库定期盘点，对需要补充的物品及时申请领取，并保持会议室仓库整洁。1、工作期间着工装，保持仪容仪表整洁得体，头发受约束。2、看到来宾停下手上工作，按照标准起身迎接，致欢迎词。引领时及时提醒台阶，以防领导绊脚。3、对来宾善于观察，区分对待，灵活应变。4、先将客人带到接待室休息，再向秘书打电话询问领导有没有空或者能不能见，能见就将客人带入贵宾室，不能见就委婉拒绝，下次再约1、向秘书打电话核实信息，如果同意，再将客人带入高管办公区，如果不同意或者不认识，委婉拒绝。2、及时提醒客人将信息全部登记1、票据做好登记，立即放入专门文件夹，不随手乱放。2、跟进票据进度，确保了解票据在谁手中。1、问题票据，弄清问题所在，及时通知报送人修改。（票据返工怎样体现在登记簿上）1、修改密码（不会修改）2、向领导申请删除一部分普通员工指纹3、定期整理指纹号码登记记录，标记时间点。4、停电时也要在前台值班，以防外来人员（媒体、小偷）进入1、首先了解快递员是否通知过收件人，若无通知协调快递员通知，过一天若无人领，前台打电话确认。2、收件人不详的信件，联系相应部门领取。3、统一说明前台不签收个人快递，请快递员直接联系收件人。4、对公信件，统一登记记录，领取时签字。1、熟记公司职委及秘书组电话，公司常用电话2、两声接起电话，热情礼貌，使用规范用语。结束时等待对方先挂电话。3、禁止用前台电话打私人电话1、对高管电话严谨处理，禁止随意透露2、自己不清楚的询问电话，转接相关部门。无关联业务，婉言拒绝。1、通知邮政及时送报，确保报纸的实效性2、报刊及时登记，确保无遗漏报纸1、局部服从整体原则，公司会议优于部门会议，部门会议依重要程度，统筹安排。2、随时关注二号会议室动态，在空闲时间可以去查看一下电灯、设备及卫生，是否正在使用。1、一场会议结束后立即清扫会议室，桌椅摆放整齐，保持环境干净卫生。确认关闭设备，关闭电源后退出关门。2、联系运营部，定期进行设备检查和维护。3、会议室设备严禁外借。1、下班前关闭所有电源，拔出插销以防漏电2、检查管辖范围内的所有门窗，定时检查消防器材，防范安全隐患1、每天打扫各个角落卫生及地毯卫生2、定期检查接待室的日常用品及时添补1，工作期间着工装，保持仪容仪表整洁得体，头发受约束；2，微笑服务，看到来宾主动上前欢迎，注意使用“您好”、“请”“欢迎光临”等礼貌用语；3，接待前将需要用的包间整理好，餐具、水杯等物品摆放到位，注意其物品的卫生情况4，接待时候察言观色，根据领导具体示意，迅速领悟其意思以及想要的东西，接待时候，每上一道菜为客人介绍菜名以及其特色；5，接待后打扫包间的卫生，注意清洗水杯、酒杯等物品时的轻稳动作，防止玻璃物品划伤自己，也防止物品的破碎。1，临时通知来客人吃饭，吃饭时间紧张，及时与后厨沟通，有效的利用时间2，临时增加的客人，赶紧为客人增加座位，摆放餐具，及时通知厨房加菜，还要确保其菜品质量1，用恰当的语气、措辞与厨房的厨师有效的沟通，避免因为语气、措辞造成双方带情绪工作；2，及时了解领导接到的客人，安排合适的菜品；3，提前调查执委会各领导的用餐习惯及用餐口味。1,定期将歌房进行开窗通风换气工作；2，定期通知保洁打